Bayerische Verwaltungsschule:
„Keine andere Bildungsmanagement-Software bietet den Funktionsumfang von ANTRAGO.“
Erfahrungen mit ANTRAGO
Kernaufgabe der Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) ist es, den Beschäftigten des öffentlichen Dienstes eine bestmögliche Qualifizierung in der Aus- und Fortbildung zu ermöglichen. Bildungszentren befinden sich in München, Holzhausen am Ammersee, Lauingen (Donau), Neustadt an der Aisch und Nürnberg. Die Verwaltungsschule wurde 1920 gegründet. Ihre Träger sind der Freistaat Bayern, die bayerischen Gemeinden, Städte, Landkreise und Bezirke.
Im folgenden Referenzbericht berichtet Frau von Klenze, Leiterin des zentralen Fachbereichs IT an der BVS, über die Erfahrungen mit der Bildungsmanagement-Software ANTRAGO.
Ausgangslage
Vor der Einführung von ANTRAGO verwalteten wir unsere Bildungseinrichtung mit einer Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision). Diese Software ist im Standard eine ERP Software und wurde durch ein IT-Unternehmen zur Bildungsmanagement-Software erweitert.
Um die Vielzahl unserer Sachverhalte und Prozesse abbilden zu können, gab es sehr viele individuelle Programmierungen durch den Software-Anbieter. Dies führte allerdings zu einer hohen Fehlerrate.
Auch die Usability war nicht befriedigend und die Updatefähigkeit sowie Wartbarkeit waren dadurch nicht mehr gewährleistet. Nur mit hohem finanziellen Aufwand hätten wir eine Wartung unserer Software durchführen können.
Demzufolge standen wir irgendwann vor der Entscheidung: Entweder für das Update von Navision erneut alles neu programmieren lassen oder eine andere Software anschaffen?
Produktauswahl
Bei der Recherche nach alternativen Software-Lösungen legten wir besonderen Wert auf folgende Anforderungen:
- Abbildung von Aus- und Fortbildungen inkl. Prüfungen
- Hinterlegen von unterschiedlichen Strukturen und modularen Qualifizierungen in der Ausbildung
- Abbildung unserer speziellen und komplexen Prozesse im Bildungsmanagement
- Verwaltung von internen und externen Veranstaltungen
- Betrieb aller Bildungszentren inkl. Hotelverwaltung
- Abbilden von automatisierten Workflows in der Software
Aufgrund unserer Erfahrungen wollten wir keinesfalls eine erneute Individualprogrammierung: Die neue Software sollte updatefähig sein. ANTRAGO bot den gewünschten Funktionsumfang und das sogar in Form einer Standard-Software. Mit großen Erwartungen entschieden wir uns schließlich für die Ablösung von Navision und für die Einführung von ANTRAGO.
Aktueller Projektstand
Nach 2,5 Jahren haben wir alle Fachbereiche und sämtliche Tätigkeiten in unserer neuen Software ANTRAGO produktiv genommen. Das klingt auf den ersten Blick lang, allerdings muss man bedenken, dass das Projekt mit über 100 Concurrent-User-Lizenzen und dem standortübergreifenden Bildungsmanagement sehr umfangreich ist. Derzeit bilden wir u.a. folgende Sachverhalte in ANTRAGO ab:
- Teilnehmendenverwaltung
- Stundenplanung und Seminarplanung
- Schnittstelle zur Website (API) mit Übergabe der Veranstaltungsdaten und Übernahme der Anmeldungen
- Verwaltung modularer Qualifizierungen
- Prüfungsverwaltung, Prüfungsplanung
- Einscannen von Noten
- Dozierendenverwaltung und –abrechnung mit Unterscheidung haupt- und nebenamtlichen Dozierenden
- Deputatsverwaltung der Dozierenden
- Hotelmanagement inkl. Verpflegung
- Verwalten von ext. Veranstaltungen
- Reporting
- Schnittstelle zu Archivierungssystemen und Printmaschine (per xml)
- Gebührenabrechnungen über ein Anordnungsverfahren
- Finanzschnittstelle zu NAV2015
- Synchronisierung der Adressdaten zwischen ANTRAGO und NAV2015
- Automatisierte Jahresplanung für die Fortbildung
- Schnittstelle zum E-Learning System Moodle
- Umfassende Auswertungen über variable Listen
Diese umfassende Funktionstiefe hatten wir im Altsystem nach 5 Jahren noch nicht erreicht.
Das Projekt ist nun abgeschlossen, alle gewünschten Prozesse sind in ANTRAGO abgebildet. Aktuell befinden wir uns in der Optimierungsphase, d.h. Detailprozesse werden zusammen mit unserem persönlichen Projektmanager der RR Software GmbH verbessert. Zukünftig möchten wir unser ANTRAGO mit zusätzlichen Funktionen und Modulen erweitern, z.B. mit Web-Portalen für Teilnehmende, Dozierende und externe Unternehmen.
Vorteile von ANTRAGO
Keine andere Bildungsmanagement-Software bietet den Funktionsumfang von ANTRAGO – und das zu den Vorteilen einer Standard-Software. Früher waren Individualprogrammierungen nötig, um unsere speziellen Wünsche und Arbeitsprozesse abzubilden. Heute können wir dies durch eigenständige Konfiguration des Systems lösen – ganz ohne Programmierung.
Das vereinfacht die Wartung des Systems um ein Vielfaches. Eine Standard-Software wie ANTRAGO hat gegenüber einer individuellen Programmierung den Vorteil, dass Sie von einer Vielzahl von Kunden eingesetzt wird – und das seit über 20 Jahren. Somit ist die Fehlerquote aufgrund der vielen Anwenderinnen und Anwender auch viel geringer. Im Vergleich zum Altsystem haben wir beispielsweise nun passgenauere Planungsprozesse für die unterschiedlichen Bildungsangebote und generell eine viel höhere Usability.
Eine der Lieblingsfunktionen der Bayerischen Verwaltungsschule in ANTRAGO stellte IT-Leiter Herr Holan bei der Digitalen ANTRAGO Konferenz 2021 vor – Die variablen Listen:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von Vimeo.
Mehr erfahren
Vorteile der RR Software GmbH
Schon in den ersten Sondierungsgesprächen wurde klar: Für die RR Software GmbH ist Bildung das Kerngeschäft. Mit ANTRAGO profitieren wir auch erstmals von Funktionserweiterungen anderer Kunden, umgekehrt erhalten andere ANTRAGO-Kunden mit dem nächsten Update auch Erweiterungen, die wir uns gewünscht haben.
Besonders positiv möchten wir hervorheben, dass wir während des gesamten Projektes in unserem Kostenbudget geblieben sind. Und nicht nur das: Das ANTRAGO-Projekt ist viel günstiger, als es die Aktualisierung unserer bisherigen Lösung gewesen wäre. Ein wichtiger Faktor bei der erfolgreichen Implementierung einer so umfassenden Software ist die individuelle Betreuung vor Ort. Uns stand jederzeit – auch über die Einführung hinaus – unser persönlicher Projektmanager zur Verfügung.
Unser Fazit
ANTRAGO ist für die BVS und unsere vielschichtigen Prozesse das richtige Produkt. Wir haben zu keinem Zeitpunkt bereut, diese Entscheidung getroffen zu haben. Dank der sehr guten Zusammenarbeit mit dem Projektmanager der RR Software GmbH konnte die Einführung von ANTRAGO trotz der Komplexität in einem ziemlich kurzen Zeitraum verwirklicht werden.
Auch unsere Tochtergesellschaft, die „Bayerische Akademie für Verwaltungs-Management GmbH” (BAV), arbeitet mit ANTRAGO und ist froh, sich für diese Software entschieden zu haben. Aus Überzeugung zu ANTRAGO stehen wir gern als Referenz zur Verfügung.
„Die BVS gehört zu den ANTRAGO-Kunden, die tatsächlich die meisten Funktionen in unserer Software nutzen. Dadurch war das Projekt äußerst spannend und anspruchsvoll.
Es macht uns als Software-Anbieter stolz, wenn ein so namhafter Bildungsanbieter aus Überzeugung auf ANTRAGO setzt.
Die entstandenen Detaillösungen für die teilweise sehr komplexen Anforderungen wurden zusammen mit BVS entwickelt und schaffen für uns als Anbieter als auch für den Kunden einen sehr hohen Nutzen.“
~ Leitung des Projektmanagements der RR Software GmbH
Oliver Holan,
Leiter des zentralen Fachbereichs IT an der BVS
Hier können Sie den Referenzbericht als PDF Datei herunterladen: