Anwenderbericht
ver.di – Vereinte Dienstleistungs­gewerkschaft Bundesvorstand

Die Gewerkschaft ver.di setzt bei der Seminarverwaltung ihrer neun Bildungszentren auf ANTRAGO

Die Gewerkschaft ver.di besitzt neun Bildungszentren in Deutschland. Hier werden Seminare mit einer durchschnittlichen Länge von drei bis fünf Tagen durchgeführt. Jährlich finden insgesamt 3.500 Seminare mit über 50.000 Teilnehmern statt.

Bereits seit 2006 wird in den Bildungszentren von ver.di erfolgreich mit ANTRAGO gearbeitet. Mittlerweile ist die Seminarverwaltungs-Software der RR Software GmbH für 40 Mitarbeiter das zentrale Arbeitsinstrument. Weitere 70 Mitarbeiter greifen bei Bedarf auf ANTRAGO zu.

Wie war die Ausgangslage??

ver.di: In den Bildungszentren wurde die Teilnehmerverwaltung bis 2004 überwiegend mit Word und Excel durchgeführt. Das Buchen der Ausgangsrechnungen erfolgte von Hand im Finanzbuchhaltungsprogramm Navision. Zentrale Statistiken waren schwer zu erstellen. Personen, die sich parallel in mehreren Bildungszentren zu kostenfreien Seminaren angemeldet hatten, waren nicht zu erkennen.

Es wurde eine Software gesucht, mit deren Hilfe in allen Bildungszentren einheitliche Arbeitsstandards umgesetzt werden konnten. Die Schaffung eines zentralen Datenbestandes war sehr wichtig, denn doppelte Datenführung verursachte Fehler und sorgte dafür, dass Arbeitszeit gebunden wurde.

Unser Ziel war es, Schnittstellen zu unserer Mitgliederdatenbank und zur Finanzbuchhaltungsoftware Navision zu schaffen. Außerdem wollten wir erreichen, die Arbeits- und Kommunikationsabläufe zwischen den einzelnen Bereichen der Bildungszentren zu vereinfachen und zu verbessern.



3.500 Seminare pro Jahr


50.000 Teilnehmer pro Jahr


9 Bildungszentren

Wie lief die Projekteinführung ab?

ver.di: Bereits das Grundmodul von ANTRAGO gab uns die Möglichkeit eine große Anzahl von Prozessen fast vollständig abzubilden. Schritt für Schritt wurden die Prozesse analysiert und in ANTRAGO umgesetzt. Zusätzliche, individuelle Programmfunktionen wurden gemeinsam mit der Geschäftsführung der RR Software GmbH konzipiert und von den Entwicklern programmiert. Da uns die Praxis häufig vor neue Herausforderungen stellt, werden immer wieder zusätzliche Individualprogrammierungen für uns umgesetzt. Im Ergebnis erhalten wir mit ANTRAGO eine Lösung, die die Vorteile einer Standardsoftware mit den Vorteilen einer Individuallösung vereint.

Wie gestaltet sich der Arbeitsalltag?

ver.di: Im zentralen Rechenzentrum liegen die ANTRAGO-Datenbank und die Software. Die Anwender arbeiten über Citrix auf leistungsfähigen Servern. Zu unserer Mitgliederdatenbank wurde durch die RR Software GmbH eine kundenspezifische Schnittstelle programmiert, die uns die Möglichkeit gibt, Personen und Firmen aus dieser Datenbank in ANTRAGO zu übernehmen. Absolvierte Seminare werden aus ANTRAGO zurück in die Mitgliederdatenbank übertragen. Die Schreiben für die Seminarteilnehmer werden mit ANTRAGO einfach und schnell generiert. Dabei werden Musterschreiben vom Endanwender selbst erstellt und bearbeitet. Der Versand per E-Mail aus ANTRAGO spart weitere Ressourcen.

Mit Word und Excel stehen im Reporting Werkzeuge zur Verfügung, die vom Anwender problemlos genutzt und einfach konfiguriert werden können. Die Schnittstelle zu Navision spart bei 18.000 Vorgängen jährlich einen hohen Arbeitsaufwand. Nachfragen zu Rechnungen können in ANTRAGO schnell geprüft werden. Die Erstellung des zentralen Bildungsprogrammes für alle Bildungsstätten wurde wesentlich erleichtert. Für Statistiken steht eine umfangreiche Datengrundlage zur Verfügung, die eine Auswertung nach unterschiedlichsten Gesichtspunkten ermöglicht.

Im Jahr 2017 haben wir das Datenbankmanagement-System von Oracle auf SQL-Server umgestellt. Nach einer umfangreichen Vorbereitung erfolgte die Umstellung des Produktionsystems in kurzer Zeit und zuverlässiger Qualität.

Unser Fazit:

ver.di: ANTRAGO ist eine leistungsfähige Software. Es wird bei uns immer wieder neue Arbeitsgänge geben, die wir mit ANTRAGO umsetzen möchten. Wir sind uns sicher, dass sich unsere individuellen und zum Teil außergewöhnlichen Praxisfälle auch zukünftig mit ANTRAGO abbilden lassen. Die umfangreichen Möglichkeiten, die ANTRAGO bietet, bedingen an vielen Stellen eine exakte Einhaltung der vorgegeben Arbeitsschritte. Das ist eine Herausforderung im Arbeitsalltag. Aber: Wir arbeiten an der Umsetzung weiterer Ziele und wollen damit unseren Anwendern den Arbeitsalltag auch weiterhin erleichtern.


Hier können Sie die PDF Datei herunterladen:

Referenzbericht Verdi - ANTRAGO.pdf (534 KB)
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