Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH: Standortübergreifende Verwaltung der Aus- und Weiterbildung
Erfahrungen mit ANTRAGO
An der Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH für Handwerk und Industrie wird die berufliche Aus- und Fortbildung angeboten. Die zugehörige Technische Akademie Ahaus (TAA) bietet zudem ein breites Weiterbildungsspektrum mit technischen und wirtschaftlichen Schwerpunkten an. Somit vereint das Unternehmen die überbetriebliche Aus- & Weiterbildung für Unternehmen und Privatpersonen. Auch die berufliche Weiterbildung im Auftrag der Arbeitsagentur und anderer Auftraggeber gehören zum Bildungsangebot.
Stefan Weiß, Projektleiter für ANTRAGO an der Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH und der Technischen Akademie Ahaus, berichtet über die Erfahrungen mit der Bildungsmanagement-Software ANTRAGO:
Die Ausgangslage
Vor der Einführung von ANTRAGO im Jahr 2011 waren verschiedenste Datenbanken und Dateien im Einsatz, mit denen unsere Aus- und Weiterbildungen getrennt voneinander verwaltet wurden.
Wir entschlossen uns eine moderne Softwarelösung mit einer zentralen Datenbank zu beschaffen. So wollten wir den Aufwand bei der dezentralen Verwaltung des Bildungsangebotes sowie die Fehleranfälligkeit bei unseren Teilnehmenden- und Kundendaten minimieren.
250 Mitarbeiter
8 Standorte
Die Produktauswahl
Nach Recherchen, Messebesuchen und zahlreichen Gesprächen ging es mit fünf Anbietern in einen intensiven Austausch mit Präsentationen. Am Ende des Prozesses fiel die Wahl auf die RR Software GmbH und ihr Produkt ANTRAGO.
Maßgebliche Faktoren für die Entscheidung waren der gebotene Funktionsumfang, der modulare Aufbau der Software und die – trotz der Funktionsfülle – hohe Übersichtlichkeit des Systems. Mit ANTRAGO können erstmals unsere Aus- und Weiterbildungen in einem gemeinsamen System abgebildet werden – und das trotz verschiedener Standorte.
Das Projekt
Zu Beginn wurden die Arbeitsabläufe der Technischen Akademie Ahaus auf ANTRAGO umgestellt und die Software an das bestehende Content Management System angebunden. Bereits zu diesem Zeitpunkt optimierten wir durch ANTRAGO unsere Abläufe und die Zusammenarbeit der beiden Standorte. Dabei erwiesen sich die standortübergreifenden Informationen mit Hilfe des integrierten Kundeninformationssystems inkl. Stammdatenverwaltung, Dokumentenmanagement und Teilnehmendenhistorie als besonderer Vorteil.
Bei der integrierten Stundenplanung können dank dem grafischen Belegungsplan Dozierende und Ressourcen ganz einfach mittels Drag & Drop den Veranstaltungen zugeordnet werden. Hierbei können sowohl ein einzelner Tag, als auch eine mittelfristige Grobplanung flexibel gestaltet werden.
Wertvolle Zeit sparen wir durch die Übertragung unserer Veranstaltungen direkt aus ANTRAGO heraus auf unsere Webseite sowie zu diversen Veranstaltungsportalen. Weitere Prozessverbesserungen erzielten wir durch die Anbindung von ANTRAGO an die Telefonanlage und den Mail-Server. Auch die Abrechnung in ANTRAGO erwies sich als äußerst flexibel: Hier können verschiedene Fördermöglichkeiten der Teilnehmenden hinterlegt und abgerechnet werden (bspw. Bildungsscheck NRW, Bildungsprämie).
Nach Abschluss der Einführung bei der Technischen Akademie Ahaus, haben wir mit ANTRAGO die Verwaltung aller Lehrgänge für den Geschäftsbereich „überbetriebliche Ausbildung“ der Berufsbildungsstätte Westmünsterland optimiert. Dieser umfasst die überbetriebliche Lehrlingsunterweisung im Handwerk, die Lehrgänge des Lehrbauhofes und die überbetrieblichen Lehrgangsangebote für Ausbildungsberufe in der Industrie mit jeweils differenzierten Veranstaltungs- und Abrechnungsformen.
Mittels individueller Merkmalszuordnung (in ANTRAGO: „Thesauren“) bei Personen, Firmen, Veranstaltungen und Teilnehmenden bilden wir die verschiedensten Prozessanforderungen der sehr unterschiedlichen Veranstaltungsarten ab. Als Beispiele sind hier zu nennen: Definition verschiedenster Zielgruppen, Einladungen mit integriertem Fahrkartendruck, flexible Lehrgangsabrechnung inklusive Abrechnungsdaten für Auftrag- und Fördergeber in definierten Dateiformaten.
Besonders beim Fahrkartendruck sparen wir jetzt erhebliche Zeit: ANTRAGO prüft beim Generieren von Fahrkarten für den gesamten Lehrgang, ob die entsprechenden Teilnehmenden fahrkartenberechtigt sind, ermittelt automatisch die gehörige Buslinie und druckt die Fahrkarten inkl. Anschreiben personalisiert aus bzw. versendet diese per E-Mail.
Die Funktion des Fahrkartendrucks mit ANTRAGO stellte Herr Weiß im Zuge eines Kunden-Webinars am 18.02.21 vor:
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Zusammen mit den aus dem System generierten Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen und Listen legt das System so über 200 Dokumente pro Tag automatisch in der entsprechenden Kontakthistorie ab. Dies hilft uns bei der standortübergreifenden Arbeit sehr. Ohne ANTRAGO wäre dieser Prozess nur sehr zeitaufwändig durchzuführen.
Unser Fazit nach 8 Jahren ANTRAGO
Wir empfehlen ANTRAGO jederzeit weiter, da wir mit dieser Software sowohl unsere Aus-, als auch Weiterbildungen umfangreich und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten verwalten können.
Aktuell erforderliche Änderungen in den Geschäftsprozessen durch Übernahme weiterer Aufgaben konnten wir flexibel umsetzen. Besonders hervorzuheben ist die professionelle Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen und die kompetente Unterstützung durch den Kundenservice.
Neben der Einhaltung des Kosten- und Zeitplanes bringt der Einsatz der Software durch die zentrale Datenverwaltung und dem tollen Überblick eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag mit sich.
Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH & Technische Akademie Ahaus
Projektleiter an der Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH und der Technischen Akademie Ahaus
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