Norddeutsche Kälte-Fachschule: ANTRAGO schafft Transparenz und Übersicht in der Verwaltung
Erfahrungen mit ANTRAGO
Die Schwerpunkte der 1989 gegründeten Norddeutschen Kälte-Fachschule liegen in der Meisterausbildung und der überbetrieblichen Ausbildung im Berufsbild Mechatroniker für Kältetechnik. Auch Maßnahmen in Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit und Weiterbildungsangebote im Kälteanlagenbauer-Handwerk zählen zum Angebotsspektrum.
In diesem Erfahrungsbericht schildern wir, welche Überlegungen seinerzeit der Entscheidung für die Zusammenarbeit mit der RR Software GmbH und der Nutzung von ANTRAGO voraus ging und wie die Einführung der Software unsere Verwaltungsarbeit verändert hat.
Suche nach einer flexiblen Verwaltungssoftware
Mit wachsenden Teilnehmerzahlen sowie personeller und organisatorischer Umstrukturierung in der Verwaltung wurde beschlossen, eine Lehrgangssoftware anzuschaffen. Die selbst geschaffenen Lösungen, die überwiegend aus Excel-Dateien mit Word Seriendruckverknüpfungen bestanden, sollten in dieser Software integriert werden.
Unser oberstes Ziel war es, die Verwaltungsarbeit zu optimieren und damit eine Zeitersparnis zu erreichen. Darüber hinaus sollte die Verwaltungsarbeit für alle Anwender transparent und übersichtlich gestaltet werden. Ein weiterer Zielgedanke war die Installation einer vernünftigen Stammdatenverwaltung mit integriertem Kundeninformationssystem.
Für die Produktauswahl hatten wir ein Profil erstellt. Wichtig für uns war es, das „Rad nicht neu zu erfinden“. Unsere Abläufe sollten so in der Software abgebildet werden können, dass mit der Neueinführung keine großen organisatorischen Veränderungen nötig werden. Es galt also eine flexible Software zu finden, die es ermöglichte, unsere bisherige Arbeitsweise zu integrieren.
Weitere Entscheidungskriterien waren die Möglichkeiten einer Datenübernahme und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Auch eine dauerhafte Supportbetreuung sowie die Fachkompetenz des Anbieters und eine Kosten-Nutzen-orientierte Preisgestaltung waren uns besonders wichtig.
35 Lehrgänge
Individualität von Anfang an
Bereits in der Vorstellungsphase der einzelnen Anbieter hat sich die RR Software GmbH deutlich von den Wettbewerbern abgehoben: So informierte man sich im Vorfeld bereits über die Abläufe, Strukturen und die Dokumentation in unserem Haus. Diese Informationen wurden dann beispielhaft schon in die erste Produktpräsentation eingearbeitet. Durch diese gute Vorbereitung konnten wir uns bereits beim ersten Treffen ein anschauliches Bild davon machen, wie der Einsatz von ANTRAGO in unserem speziellen Fall aussehen könnte.
Mit der Vorstellung von ANTRAGO wurden uns zudem weitere Bereiche aufgezeigt, die im Zuge der Produkteinführung durch den Einsatz der Software optimiert werden könnten. Die Anwenderfreundlichkeit, Selbstgestaltungsmöglichkeiten und die Vielfältigkeit der Nutzungsmöglichkeiten des Systems haben uns überzeugt. Trotz der Anschaffungskosten, die sich im Vergleich zu anderen Anbietern im oberen Bereich befanden, haben wir uns für ANTRAGO entschieden, da mit der etwas höheren Investition gleichzeitig eine höhere Funktionalität erreicht werden konnte.
Flexibilität und Selbstgestaltung – für ANTRAGO kein Problem
Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Mit jeder Softwareeinführung oder -umstellung ist ein gewisser Aufwand verbunden. Der Vorteil der Flexibilität der Software ANTRAGO und die daraus resultierende Möglichkeit der „Selbstgestaltung“ führten dazu, dass eine Menge an Basisarbeiten anfiel, bevor wir effektiv mit ANTRAGO arbeiten konnten. Die Erfahrung hat uns aber gezeigt, dass dies gut investierte Zeit war und im Tagesgeschäft dadurch vieles erleichtert wird.
Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, steht uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zur Seite, welches uns jederzeit behilflich ist und uns immer schnell und freundlich unterstützt.
RR Software GmbH: ein kompetenter Partner
Mit ANTRAGO haben wir ein System installieren können, dass unsere Erwartungen in der Verwaltung erfüllt und uns darüber hinaus auch in Bereichen unterstützt, die wir zuvor gar nicht für die Optimierung mit ANTRAGO vorgesehen hatten. Mit der Einführung haben wir in der Lehrgangsverwaltung sowohl intern, als auch dem Kunden gegenüber, die nötige Transparenz und Übersicht erhalten und können sehr flexibel reagieren. Die Marketingauswertungen optimieren unsere Akquisetätigkeiten am Markt und die monatlichen Statistiken und Auswertungen sind ein wichtiges Controlling- und Planungsinstrument.
Seit mittlerweile neun Jahren nutzen wir ANTRAGO und schätzen die Flexibilität und Individualität dieser Software. ANTRAGO setzen wir u.a. hierfür ein:
- Stammdatenverwaltung (Firma & Person)
- Teilnehmerverwaltung & Akquise
- Lehrgangsplanung und -abrechnung
- Lehrgangsvor- und nachbereitung
- Verwaltung offener Posten & Mahnwesen
- Aufgabensteuerung der Mitarbeiter
- Monitoring und Reporting
- Mitgliederverwaltung und -abrechnung
- Verwaltung von Bildungsgutscheinen
Immer noch finden wir über ANTRAGO Möglichkeiten, unsere Verwaltungsabläufe zu optimieren. Der gegenseitige Austausch bei dem von der RR Software GmbH angebotenen ANTRAGO Anwendertreffen hilft zu schauen, wie andere Anwender die Software nutzen. Hieraus haben wir einige Impulse aufnehmen und umsetzen können.
Die finanzielle Investition sowie der Zeitaufwand in der Projekt- und Einführungsphase haben sich gelohnt und die gewünschten Effekte erzielt. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes.
Norddeutsche Kälte-Fachschule
Geschäftsführerin der Norddeutschen Kälte-Fachschule
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