Newsletter Mai 2017 (Archiv)

 

 ANTRAGO-Newsletter Mai 2017 
Unsere Themen im Mai  

Guten Tag Newsletter-EmpfängerIn,

haben Sie gewusst, dass Sie mit ANTRAGO mehrere Hundert Veranstaltungen unterschiedlichster Art und Dauer optimal in ein leeres Planungsjahr verteilen können? Über diesen Vorteil und seine Lieblingsfunktion in ANTRAGO berichtet Herr Kemker vom Institut der Feuerwehr NRW in diesem Newsletter.

Sicher gibt es noch weitere Dinge, die Sie noch nicht über ANTRAGO oder die RR Software GmbH wissen. Damit Sie auf dem Laufenden bleiben, haben wir Ihnen auch dieses Mal abwechslungsreiche Themen zusammengestellt.

Seien Sie gespannt auf neue Mitarbeiter, Termine in unserem Veranstaltungskalender und weitere interessante Entwicklungen, die sowohl unsere Produkte, als auch unser Unternehmen betreffen.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Ihr Team der RR Software GmbH



Themen im Überblick

• RR Software GmbH - Aussteller auf den degefest Fachtagen

• Erweiterung des Mitarbeiterteams

• Erinnerung: Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand

• Lernen Sie die Evaluationsmodule am 13.06. in Stuttgart kennen

• ANTRAGO als Komplettlösung beim DRK Bildungswerk Sachsen im Einsatz

• Meine Lieblingsfunktion in ANTRAGO - Belegungsplan

• Die nächsten Termin im ANTRAGO Schulungszentrum

• Rückblick: 1999/2000 - Eine Firma zum Wohlfühlen

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RR Software GmbH – Aussteller auf den degefest Fachtagen

RR Software GmbH – Aussteller auf den degefest Fachtagen

Der degefest e.V. - Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft - dient dem interdisziplinären Erfahrungsaustausch zwischen den verschiedenen Akteuren der Kongress- und Seminarwirtschaft. Seit Kurzem ist die RR Software GmbH Mitglied dieses Expertenverbandes, der allen Akteuren der Kongress- und Seminarwirtschaft gleichberechtigt eine Plattform bietet, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Hierzu gehören bspw. die Förderung der Zufriedenheit bei den Teilnehmern von …

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Erweiterung des Mitarbeiterteams

Erweiterung des Mitarbeiterteams

In dieser Ausgabe des Newsletters können wir Ihnen neue Köpfe im ANTRAGO-Team vorstellen. Mit Marcel Kott und Dominik Fischer haben wir tatkräftige Unterstützung für den Bereich Kundenservice erhalten.

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Erinnerung: Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand

Erinnerung: Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand

Anfang des Jahres hatten wir unsere Kunden darüber informiert, dass wir unser Rechnungssystem in 2017 auf eine elektronische Rechnungsübermittlung umstellen. Dadurch möchten wir uns und auch unseren Kunden ein aufwändiges Handling von Papierbelegen sowie Versandkosten und Aufwand für die unternehmensinterne Postverteilung ersparen.

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Lernen Sie die Evaluationsmodule am 13.06. in Stuttgart kennen

Lernen Sie die Evaluationsmodule am 13.06. in Stuttgart kennen

Sind Teilnehmerbefragungen ein elementarer Bestandteil der Qualitätssicherung Ihres Bildungsangebotes? Möchten Sie aussagekräftige Bewertungen Ihrer Veranstaltungen erhalten und dabei den Aufwand so gering wie möglich halten? Und: Im Idealfall soll die Evaluation direkt aus Ihrem ANTRAGO heraus gesteuert werden? Dann lernen Sie ANTRAGO voting & ANTRAGO voting plus kennen! Die Evaluations-Module sind das Instrument für die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von …

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ANTRAGO als Komplettlösung für die Aus-, Fort- und Weiterbildung beim DRK Bildungswerk Sachsen im Einsatz

ANTRAGO als Komplettlösung für die Aus-, Fort- und Weiterbildung beim DRK Bildungswerk Sachsen im Einsatz

Das DRK Bildungswerk Sachsen erbringt Bildungsdienst- und Serviceleistungen für Einrichtungen des Deutschen Roten Kreuzes in Sachsen sowie für externe Interessenten. Ralf Loges, Abteilungsleiter berufliche und verbandsspezifische Aus-, Fort- und Weiterbildung berichtet, welche Erfahrungen das DRK Bildungswerk Sachsen mit der Einführung von ANTRAGO gemacht hat. „Nachdem wir uns für ANTRAGO entschieden hatten, wurde gemeinsam mit der RR Software GmbH ein Projektplan …

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Meine Lieblingsfunktion in ANTRAGO - Belegungsplan

Meine Lieblingsfunktion in ANTRAGO - Belegungsplan

In dieser Newsletter-Ausgabe stellt uns Werner Kemker, vom Institut der Feuerwehr NRW, seine Lieblingsfunktion in ANTRAGO vor.

„In meiner Funktion als Veranstaltungsplaner arbeite ich in der Hauptplanungsphase sehr gern mit dem Belegungsplan.

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Die nächsten Termine im ANTRAGO Schulungszentrum

Die nächsten Termine im ANTRAGO Schulungszentrum

Sie oder Ihre Mitarbeiter wollen die Möglichkeiten und Funktionen von ANTRAGO noch gezielter und umfassender nutzen? Neue Kollegen oder Mitarbeiter sollen in den Umgang mit ANTRAGO effizient eingearbeitet werden?

Kein Problem! Unser umfangreiches Schulungsangebot hält für jeden Nutzer das passende Angebot bereit.

die nächsten Veranstaltungen:

Administratoren Schulung (30.05.17 + 01.06.17)
ANTRAGO SysAdm-Tag (31.05.17)
Professionelle Reportgenerierung mit List & Label (20.06. - 21.06.17)
Grundlagen ANTRAGO (15.08. - 16.08.17)


Alle Termine finden Sie natürlich auch auf unserer Website. Melden Sie sich bequem online zu Ihrer Wunsch-Schulung an. Wir freuen uns auf Sie!

Zum ANTRAGO Schulungsprogramm

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Seit 20 Jahren sind wir fest am Bildungsmarkt etabliert.
Zeit für einen Blick zurück.

Im letzten Jahr haben wir unser 20jähriges Firmenjubiläum gefeiert.
Aus diesem Grund möchten wir Ihnen nun in regelmäßigen Abständen kleine Einblicke in die Firmengeschichte der RR Software GmbH geben.

Rückblick: 1999/2000 – Firma zum Wohlfühlen

Rückblick: 1999/2000 – Firma zum Wohlfühlen

Zur Unterstützung des Geschäftszweiges Hardware und der Administration der eigenen Technik wird ein zusätzlicher Mitarbeiter eingestellt. Die Dienstleistungen und Softwareprogramme, die das Unternehmen anbietet, sind breit gefächert. Zudem werden die Räumlichkeiten in Hasselfelde erweitert, um den Neueinstellungen einen Arbeitsplatz zu bieten.

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Datenübernahme

Migration wertvoller Altdaten

Die Auswahl der richtigen Strategie hängt von vielen spezifischen Faktoren ab. Gerne beraten wir Sie bei der Entscheidung der für Ihre Hochschule optimalen Strategie. Grundsätzlich gilt, dass alle Daten aus einem Altsystem nach ANTRAGO academy übernommen werden können. Zu klären ist der Grad der Automation dieser Übernahme.

Stammdaten von Studierenden, Dozierenden oder Bewerbern lassen sich vollständig automatisiert übernehmen. Gleiches gilt für Immatrikulationen oder Teilnahmen an Weiterbildungen u.v.m. Anders sieht es z.B. bei den Berechnungsvorschriften für Prüfungsordnungen aus. Jedes Campus Management System hat ein anderes Vorgehen bei der Abbildung von Berechnungsebenen. Dies trifft auch auf Lösungen zu, die in Microsoft Excel oder Microsoft Access umgesetzt wurden. Daher müssen diese Berechnungsvorschriften einmalig im System erfasst - und anschließend durch Kopieren weiterverwendet und angepasst werden. Die Datenübernahme kann u.a. mittels einer Transferdatei erfolgen. Diese sollte dem ANSI-Code entsprechen.

Liegen die zu übernehmenden Daten unstrukturiert in einem oder mehreren Altsystemen vor, so ist ein zusätzlicher Aufwand zur Datenbereinigung und Aufbereitung vorzusehen. Dies sollte auf Grund der umfangreichen Kenntnisse der Daten durch Mitarbeiter Ihrer Hochschule erfolgen. In Abhängigkeit Ihres Altsystems kann die Datenübernahme auch auf Datenbankebene erfolgen. Hierbei werden die zu übernehmenden Daten direkt in die Datenbanktabellen von ANTRAGO academy migriert. Welche Variante zum Einsatz kommt, kann nach einer Analyse Ihrer Datenstruktur entschieden werden. Das Vorgehen und alle Aspekte der Datenmigration werden im Migrationskonzept dokumentiert.

"Im ersten Teil des Projektes wurden die Arbeitsabläufe der Technischen Akademie Ahaus (zwei Datenbank-Systeme und diverse Datenfiles) auf ANTRAGO umgestellt und an das bestehende Content Management System angebunden. Bereits zu diesem Zeitpunkt optimierten wir durch ANTRAGO unsere Abläufe und die Zusammenarbeit der beiden Standorte."

Technische Akademie Ahaus

Go live

Produktiver Start des neuen Systems

Bei der Umsetzung begleiten wir unsere Kunden gerne vor Ort. Diese kann durch Präsenz während der ersten Tage des Livegangs erfolgen. Alternativ oder ergänzend kann eine nachgelagerte Projektphase, die einige Wochen nach dem Start des Echtbetriebs stattfindet, durchgeführt werden. In dieser Phase können offene Fragen und aufgetretene Probleme bei der praktischen Umsetzung der Prozesse besprochen und gelöst werden.

Zum Abschluss des Projektes werden die Soll-Projektziele aus der Analyse mit den erreichten Ist–Projektzielen des Projektes abgeglichen und ein Projektabschlussbericht erstellt.

"Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, stand uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zu Seite, welches uns jederzeit behilflich war und uns immer schnell und freundlich unterstützt hat. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes."

Norddeutsche Kälte-Fachschule

Kundenleitfaden

Beschreibung Ihrer Prozesse in Ihrem Stil

Welche zusätzlichen Informationen werden bei der Erfassung eines Studierenden benötigt? Wie erfolgt die Abrechnung von Studiengebühren? Diese und viele weitere Prozesse werden im Projektverlauf festgelegt und in ANTRAGO academy gemeinsam konfiguriert. Das definierte Vorgehen wird in den Protokollen festgehalten. Genauso wichtig ist es, dieses Vorgehen auch in Ihre Prozessbeschreibungen aufzunehmen, um eine vollständige Integration Ihrer Campus Management Software in Ihre Prozesslandschaft zu dokumentieren.

Hierzu empfehlen wir die Erstellung von Kundenleitfäden. Diese stellen keinen Ersatz der ANTRAGO Handbücher dar, sondern sind eine auf Ihre Hochschule zugeschnittene Dokumentation Ihrer Arbeitsweise.

Bei der Erstellung gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Viele unserer Kunden legen Wert darauf, diese Beschreibung eigenständig zu erstellen, um eine einheitliche Dokumentation Ihrer Prozesse zu erreichen. Bei einigen Kunden wird diese Aufgabe auch an die RR Software GmbH ausgelagert und unsere Mitarbeiter erstellen diese Dokumentation. Die Entscheidung, welche Intensität der Unterstützung Sie erhalten möchten, liegt bei Ihnen.

Dokumentation

Mehr als nur Handbücher

Zur Erreichung dieses Ziels haben wir eine einheitliche Strategie zur Dokumentation in unseren Projekten entwickelt. Projekttreffen, Schulungen, Sitzungen des Lenkungsausschusses oder andere relevante Besprechungen werden durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH protokolliert und das Protokoll wird anschließend allen Beteiligten zur Freigabe übermittelt. Anpassungsprogrammierungen werden gemeinsam mit dem Kunden in Lastenheften fixiert.

Um jederzeit auf diese Dokumente zugreifen zu können, hat jeder Kunde Zugang auf ein geschütztes Kundenportal im Internet. Dieses basiert auf Microsoft SharePoint und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projekt. Von der Bereitstellung der Dokumentation, über den Austausch und die Versionierung von Projektunterlagen, bis hin zur Steuerung aller Aufgaben im Projekt - das ANTRAGO Kundenportal bietet eine optimale Basis für die Projektarbeit.

Anpassungsprogrammierungen

Erweiterung des Funktionsumfanges

Bei jeder Anpassung ist es wichtig, dass beide Seiten (Auftraggeber und Auftragnehmer) immer den genauen Umfang der Anpassung verstehen und die gleichen Erwartungen an eine Anpassung haben. Zur Sicherstellung dieser Grundanforderung wird im Rahmen der Projekttage die geplante Programmierung genau besprochen und die verschiedenen Anwendungsfälle werden diskutiert. Auf dieser Grundlage wird ein Lastenheft erstellt, in dem die Zielsetzung, die Anwendungsfälle und die Parameter, unter denen eine Anpassung funktionieren soll, beschrieben sind. Dieses Lastenheft wird durch das Projektteam Ihrer Hochschule geprüft und im Projekttag thematisiert. Notwendige Änderungen werden in das Lastenheft aufgenommen.

Dem Lastenheft kommt eine mehrfache Bedeutung zu. Es stellt die Grundlage für die Aufwandskalkulation, die Beauftragung, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Tests und die Dokumentation der Anpassung dar. Nach der Umsetzung der Programmierung durch unsere Softwareentwicklung erfolgen umfangreiche Funktionstest durch die Qualitätssicherung der RR Software GmbH. Hierbei wird geprüft, ob sich die Anpassungen im Rahmen der Vorgaben des Lastenhefts befinden und ob es ungewollte Seiteneffekte auf bestehende Programmierungen gibt. Sollte es Abweichungen von den definierten Eigenschaften geben, wird korrigiert. Anschließend wird die geschaffene Funktion in die Standarddokumentation der Software ANTRAGO academy aufgenommen.

"Durch die lösungsorientierte Projektarbeit mit der RR Software GmbH konnte das Programm optimal entsprechend unserer Bedürfnisse konfiguriert werden. Dabei haben wir so gut wie nie die Auskunft bekommen, dass unsere Wünsche und Anforderungen nicht mit ANTRAGO abgedeckt werden können."

Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen

Projekttage

Gemeinsam konfigurieren wir Ihre Campus Management Software

Hierbei gehen wir gemeinsam deutlich stärker in die Details und jeder einzelne Prozessschritt wird besprochen. Unsere Mitarbeiter unterweisen alle Mitglieder des Projektteams in den notwendigen Konfigurationsarbeiten zur Abbildung der einzelnen Prozesse. Durch dieses Vorgehen wird an Ihrer Hochschule das Wissen aufgebaut, ANTRAGO academy eigenständig, ohne Unterstützung der RR Software GmbH, zu administrieren und auf laufende Veränderungen hin anzupassen. Auf diese Weise wird jeder einzelne Meilenstein gemeinsam abgearbeitet und ANTRAGO academy auf Ihre Anforderungen bezogen konfiguriert.

Die im Kickoff vorgeschlagenen Soll-Prozesse werden durch dieses Vorgehen verfeinert und finalisiert. Die Anzahl der notwendigen Projekttage richtet sich nach dem umzusetzenden Projektumfang und der Komplexität Ihrer Prozesse sowie der Größe und Struktur der Hochschule.

"Einen wichtigen Beitrag zu diesem Projekterfolg leisteten unter anderem auch die regelmäßigen von der RR Software GmbH durchgeführten Projektbesprechungen, in denen der Projektfortschritt (z.B. im Hinblick auf Programmerweiterungen) kontinuierlich analysiert und die nächsten Projektschritte konkret abgestimmt wurden."

Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen

Schulungen

Grundlage für Entscheidungen im Projekt und für die weitere Konfiguration

Aus diesem Grund startet die Projektphase immer mit einer zweitägigen Grundlagenschulung für das Projektteam. In dieser Schulung wird das Basiswissen zu ANTRAGO academy vermittelt und der Grundstein für die weitere Einführung gelegt. Die Vermittlung der Handhabung unserer Software ANTRAGO academy erfolgt im gesamten Projektverlauf.

Im Rahmen der einzelnen Projekttage wird gemeinsam an der Konfiguration gearbeitet und durch die eigenständige Umsetzung prägt sich die ANTRAGO-Handhabung sehr intensiv ein. Für bestimmte Themengebiete ist jedoch die Vermittlung im Rahmen von Schulungen sinnvoller. In regelmäßigen Abständen werden, ergänzend zu den Projekttagen, Schulungen zu den verschiedenen Themenschwerpunkten angeboten (z.B. zur Erstellung von Dokumenten mittels unseres Reportingtools oder zur Administration von ANTRAGO academy).

Die Schulung der Endanwender kann in zwei Varianten umgesetzt werden. Die Mitglieder des Projektteams übernehmen als Key-User die Schulung ihrer Kollegen. Alternativ werden Ihre Nutzer durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH geschult. Die Schulungsinhalte, das Vorgehen und der Schulungsumfang werden im Projektteam abgestimmt.

"ANTRAGO-Schulungen: kurzweilig - informativ - lehrreich - hilfreich. Auch komplexe Sachverhalte in ANTRAGO konnten dank der hohen fachlichen Qualifikation des Dozenten leicht vermittelt werden. Die neuen Erkenntnisse helfen uns bei der täglichen Arbeit mit ANTRAGO."

BKK Akademie

Projekt Kickoff

Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt legen

Die Prozesse werden hierbei an konkreten Anwendungsfällen aus dem Alltag Ihrer Hochschule vorgestellt. Damit finden sich Ihre Mitarbeiter schnell in den vorgestellten Abläufen zurecht und können das Gezeigte sofort erfassen und beurteilen. Die Ergebnisse der anschließenden Feedbackrunde fließen direkt in die zukünftige Projektarbeit ein und dienen der Feinjustierung der weiteren Projektarbeit.

In der zweiten Hälfte des Tages dreht sich alles um das eigentliche Projekt. Wie erfolgt die Zusammenarbeit? Was erwarten alle Projektbeteiligten voneinander? Welche Risiken gibt es und wie können diese minimiert werden? Zum Abschluss wird die Terminplanung noch einmal besprochen, der Zuschnitt der Meilensteine final festgelegt und es werden gemeinsam die nächsten Termine vereinbart.

"Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung der RR Software GmbH vom ersten Kontakt an. Die Mitarbeiter setzten sich mit uns zusammen, um gemeinsam ein passendes Konzept auszuarbeiten. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt."

PIW Training & Beratung GmbH

Startkonfiguration

Der erste Aufschlag für Ihre neue Campus Management Software

Diese Konfiguration stellt die erste Abbildung Ihrer neuen Prozesse dar. Bei der Einrichtung fließen die besprochenen Inhalte der Analyse in die Software ein und zentrale Bereiche Ihrer neuen Campus Management Lösung werden konfiguriert.

  • Anlegen von Studiengängen
  • Einrichtung der zugehörigen Prüfungsordnungen
  • Erfassung des Curriculum für die Planung der Lehrveranstaltung
  • Konfiguration der Abrechnung von Studien- oder Prüfungsgebühren
  • Aus den getroffenen Vereinbarungen zur Priorisierung und Terminierung wird der Projektplan erstellt.

    "Zu Beginn des Projektes fand eine Prozessanalyse statt, in der wir unsere Anforderungen spezifiziert und festgehalten haben. Im Ergebnis dieser Analyse entstand ein detaillierter Zeit- und Projektplan für die Einführung und Anpassung der Software."

    Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung

    Analyse

    Zusammenhänge verstehen und Abhängigkeiten identifizieren

    Zusammen mit Ihrem Projektteam und zentralen Anwendern der jeweiligen Bereiche nehmen wir Ihre Ist-Prozesse auf und dokumentieren diese. In dieser Projektphase geht es darum, Zusammenhänge zu erarbeiten, Abhängigkeiten aufzuzeigen und ggf. notwendige Anpassungen an der Software zu identifizieren.

    Gemeinsam mit Ihrem Projektteam priorisieren wir die notwendigen Schritte zur Einführung von ANTRAGO academy und erstellen auf der Grundlage der aufgenommenen Prozesse einen Vorschlag für Ihre neuen Prozesse.

    "Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett zu verändern."

    Mettenmeier GmbH, FGE Trainings Center