Behalten Sie Ihre Aufgaben im Blick: Wiedervorlagen in ANTRAGO


Behalten Sie Ihre Aufgaben im Blick: Wiedervorlagen in ANTRAGO

Durch Wiedervorlagen unterstützt Sie ANTRAGO bei der Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben. Vor allem im Bereich der Veranstaltungsplanung stellt diese Funktionalität für viele unserer Anwender/innen einen Mehrwert im Vergleich zu anderen Software-Lösungen dar. Doch wie setzt man dieses Instrument effektiv ein und was ist der Unterschied zwischen individuellen und standardisierten Wiedervorlagen?

Was sind individuelle Wiedervorlagen?

Diese Wiedervorlagen sind individuelle Erinnerungen für bestimmte Aufgaben und können von jedem Nutzer selbst angelegt und bearbeitet werden. Sie können die Wiedervorlagen sich selbst oder anderen Bearbeitern zuweisen. In ANTRAGO können individuelle Wiedervorlagen in den unterschiedlichsten Programmbereichen, entsprechend der Rechte eines Nutzers, z.B. für Kontakte, Einträge im Kundeninformationssystem, Veranstaltungen und Teilnehmer hinterlegt werden.

Alle Wiedervorlagen auf einen Blick


Bild: Alle Wiedervorlagen auf einen Blick: Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) wechseln Sie direkt zum jeweiligen Objekt.

Die Wiedervorlagen unterstützen Sie beim Erledigen der Aufgaben aus dem Tagesgeschäft.

Beispiele wären:

  • Ein Teilnehmer hat zugesagt, in spätestens fünf Tagen ein Zeugnis nachzureichen.
  • Das Veranstaltungshotel will Ihnen in den nächsten zwei Tagen einen Vorschlag für die Verpflegung während einer Tagung zusenden.
  • Die Dozentin soll innerhalb einer Woche Ihren geänderten Arbeitsvertrag zurücksenden.
Zum Beispiel im Bereich Veranstaltungen:

Rechtes Explorermenü: Veranstaltung – Wiedervorlagen

Im Fenster Wiedervorlagen kann unter anderem hinterlegt werden:
  • Kurzbezeichnung und Aufgabe
  • Zugewiesener Bearbeiter
  • Fälligkeitsdatum
  • Zugewiesene Dokumente

Wir empfehlen unseren Kunden, die persönlichen Wiedervorlagen direkt beim Start von ANTRAGO anzeigen zu lassen. Diese Einstellung kann vom Systemadministrator des Kunden in der ANTRAGO.ini hinterlegt werden. Alternativ kann der Menüpunkt „Wiedervorlagen“ im Startbildschirm und in der oberen Menüleiste angezeigt werden.

In den angezeigten Wiedervorlagen können Sie auf das Objekt, auf dem die Wiedervorlage hinterlegt ist, über das Kontextmenü (rechte Maustaste) wechseln.

Was sind standardisierte Wiedervorlagen?

Standardisierte Wiedervorlagen werden zentral im Veranstaltungsprofil hinterlegt und definieren Aufgaben, die im Rahmen der Planung und Durchführung einer Veranstaltung relevant sind. Der Vorteil: Sie müssen die anfallenden Aufgaben nur einmalig im Profil erfassen. Die Aufgaben werden anschließend beim Erzeugen der terminierten Veranstaltungen aus dem Profil mit übernommen. Die Fälligkeiten der Wiedervorlage werden hierbei automatisch berechnet - immer in Relation zu den hinterlegten Daten im Veranstaltungsprofil.

Beispiel:
Daten des Veranstaltungsprofils:
Beginn Datum des Profils: 01. Janaur 2017
Wiedervorlage für das Herrichten des Seminarraums: 31. Dezember 2016
Daten der aus dem Profil abgeleiteten Veranstaltung:
Veranstaltungstermin: 12. Juni 2017
vom System generierte Wiedervorlage für das Herrichten des Seminarraums: 11. Juni 2017

Ergeben sich grundsätzliche Änderungen in Ihrer Ablaufplanung, hinterlegen Sie dies einmalig im Veranstaltungsprofil. Mit wenigen Klicks sind diese Änderungen (auch nachträglich) in den dazugehörigen Wiedervorlagen der Veranstaltungen hinterlegt.

standardisierte Wiedervorlagen in ANTRAGO

Bild: Richten Sie Ihre Wiedervorlagen auf Profilebene ein und sparen Sie viel Zeit bei der Anlage von Aufgaben.

Die Einrichtung und Zuweisung der standardisierten Wiedervorlage geschieht analog zur individuellen Wiedervorlage - nur mit dem Unterschied, dass die Wiedervorlage in einem Veranstaltungsprofil hinterlegt werden muss.

Weitere Informationen zu den Wiedervorlagen finden Sie im Handbuch ANTRAGO Basic. Gern helfen Ihnen auch unsere Mitarbeiter aus dem Kundenservice weiter.

Telefon: 039 459 / 704 26
E-Mail: support@antrago.de

Passende Schulungen finden Sie in unserem Schulungsprogramm. "ANTRAGO als CRM-Tool" am 19.09. thematisiert u.a. die Wiedervorlagen in ANTRAGO.

Tipp: Im nächsten Newsletter erfahren Sie mehr über die Arbeit mit Veranstaltungsprofilen. So sind Sie bestens für die Jahresplanung 2018 gerüstet.