Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen: Umfassende Projektarbeit ermöglicht ganzheitliche Prozessoptimierung

Als zentrale Fortbildungseinrichtung der Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen bietet die Justizakademie des Landes NRW Seminare, Workshops und Fachtagungen für die Mitarbeiter der Justiz und des Justizvollzugs an. Mit einem breiten Bildungsangebot, das auch kurzfristig aktuelle fachliche Anforderungen berücksichtigt, gewährleistet die Justizakademie fachspezifische Weiterbildungen auf hohem Niveau.

Die RR Software GmbH sprach mit dem stellvertretenden Leiter der Justizakademie und dem Leiter der Projektgruppe ANTRAGO, Christian Happe, über die Erfahrungen bei der Einführung der Managementsoftware an der Justizakademie des Landes NRW.

Wie war die Ausgangslage an der Justizakademie – wie haben Sie vor der Einführung von ANTRAGO gearbeitet?

Die erforderlichen Daten für die Durchführung von Seminaren, die Belegung und Verwaltung unserer Hotelzimmer sowie die Finanzkontrolle erfolgten in verschiedenen – teilweise nicht mit Schnittstellen verbundenen – Systemen. Es gab zwar ein datenbankbasiertes Programm. Dieses konnte jedoch nur für die Seminar- und Personenverwaltung eingesetzt werden.

Was war Ihre Zielsetzung – für welche Bereiche sollte eine neue Software eingesetzt werden?

Mit der neuen Software sollten die verschiedenen Bereiche der Justizakademie des Landes NRW in einem zentralen System abgebildet werden. Neben der zentralen Aufgabe der Seminarverwaltung sollten unser Hotelbetrieb, unsere Finanzen und das Webangebot einschließlich unserer Bildungsplattform ILIAS über das neue System gesteuert werden. Durch die Einführung einer integrierten Software haben wir uns Synergie-Effekte für alle Bereiche des Hauses versprochen.

Warum fiel die Entscheidung auf ANTRAGO?

Der erste Eindruck von ANTRAGO war überzeugend. Das Programm deckte alle benötigten Bereiche ab. Wichtig waren für uns vor allem auch die positiven Praxiserfahrungen von anderen Bildungseinrichtungen mit ANTRAGO.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Projekt und der Zusammenarbeit bis heute?

Das Projekt zur Einführung von ANTRAGO an sich war bereits ein großer Gewinn für uns. Der Beginn des ANTRAGO-Projekts schloss sich für uns zeitlich günstig an unser Qualitätsmanagement-Projekt an. Die Zusammenarbeit der Projektgruppe und unserer Mitarbeiter mit der RR Software GmbH gestaltete sich als „Think Tank“. Wir haben unsere Arbeitsabläufe im Projekt in allen Bereichen noch einmal auf den Prüfstand gestellt und dadurch sogar weitere Optimierungspotentiale für uns aufdecken und nutzen können. Gleichzeitig lieferte die gemeinsame Arbeit Impulse für die Weiterentwicklung von ANTRAGO.

Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit der Software gemacht?

Die angestrebten Synergie-Effekte sind durch die Einführung von ANTRAGO eingetreten. Wir konnten unsere Arbeitsabläufe effizienter gestalten und können unser hoch ausgelastetes Haus noch gezielter steuern. ANTRAGO erwies sich hierbei als sehr flexibles Tool. Durch die lösungsorientierte Projektarbeit mit der RR Software GmbH konnte das Programm optimal entsprechend unserer Bedürfnisse konfiguriert werden. Dabei haben wir so gut wie nie die Auskunft bekommen, dass unsere Wünsche und Anforderungen nicht mit ANTRAGO abgedeckt werden können.

Konnten die gesetzten Projektziele erreicht werden?

Obwohl das Gesamtprojekt noch nicht abgeschlossen ist, haben wir unser ursprüngliches Projektziel bereits erreicht. Alle wichtigen Module laufen schon seit über einem Jahr im Echtbetrieb hervorragend. Da sich in der Projektarbeit zusätzliche Möglichkeiten für den Einsatz von ANTRAGO an der Justizakademie ergeben haben, liegen noch einige neue Projektziele vor uns. Nach unserer Einschätzung sind wir kurz davor, auch hier auf die Zielgerade einzubiegen.

Empfehlen Sie ANTRAGO weiter?

Nach unseren Erfahrungen handelt es sich bei ANTRAGO um eine sehr gut durchdachte und sehr vielseitige Software, die für moderne Bildungseinrichtungen eigentlich ein Muss ist. Die vereinfachte Kommunikation mit Referenten und Teilnehmern, das Hotelmodul und insbesondere der grafische Belegungsplan sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Daher empfehlen wir ANTRAGO gern weiter.