Anwenderbericht
DRK Bildungswerk Sachsen gemeinnützige GmbH

DRK Bildungswerk Sachsen setzt auf ANTRAGO als Komplettlösung für die Aus-, Fort- und Weiterbildung.

Das DRK Bildungswerk Sachsen als das Kompetenzzentrum für die berufliche und verbandsspezifische Aus-, Fort- und Weiterbildung, erbringt Bildungsdienst- und Serviceleistungen für Einrichtungen des Deutschen Roten Kreuzes in Sachsen sowie für externe Interessenten.

Tätigkeitsfelder des DRK Bildungswerkes sind dabei

  • der Betrieb von staatlich anerkannten Berufsfachschulen und Fachschulen im sozialen, pflegerischen und medizinischen Bereich sowie
  • die Unterstützung der Ausprägung von Handlungskompetenz bei haupt- und ehrenamtlich tätigen Personen im Deutschen Roten Kreuz und externen Kunden.

Zur Erfüllung der Bildungsaufgaben kooperiert das DRK Bildungswerk mit Unternehmen, Bildungsträgern, Universitäten, Behörden und Verbänden der Freien Wohlfahrtspflege.

Ausgangslage

Vor der Einführung von ANTRAGO setzten wir in allen Bereichen auf eigene Word- und Excel-Lösungen zur Verwaltung der Aus-, Fort- und Weiterbildung.

Trotz ähnlicher Prozesse, besonders bei der Stundenplanung und der Verwaltung von Schülern und Fortbildungsteilnehmern, erschwerten die unterschiedlichen Arbeitsweisen die tägliche Arbeit. Statistische Auswertungen, die als Grundlage für Entscheidungsprozesse dienen sollten, waren nur sehr aufwendig zu erstellen.

Produktauswahl

Die neue Bildungsmanagementsoftware sollte in den Bereichen Berufsausbildung sowie Aus-, Fort- und Weiterbildung eingesetzt werden, da die Verwaltungsmitarbeiter bereichsübergreifend arbeiten und auch die Ressourcen (Räume, Dozenten etc.) gemeinsam genutzt werden.

Bei der Auswahl der geeigneten Software-Lösung waren uns außerdem Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen wichtig (u.a. Finanzbuchhaltung und Darstellung der Bildungsangebote im Web ohne doppelte Datenpflege). Nachdem wir uns verschiedene Produkte präsentieren ließen, fiel die Wahl auf ANTRAGO von der RR Software GmbH. Ausschlaggebend war neben dem guten Preis- Leistungsverhältnis und der hohen Zahl an zufriedenen Referenzkunden, die Tatsache, dass der Großteil der unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Bereiche mit einer Software abgebildet werden kann.



50 Mitarbeiter


800 Schüler

Projekteinführung

Nachdem wir uns im März 2012 für ANTRAGO entschieden haben, wurde gemeinsam mit der RR Software GmbH ein Projektplan entwickelt. Zunächst wurde mit dem Fort- und Weiterbildungsbereich begonnen, im Anschluss wurde der Ausbildungsbereich mit ANTRAGO abgebildet.

Hier wurde schnell deutlich, dass das neue Programm flexibel an unsere Bedürfnisse angepasst werden kann. Aber auch bestehende Prozesse wurden hinterfragt und gemeinsam mit der RR Software GmbH optimiert. Auch wenn unser Ziel, ANTRAGO binnen neun Monaten in allen Bereichen einzuführen, rückwirkend betrachtet sehr ambitioniert war, fühlten wir uns von der RR Software GmbH stets gut beraten. Vor allem die Praxisbeispiele anderer ANTRAGO-Kunden halfen uns dabei, eigene Prozesse zu reflektieren und zu hinterfragen.

Arbeitsweise

Wir konnten durch die neue Software unsere Arbeitsabläufe optimieren und transparenter gestalten. Ergebnisse des Einsatzes von ANTRAGO sind u.a.:

  • Optimierung der Stundenplanung
  • Optimierung der Ressourcenauslastung
  • vereinfachte Statistikerstellung
  • Vereinfachung der Teilnehmerverwaltung
  • Vereinheitlichung von Prozessen, Anschreiben, Ausdrucken
  • Vereinfachung der Jahresplanung
  • Vermeidung von Doppelarbeit durch Schnittstellen zum Web (vorher alle Seminare separat in Typo3 angelegt)
  • besseres Bildungscontrolling

Auch die Vielzahl an Schnittstellen erleichtert den Durchlauf unserer Prozesse. Aktuell haben wir TYPO3 und Microsoft Outlook an ANTRAGO angebunden. In Planung ist eine Schnittstelle zur Finanzbuchführungssoftware MICOS. Durch eine effizientere und einheitliche Arbeitsweise können wir nun mehr Zeit für die Kundenpflege und eine bessere Vertretbarkeit der Belegschaft schaffen. Die hohe Leistungsfähigkeit von ANTRAGO hat jedoch auch ihre Tücken: Die Komplexität kann für manche Mitarbeiter zunächst überfordernd wirken.

Unser Fazit

ANTRAGO erfüllt überwiegend unsere Erwartungen. Für die Einführung empfehlen wir anderen Unternehmen:

  • Nehmen Sie sich entsprechend Zeit! Dazu gehört auch, dass dem internen Projektteam mehr zeitliche Ressourcen eingeräumt werden.
  • Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ein! Nicht jeder ist sofort begeistert, wenn bisherige, also gewohnte Prozesse und Abläufe, umgestellt werden.
  • Tauschen Sie sich aus! Nutzen Sie die Gelegenheit und treten Sie mit anderen Anwendern in Kontakt. (Anwendertreffen, Schulungen).

Wir empfehlen ANTRAGO weiter, da die Software einen Großteil unseres Bildungsmanagements abdeckt und dabei sehr flexibel ist. Die Vielzahl an Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen ist ein großes Plus von ANTRAGO.

Positiv hervorzuheben ist auch die ständige Weiterentwicklung von ANTRAGO. Hier profitieren die Kunden auch von Weiterentwicklungen, die andere Kunden beauftragt haben.


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