Hochschule Weserbergland: Flexible Anpassung auf individuelle Strukturen - für ANTRAGO kein Problem

Wie erfolgte die Produktauswahl und warum fiel die Entscheidung auf ANTRAGO?

HSW: Wir machten uns auf die Suche nach einer Software, die uns bei der ganzheitlichen Verwaltung unserer Einrichtung helfen sollte. Bei der Sondierung des Marktes wurde uns schnell klar, dass es schwierig sein würde, ein System zu finden, was unseren Ansprüchen gerecht werden konnte, da wir durch unsere dualen Studiengänge und die Verbundplanung sehr spezielle Anforderungen haben. Im Prozess der Produktauswahl wurde deutlich, dass ANTRAGO das für uns am besten passende Produkt ist. Zwar konnte das System unsere komplexen Anforderungen an die Modulverwaltung anfangs auch nicht in vollem Umfang abdecken. Die RR Software GmbH vermittelte uns jedoch den Eindruck, unsere Ansprüche durch individuelle Anpassungen umsetzen zu können. Dieser Eindruck hat sich im Rahmen der Projektarbeit bestätigt.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Projektverlauf und der Zusammenarbeit bis heute?

HSW: Die hohe Komplexität des Projektes und unsere speziellen Anforderungen erforderten eine intensive Projektarbeit. Auch wenn wir das Einführungsprojekt an manchen Stellen etwas unterschätzt haben, sind wir mit dem Projektverlauf zufrieden. Die Projekttage vor Ort lieferten uns stets neuen Input und waren für den Projektverlauf unverzichtbar. Die Abstimmung der Prozesse, die Anpassung des Systems auf unsere speziellen Bedürfnisse und die Übernahme der bisherigen Daten waren sehr arbeits- und zeitintensiv. Es wurde jedoch auch Optimierungspotential der Strukturen und Prozesse aufgezeigt und umgesetzt. Mit der RR Software GmbH hatten und haben wir einen kompetenten Partner an unserer Seite, mit dem die Zusammenarbeit unkompliziert und vertrauensvoll ist.

Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit der Software gemacht?

HSW: ANTRAGO ist ein sehr umfangreiches Programm. Die Software unterstützt uns in vielen Bereichen und spart dadurch zeit- und arbeitsintensive Arbeitsschritte. Da die Software so viele Gebiete abdeckt, ist sie gleichzeitig natürlich auch sehr komplex. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass gerade am Anfang, zusätzlich zu den angebotenen Schulungen, Checklisten für die einzelnen Mitarbeiter wichtig sind, um den Einstieg in das Programm zu erleichtern. Eingeführt als Software für die Berufsakademie Weserbergland hat sich ANTRAGO bis heute mit uns weiterentwickelt.

Seit August 2010 haben wir den Betrieb als Hochschule Weserbergland aufgenommen. Mit der Weiterentwicklung zur Hochschule haben wir auch unser Studienangebot, sowohl in der Tiefe als auch in der Breite, ausgebaut. Auch bei diesen Herausforderungen hat uns ANTRAGO unterstützt. Die Optimierung mit ANTRAGO war somit für uns bisher ein ständiger Entwicklungsprozess. Nicht nur, weil wir uns zur Hochschule weiterentwickelt haben. Auch ANTRAGO wird aufgrund der kundenorientierten Anwendung ständig weiterentwickelt. So bietet die Software immer wieder neue Möglichkeiten. 

Was hat Sie rückblickend am meisten an ANTRAGO beeindruckt?

HSW: Die flexible Anpassung von ANTRAGO auf unsere Hochschule ist sicherlich der größte Pluspunkt des Systems. In den meisten Fällen ließ sich das System unseren Abläufen entsprechend anpassen. In einigen Fällen hat es sich aber auch als Vorteil erwiesen, die Abläufe ans System anzupassen.

Empfehlen Sie ANTRAGO weiter? Wenn ja, was ist für Sie besonders positiv? Wenn nein, was spricht dagegen?

HSW: Wir würden uns wieder für ANTRAGO entscheiden. Nach nunmehr knapp drei Jahren, mit mal mehr und mal weniger arbeitsintensiven Phase, haben wir nun wie von uns gewünscht ein zentrales Hochschulverwaltungssystem, in dem uns alle Daten „auf einen Blick“ zur Verfügung stehen und das alle Prozesse des Student Lifecycle abdeckt.