Anwenderbericht
Mettenmeier GmbH, Geschäftsbereich FGE Trainingscenter

Komplexe Datenhaltung und Flexibilität - kein Problem mit ANTRAGO für das FGE TrainingsCenter

Das FGE TrainingsCenter ist ein privater Bildungsträger und ein Geschäftsbereich der Mettenmeier GmbH in Paderborn. Unser Schwerpunkt liegt in der Durchführung von Weiterbildungen / Umschulungen nach SGB III in Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit, sowie der Durchführung von Trainings im Bereich EDV und GIS (Geografisches Informationssystem).

Nicole Graskamp (Verwaltung und Organisation) und Michael Lumperda (Geschäftsbereichsleiter) des FGE TrainingsCenters schreiben über den Entscheidungsprozess und die Einführung von ANTRAGO.

Die Ausgangslage

Durch die verschiedensten Trainings, Seminare, Aus- und Weiterbildungen haben wir unterschiedlichste Anforderungen an die Verwaltung, Organisation, Dokumentation und Archivierung. Im Laufe der Jahre sind zu den normalen Office-Programmen immer wieder neue Systeme und Lösungen dazugekommen. Dabei handelte es sich um “selbstgestrickte” Datenbanken oder vom Unternehmen vorgegebene Systeme, die immer nur Insellösungen gebracht haben.

Das führte in der täglichen Arbeit zu etlichen Nachteilen: Alle Systeme und Daten mussten aktuell und fehlerfrei gehalten werden, Daten waren doppelt- und dreifach abgelegt, diverse Checklisten waren notwendig um den Überblick zu behalten und Verknüpfungen zwischen Teilnehmer/ innen, Förderstelle, Weiterbildungen, Dozenten oder Praktikumsbetrieb fehlten völlig.

Der Weg zur Lösung

Wir haben schon seit längerer Zeit nach einer speziellen Software für Weiterbildungsträger gesucht - und dann auf einer Messe ANTRAGO von der RR Software GmbH gefunden. Bereits in der Präsentation im Januar 2008  waren wir von der tatsächlichen Flexibilität des Systems und der damit verbundenden Möglichkeit zur individuellen Nutzung sehr beeindruckt. Mehr und mehr beschäftigten wir uns mit dem Gedanken, ANTRAGO im FGE TrainingsCenter einzusetzen. Doch welche Anforderungen stellen wir an eine Software? Es folgten unsererseits unendlich viele Fragen an die RR Software GmbH, die immer geduldig, schnell und kompetent beantwortet wurden.



25 Lehrkräfte

Die Vorteile von ANTRAGO

In ANTRAGO können Weiterbildungen unterschiedlichster Art verwaltet werden. Unabhängig von der Komplexität und Dauer können alle unsere Veranstaltungen im System untergebracht werden. Die einmal hinterlegten Informationen zu Firmen, Personen und Veranstaltungen stehen gleichzeitig, einheitlich und vollständig allen berechtigten Usern zur Verfügung.

Die Zusammenhänge zwischen Teilnehmer, Förderstelle, Weiterbildung, Dozenten und Praktikumsbetrieb können abgebildet werden. Das System bietet eine außergewöhnliche Flexibilität, die wir in der Zusammenarbeit mit den Agenturen und den damit verbundenen Änderungen dringend benötigen. Der schnelle Überblick über freie Kapazitäten und die flexible Anwesenheitsführung der Teilnehmer erleichtern die Arbeit zusätzlich.

Die Projektarbeit

Vom Erstkontakt im Herbst 2007, über die Kaufentscheidung im August 2008, bis heute haben wir durchweg positive Eindrücke zur Zusammenarbeit mit der RR Software GmbH. Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass keine Software die Arbeitsabläufe eines Unternehmens 1:1 abbilden kann. Wir waren und sind bereit, uns auch an ANTRAGO anzupassen. Diese Offenheit ist für die Einführung des Produkts und die spezielle Konfiguration wichtig.

Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett  zu verändern. Um die hohe Flexibilität von ANTRAGO optimal ausnutzen zu können, war im Vorfeld einiges an Vorarbeit unsererseits nötig. Im Ergebnis konnten die Arbeitsabläufe optimal gestaltet und die Datenübernahme problemlos realisiert werden.

Ein Jahr danach

Die Einführungsphase ist abgeschlossen. Die Datenerfassung ist weitestgehend abgeschlossen. Die Interessentenbearbeitung bis hin zur Anmeldung erfolgt komplett durch ANTRAGO, die Veranstaltungsverwaltung wird zu 90% mit ANTRAGO abgedeckt. Unsere E-Mails versenden wir ausschließlich über ANTRAGO, da so jede Nachricht direkt zu einer Person oder Firma zugeordnet werden kann und für jeden berechtigten User ersichtlich ist. Es ist sehr schön, endlich eine Datenbank zu haben, in der alle Datensätze enthalten sind. Die Reporterstellung bietet umfangreiche Möglichkeiten, die wir jedoch noch nicht alle ausnutzen konnten.

Die Supporthotline ist jederzeit freundlich, hilfsbereit und wir haben immer das Gefühl, dass man sich verantwortungsvoll um uns kümmert. Neben dem Projektverantwortlichen sind auch andere Mitarbeiter über das Projekt informiert, so dass bei Fragen jederzeit mit einer kurzfristigen Bearbeitung des Anliegens zu rechnen ist.

Die nächsten Ziele

Wir werden uns in den nächsten Monaten damit beschäftigen, alle nötigen Reports bis zum Jahresende 2009 zu erstellen, um auch andere Systeme komplett ablösen zu können. Darüber hinaus sind noch Schulungen für andere Programmbereiche geplant. Wir wünschen uns, dass die Zusammenarbeit mit der RR Software GmbH genauso effektiv, freundlich, geduldig und kundenorientiert weiter läuft, wie bisher.


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