Verbesserung der Datenlage für die Verwaltung von Studiengängen

"Bei ANTRAGO fühlt man sich nicht als ein Kunde unter vielen, es hat sich inzwischen ein Verständnis füreinander entwickelt, welches regelmäßig zu Erfolgen führt."

Die DIPLOMA Hochschule ist eine interdisziplinäre Hochschule in privater Trägerschaft. 1997 genehmigt durch das Land Hessen, bietet sie heute Studiengänge in den Fachbereichen Wirtschaft, Recht, Gesundheit und Soziales, Gestaltung und Medien sowie Technik an. Die Studiengänge werden im Präsenzstudium an den Hochschulstandorten Bad Sooden-Allendorf (Hauptstandort) und Leipzig sowie im Fernstudium mit Vorlesungen und Prüfungen an rund 30 Studienzentren in Deutschland angeboten.

Ausgangslage

Zur Verwaltung von Studierenden und Studiengängen nutzte man an der DIPLOMA Hochschule eine über rund 15 Jahre gewachsene Access Datenbank in Verbindung mit manuellen Prozessen und Tätigkeitsschritten. Dabei traten Komplexitätstreiber in Form von hochgradig individuellen Studienverläufen auf, welche es abzubilden galt. So mussten z. B. Prüfungsteilnehmende aus Präsenz- und Fernstudiengängen händisch gemeinsamen Prüfungen an verschiedenen Standorten zugeteilt werden. Um den manuellen Aufwand in diesem und verschiedenen weiteren Verwaltungsprozessen zu verringern und Anforderungen der Digitalisierung an der Hochschule Rechnung zu tragen, wurde nach einer Alternative gesucht. Mit Einführung der Softwarelösung ANTRAGO wurde die Access Datenbank vollständig migriert und Altprozesse auf den Prüfstand gestellt sowie teilweise abgelöst bzw. verschlankt.

Anforderungen

Neben den angestrebten Verbesserungen innerhalb von Verwaltungsprozessen sollten die Daten von rund 8.000 Studierenden in die neue Software übernommen werden. Daher musste die Lösung u. a. Schnittstellen für diverse Drittsysteme wie z. B. Moodle bereithalten. Als Minimalanforderung wurde hierbei auf eine CSV-Schnittstelle gesetzt. Weitere wichtige Aspekte waren eine langfristig verbesserte Datenlage (u. a. durch Ausschluss redundanter Daten) sowie die Zugänglichkeit für Nutzende nach entsprechender Unterweisung.
Einzelne Abteilungen und Anwendende sollten innerhalb übergreifender Prozesse naht- und kommunikationslos Tätigkeiten durchführen, ohne Arbeitsschritte anderer Prozessbeteiligter wiederholen zu müssen.

Eine Besonderheit hinsichtlich der Anforderungen stellte die Abbildung hochindividueller Studienverläufe dar. So mussten z. B. Prüfungsordnungen für Einzelfälle unter den Studierenden anpassbar sein.

Produktauswahl

Anhand dieser und weiterer Anforderungen wurden verschiedene Alternativen bewertet. ANTRAGO zeichnete sich dabei durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis, den angebotenen Service sowie Anpassbarkeit aus. Neben der Schnittstellenoffenheit konnte die Abbildung von hoch individuellen Student-Lifecycles (bspw. Zuordnung zu Modulen über Merkmale/Thesauren) überzeugen.

Nutzung von ANTRAGO und Zusammenarbeit

An 30 Studienzentren deutschlandweit nutzen Verwaltungsmitarbeitende die Software. Inzwischen werden fast alle Verwaltungsprozesse rund um den Student-Lifecycle von ANTRAGO unterstützt.
Insbesondere in der Erstellung der Hochschulstatistik profitieren Anwendende von der qualitativen Verbesserung der Datenlage. Hier konnten teilautomatisierte Prozesse vollständig automatisiert und somit erheblich Zeit eingespart werden.
Weitere Vorteile ergaben sich bei der Zuordnung von Studierenden zu Wahlpflichtmodulen. Studierende werden per E-Mail dazu aufgefordert, Wahlpflichtmodule entsprechend ihres Studienganges auszuwählen, woraufhin die Auswahl an ANTRAGO übergeben wird. Die jeweiligen Ergebnisse werden innerhalb einer variablen Liste in ANTRAGO dargestellt. Die Live-Filterfunktion innerhalb der variablen Liste stößt hierbei regelmäßig auf positives Nutzenden-Feedback.
Oliver Kreimer, zuständig für digitale Prozesse an der DIPLOMA Hochschule und Projektleiter für die Einführung von ANTRAGO begrüßt dieses Feedback. Inzwischen erhält er Vorschläge von Anwendenden zur Umsetzung weiterer Prozesse mit ANTRAGO. Durch die hohe Akzeptanz dieser neuen Software-Lösung werden Anwendende zu internen Innovationstreibern. Die DIPLOMA Hochschule ist somit für kommende Digitalisierungsprojekte bestens aufgestellt. Mit Blick auf die Zusammenarbeit hält Herr Kreimer fest: „Bei ANTRAGO fühlt man sich nicht als ein Kunde unter vielen, es hat sich inzwischen ein Verständnis füreinander entwickelt, welches regelmäßig zu Erfolgen führt.“

„Man hat so ein Vertrauen in die Leistung und Möglichkeiten der Lösung, dass man diese auch noch erweitern möchte“

Fazit

Mit der Einführung von ANTRAGO konnten über einen langen Zeitraum gewachsene manuelle Prozesse sowie eine veraltete Datenbanklösung abgelöst werden. Dem Verlust von Daten wurde durch eine vollständige Migration Vorschub geleistet, hierbei erwies sich die Schnittstellen-Offenheit von ANTRAGO als besonders nützlich. Nach anfänglichen Hürden erreicht ANTRAGO inzwischen eine hohe Nutzendenakzeptanz. Durch ihr verstärktes Verständnis hinsichtlich der Software öffnen inzwischen Anwendende Raum für Innovationen. „Man hat so ein Vertrauen in die Leistung und Möglichkeiten der Lösung, dass man diese auch noch erweitern möchte.“, berichtet Oliver Kreimer, der u. a. damit befasst ist, Vorschläge von Nutzenden mit Unterstützung des ANTRAGO Supports umzusetzen.
Die Akzeptanz gegenüber der Digitalisierung und damit einhergehender Prozesse an der DIPLOMA Hochschule steigt stetig.

DIPLOMA Hochschule

Oliver Kreimer – Leiter digitale Prozesse

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