Anwenderbericht
Norddeutsche Kälte-Fachschule

Norddeutsche Kälte-Fachschule: ANTRAGO schafft Transparenz und Übersicht in der Verwaltung

Die Norddeutsche Kälte-Fachschule ist eine Einrichtung der Landesinnung Kälte-Klimatechnik Niedersachsen/Sachsen-Anhalt für die berufliche Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kälte- und Klimatechnik. Die Schwerpunkte der 1989 gegründeten Norddeutschen Kälte-Fachschule liegen in der Meisterausbildung und der überbetrieblichen Ausbildung im Berufsbild Mechatroniker für Kältetechnik. Auch Umschulungen in Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit und Weiterbildungsangebote im Kälteanlagenbauer-Handwerk zählen zum Angebotsspektrum.

In diesem Erfahrungsbericht schildet Iris Wolf-Bormann, Verwaltungsleiterin der Norddeutschen Kälte-Fachschule, weshalb man sich für ANTRAGO entschieden hat, welche Überlegungen dieser Entscheidung voraus gingen und wie die Einführung von ANTRAGO die Verwaltungsarbeit verändert hat.

Veränderte Rahmenbedingungen: Suche nach einer flexiblen Verwaltungssoftware

Mit wachsenden Teilnehmerzahlen sowie personeller und organisatorischer Umstrukturierung in der Verwaltung wurde beschlossen, eine Lehrgangssoftware anzuschaffen. Die selbst geschaffenen Lösungen, die überwiegend aus Excel-Dateien mit Word-Seriendruckverknüpfungen bestanden, sollten in dieser Software integriert werden.

Unser oberstes Ziel war es, die Verwaltungsarbeit zu optimieren und damit eine Zeitersparnis zu erreichen. Darüber hinaus sollte die Verwaltungsarbeit für alle Anwender transparent und übersichtlich gestaltet werden. Ein weiterer Zielgedanke war die Installation einer vernünftigen Stammdatenverwaltung mit integriertem Kundeninformationssystem.

Für die Produktauswahl hatten wir ein Profil erstellt. Wichtig für uns war es, das „Rad nicht neu zu erfinden“. Unsere Abläufe sollten so in der Software abgebildet werden können, dass mit der Neueinführung keine großen organisatorischen Veränderungen nötig werden. Es galt also eine flexible Software zu finden, die es ermöglichte, unsere bisherige Arbeitsweise zu integrieren. Weitere Entscheidungskriterien waren die Möglichkeiten einer Datenübernahme und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Auch eine dauerhafte Supportbetreuung sowie die Fachkompetenz des Anbieters und eine Kosten-Nutzen-orientierte Preisgestaltung waren uns besonders wichtig.



35 Lehrgänge

Individualität von Anfang an

Bereits in der Vorstellungsphase der einzelnen Anbieter hat sich die RR Software GmbH deutlich von den Wettbewerbern abgehoben: So informierte man sich im Vorfeld bereits über die Abläufe, Strukturen und die Dokumentation in unserem Haus. Diese Informationen wurden dann beispielhaft schon in die erste Produktpräsentation eingearbeitet. Durch diese gute Vorbereitung konnten wir uns bereits beim ersten Treffen ein anschauliches Bild davon machen, wie der Einsatz von ANTRAGO in unserem speziellen Fall aussehen könnte.

Mit der Vorstellung von ANTRAGO wurden uns zudem weitere Bereiche aufgezeigt, die im Zuge der Produkteinführung durch den Einsatz der Software optimiert werden könnten (z.B. Stundenplanung, Ressourcenplanung). Die Anwenderfreundlichkeit, Selbstgestaltungsmöglichkeiten und die Vielfältigkeit der Nutzungsmöglichkeiten des Systems haben uns überzeugt. Trotz der Anschaffungskosten, die sich im Vergleich zu anderen Anbietern im oberen Bereich befanden, haben wir uns für ANTRAGO entschieden, da mit der etwas höheren Investition gleichzeitig eine höhere Funktionalität erreicht werden konnte.

Flexibilität und Selbstgestaltung - für ANTRAGO kein Problem

Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Mit jeder Softwareeinführung oder Umstellung ist neben der Umgewöhnungsphase auch ein gewisser Aufwand verbunden. Der Vorteil der Flexibilität der Software ANTRAGO und die daraus resultierende Möglichkeit der „Selbstgestaltung“ führten dazu, dass eine Menge an Basisarbeiten anfiel, bevor wir effektiv mit ANTRAGO arbeiten konnten. Die Erfahrung hat uns aber gezeigt, dass dies gut investierte Zeit war und im Tagesgeschäft dadurch nun vieles erleichtert wird.

Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, stand uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zur Seite, welches uns jederzeit behilflich war und uns immer schnell und freundlich unterstützt hat.

RR Software GmbH: ein kompetenter Partner

Mit ANTRAGO haben wir ein System installieren können, dass unsere Erwartungen in der Verwaltung erfüllt und uns darüber hinaus auch in Bereichen unterstützt, die wir zuvor gar nicht für die Optimierung mit ANTRAGO vorgesehen hatten. So werden wir ANTRAGO in Kürze z.B. auch im Bereich der Unterrichtsplanung einsetzen. Mit der Einführung haben wir in der Lehrgangsverwaltung sowohl intern, als auch dem Kunden gegenüber, die nötige Transparenz und Übersicht erhalten und können sehr flexibel reagieren.

Die Marketingauswertungen optimieren unsere Akquisetätigkeiten am Markt und die monatlichen Statistiken und Auswertungen sind ein wichtiges Controlling- und Planungsinstrument. Wir befinden uns derzeitig in einem kontinuierlichen Optimierungsprozess, der durch die gute Zusammenarbeit mit dem Support und der Entwicklungsabteilung der RR Software GmbH schnell voranschreitet und optimal unterstützt wird.

Die finanzielle Investition sowie der  Zeitaufwand in der Projekt- und Einführungsphase haben sich gelohnt und die gewünschten Effekte erzielt. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes.


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