Anwenderbericht
Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen

Fachhochschule für Finanzen NRW setzt in der Hochschulverwaltung auf ANTRAGO

An der Fachhochschule für Finanzen NRW absolvieren über 900 Studierende in mehreren Abschnitten und unterschiedlicher Zusammensetzung den theoretischen Teil ihres Studiums zum Diplom-Finanzwirt / zur Diplom-Finanzwirtin (FH) in der Finanzverwaltung NRW. Für eine reibungslose Verwaltung des Hochschulbetriebes benötigt die im Schloss Nordkirchen untergebrachte FHF ein leistungsstarkes IT-System, das die täglichen Organisations- und Verwaltungsarbeiten erleichtert und optimiert.

Stephan Hüning, Leiter der Projektgruppe ANTRAGO an der Fachhochschule für Finanzen NRW, berichtet über das Einführungsprojekt und seine Erfahrungen mit der Managementsoftware.

Entscheidungsprozess

Bereits seit Anfang der 90er Jahre nutzte die FHF für die Hochschulverwaltung eine vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW entwickelte Softwarelösung, die im Laufe der Zeit aber „in die Jahre“ gekommen war und unter Berücksichtigung der veränderten Rahmenbedingungen im Hochschulbereich nicht mehr angepasst werden konnte. Der Ruf nach einer neuen Software wurde laut. Aufgrund mangelnder personeller Kapazitäten kam eine Neuentwicklung durch das Rechenzentrum jedoch nicht in Frage. Die Entscheidung fiel für den Einsatz von Standard-Software, wobei zunächst das Produktangebot im Rahmen einer Markterkundung genau unter die Lupe genommen wurde.

Im Ergebnis überzeugte ANTRAGO vor allem durch die Effizienz seiner Module, die sich in einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis widerspiegelten. Für die FHF war richtungweisend, dass sie mit ANTRAGO nicht nur ihre Veranstaltungen, Studierenden und Prüfungen innerhalb eines Systems verwalten kann, sondern auch die eigenen Bettenhäuser, in denen die Studierenden während ihrer fachtheoretischen Ausbildungszeiten untergebracht sind.

Insofern lag auch ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Produkten am Markt vor. Ein wichtiges Argument war weiterhin die für eine Standard-Lösung ungewöhnlich hohe Flexibilität in der Softwarekonfiguration, welche neben ganz kundenspezifischen Einstellungen auch die Möglichkeit von individuellen Erweiterungen der Programmleistungen bot.



1464 Studierende


104 Dozierende

Spezielle Anforderungen

Da die FHF unter anderem Wahlpflichtveranstaltungen anbietet, zu denen die Studierenden ihre Wünsche in einer Präferenzreihe von 1 bis 10 äußern können, war eine grundlegende Anforderung an ANTRAGO die Erfassung der Teilnehmerwünsche, sowie die anschließende Teilnehmerverteilung nach verschiedenen Merkmalen (z.B. unter automatischer Berücksichtigung der min. / max. Teilnehmeranzahl und Teilnehmerwünsche). Im Bereich der Notenverwaltung bestand die Notwendigkeit, die Notenerfassung flexibel über ein zentrales Notenerfassungsfenster und verschiedene Modi (z.B. je Studierendem) vorzunehmen. Eine Prüferfassung dient dabei der Identifizierung von Tippfehlern bei der Noteneingabe.

Durch die flexible Konfiguration von ANTRAGO und die vorhandenen Schnittstellen zu List & Label, MS Word und MS Excel können anschließend Notenergebnislisten, Notenstatistiken, Kommissionslisten etc. nach den individuellen Vorgaben der FHF erstellt werden. Die umfassende Anwesenheitsführung von ANTRAGO ermöglicht eine Dokumentation der An- und Abwesenheitszeiten der Studierenden. Die FHF nutzt diese Funktionalität insbesondere für die Verwaltung der Wochenendverpflegung im Internat und die Krankenverwaltung von Studierenden.

Weitere Kernpunkte im Einführungsprojekt waren unter anderem die Zimmerverwaltung und -verteilung, das jahrgangsweise Abbilden der Prüfungsordnung mit den entsprechenden Prüfungsleistungen, Berechnungsebenen und Zugangsvoraussetzungen, sowie die differenzierte Rechteverwaltung über Benutzer und Rollen. Im Bereich der Studierendenverwaltung wurde außerdem eine Schnittstelle zur Übernahme von Daten aus der elektronischen Personalakte (PersFM) realisiert.

Projektarbeit

In einem Auftaktgespräch mit der RR Software GmbH im Oktober 2006 wurden die konkreten Anforderungen der FHF definiert sowie der Projektablauf festgelegt. Zur Gewährleistung einer erfolgreichen Projektarbeit wurde ein Projektteam gegründet, das aus Vertretern der FHF, des Rechenzentrums (als Softwarebeschaffer für die FHF), und der RR Software GmbH bestand.

Trotz Integration der individuellen Anforderungen der FHF, konnten alle Projektziele innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens erreicht werden und ANTRAGO als Ergebnis einer intensiven, partnerschaftlichen Zusammenarbeit planmäßig im Sommer 2007 in den Echtbetrieb gehen. Einen wichtigen Beitrag zu diesem Projekterfolg leisteten unter anderem auch die regelmäßig von der RR Software GmbH durchgeführten Projektbesprechungen, in denen der Projektfortschritt (z.B. im Hinblick auf Programmerweiterungen) kontinuierlich analysiert und die nächsten Projektschritte konkret abgestimmt wurden. Hervorzuheben ist außerdem die sorgfältig erstellte Kostenkalkulation der RR Software GmbH, wodurch der zu Beginn des Projektes festgelegte Kostenrahmen stets eingehalten werden konnte.

Fazit

Mit der Einführung von ANTRAGO kommt an der FHF nunmehr eine zeitgemäße Software zum Einsatz. Durch die enge Abstimmung mit den Anwendern an der FHF verfügen diese jetzt über ihren Vorstellungen entsprechende Hilfsmittel für ihre tägliche Arbeit. Dabei konnten auch Aufgaben, die bisher ohne IT-Unterstützung erledigt wurden, einbezogen werden. Als besonders hilfreich erwies sich die Möglichkeit, z.B. neue Datenfelder, Auswertungen und Druckausgaben, sowie Änderungen in der Prüfungsordnung flexibel selbst umzusetzen.


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