"Keine Veranstaltung mehr ohne unser ANTRAGO"
Erfahrungen mit ANTRAGO
Das FGE TrainingsCenter ist ein privater Bildungsträger und ein Geschäftsbereich der Mettenmeier GmbH in Paderborn. Unser Schwerpunkt liegt in der Durchführung von Weiterbildungen / Umschulungen nach SGB III in Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit, sowie der Durchführung von Trainings im Bereich EDV und GIS (Geografisches Informationssystem).
Volker Wolf (Geschäftsbereichsleiter) und Larissa Michalak (Verwaltung und Organisation) des FGE TrainingsCenters schreiben über den Entscheidungsprozess und die Einführung von ANTRAGO.
Die Ausgangslage
Durch die verschiedensten Trainings, Seminare, Aus- und Weiterbildungen haben wir unterschiedlichste Anforderungen an die Verwaltung, Organisation, Dokumentation und Archivierung. Im Laufe der Jahre sind zu den normalen Office-Programmen immer wieder neue Systeme und Lösungen dazugekommen. Dabei handelte es sich um “selbstgestrickte” Datenbanken oder vom Unternehmen vorgegebene Systeme, die immer nur Insellösungen gebracht haben.
Das führte in der täglichen Arbeit zu etlichen Nachteilen: Alle Systeme und Daten mussten aktuell und fehlerfrei gehalten werden, Daten waren doppelt- und dreifach abgelegt, diverse Checklisten waren notwendig um den Überblick zu behalten und Verknüpfungen zwischen Teilnehmenden, Förderstelle, Weiterbildungen, Dozierenden oder Praktikumsbetrieb fehlten völlig.
Der Weg zur Lösung
Wir haben schon seit längerer Zeit nach einer speziellen Software für Weiterbildungsträger gesucht – und dann auf einer Messe ANTRAGO von der RR Software GmbH gefunden. Bereits in der Präsentation 2008 waren wir von der tatsächlichen Flexibilität des Systems und der damit verbundenden Möglichkeit zur individuellen Nutzung sehr beeindruckt. Mehr und mehr beschäftigten wir uns mit dem Gedanken, ANTRAGO einzusetzen. Doch welche Anforderungen stellen wir an eine Software? Es folgten unsererseits unendlich viele Fragen an die RR Software GmbH, die immer geduldig, schnell und kompetent beantwortet wurden.
zufriedener Kunde seit 2008
> 10.000 Teilnehmende pro Jahr
> 70% Vermittlungsquote
Die Vorteile von ANTRAGO
In ANTRAGO können Weiterbildungen unterschiedlichster Art verwaltet werden. Unabhängig von der Komplexität und Dauer können alle unsere Veranstaltungen im System untergebracht werden. Die einmal hinterlegten Informationen zu Firmen, Personen und Veranstaltungen stehen gleichzeitig, einheitlich und vollständig allen berechtigten Usern zur Verfügung.
Die Zusammenhänge zwischen Teilnehmenden, Förderstelle, Weiterbildung, Dozierenden und Praktikumsbetrieb können nach unseren Wünschen abgebildet werden. Das System bietet eine außergewöhnliche Flexibilität, die wir in der Zusammenarbeit mit den Agenturen und den damit verbundenen Änderungen dringend benötigen. Der schnelle Überblick über freie Kapazitäten und die flexible Anwesenheitsführung der Teilnehmenden erleichtern die Arbeit zusätzlich.
Die Projektarbeit
Vom Erstkontakt bis heute haben wir durchweg positive Eindrücke zur Zusammenarbeit mit der RR Software GmbH. Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass keine Software die Arbeitsabläufe eines Unternehmens 1:1 abbilden kann. Wir waren und sind bereit, uns auch an ANTRAGO anzupassen. Diese Offenheit ist für die Einführung des Produkts und die spezielle Konfiguration wichtig.
Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett zu verändern. Um die hohe Flexibilität von ANTRAGO optimal ausnutzen zu können, war im Vorfeld einiges an Vorarbeit unsererseits nötig. Im Ergebnis konnten die Arbeitsabläufe optimal gestaltet und die Datenübernahme problemlos realisiert werden.
Aktueller Stand
Auch nach 10 Jahren im Einsatz ist ANTRAGO das perfekte System für uns. Der größte Vorteil von ANTRAGO ist, dass wir den kompletten Durchlauf eines Interessierten bis zu seinem erfolgreichen Abschluss in einer Software abbilden können. Der Interessierte wird mit Merkmalen, bereits absolvierten Prüfungen und anderen Teilnahmevoraussetzungen im System angelegt. Gespräche, Notizen und Dokumente werden hier zentral hinterlegt. Aufgrund unserer Dokumentationspflicht kommt uns die einheitliche Datenbank sehr entgegen. Nach seiner Anmeldung wird der Interessierte automatisch zum Teilnehmenden.
Den ganzen Weg in einer Software abzubilden, ist eine enorme Arbeitserleichterung. E-Mails an Interessierte, Teilnehmende, Dozierende oder externe Partner werden nur noch über ANTRAGO erstellt, versendet und im System abgelegt. So ist jede Nachricht direkt einer Person oder Firma zugeordnet und für jeden berechtigten User ersichtlich.
Sämtliche Bildungsformate wie Umschulungen, Weiterbildungen und Seminare werden komplett in ANTRAGO verwaltet – frei nach dem Motto: ‘Keine Veranstaltung mehr ohne unser ANTRAGO.‘ Hier hinterlegen wir einmalig die Lehrgänge mit Modulen, Inhalten, Stundenzahlen und können diese zum Jahreswechsel bequem kopieren. Bei der Jahresplanung sparen wir mit dem Wegfall der Routineaufgaben so sehr viel Zeit.
Die Supporthotline ist jederzeit freundlich, hilfsbereit und wir haben immer das Gefühl, dass man sich verantwortungsvoll um uns kümmert. Neben dem Projektverantwortlichen sind auch andere Mitarbeiter über das Projekt informiert, so dass bei Fragen jederzeit mit einer kurzfristigen Bearbeitung des Anliegens zu rechnen ist.
Unser Fazit
Es ist toll, endlich eine Datenbank zu haben, in der alle Datensätze und Prozesse enthalten sind. Wir sind zu 100% mit ANTRAGO zufrieden und freuen uns auf viele weitere Jahre mit der Software. Wir wünschen uns, dass die Zusammenarbeit mit der RR Software GmbH genauso effektiv, freundlich, geduldig und kundenorientiert weiterläuft, wie in den letzten 10 Jahren.
Mettenmeier GmbH, Geschäftsbereich FGE Trainingscenter
(Geschäftsbereichsleiter)
und Larissa Michalak
(Verwaltung und Organisation)
Hier können Sie den Referenzbericht als PDF Datei herunterladen: