ANTRAGO: Tipps und Finessen, die Sie kennen müssen

Effektive Funktionen, die Ihre Arbeit erleichtern.

Wer sein Werkzeug beherrscht, schafft nicht nur komplexere Aufgaben in einer kürzeren Zeit. Die Arbeit gelingt auch einfacher und macht mehr Freude. Wir möchten Ihnen helfen, Ihr Werkzeug ANTRAGO so effektiv wie möglich einzusetzen.

Auf dieser Seite finden Sie Tipps und Finessen für Einsteiger und Profis der Bildungsmanagement-Software ANTRAGO, die wir regelmäßig im Zuge unserer Webinar-Reihe "10 Tipps und Finessen, die Sie kennen müssen!" vorstellen.

Nach jedem Webinar erweitern wir die Liste für Sie - im Ergebnis erhalten Sie ein digitales Nachschlagewerk über schnelle, aber besonders effektive Funktionen in ANTRAGO, die Ihre Arbeit erleichtern werden.


Webinar am 09.07.20

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Webinar vom 24.06.20

Webinar verpasst? Hier können Sie die kostenfreie Aufzeichnung anfordern!
  • Übersichtliche Darstellung der anreisenden Teilnehmenden
  • Zuordnung von Zimmern direkt im Check-In
  • Gleichzeitiges Arbeiten von mehreren Mitarbeitenden
  • Gleiches Fenster auch für die Abreise (News 1709005)
Technische Beschreibung:

Für Kunden mit dem Modul ´ANTRAGO - hotel´ wurde das Fenster ´Teilnehmer zum Anreisetag´ [1] geschaffen. Im oberen Teil des Fensters kann eine Veranstaltung ausgewählt werden. Im unteren Teil des Fensters werden zur ausgewählten Veranstaltung alle Teilnehmer angezeigt. In der Tabelle kann dem Teilnehmer ein Zimmer zugewiesen werden.

Als Zusatzinformationen werden die ´variablen Datenfelder´ aus dem Personenfenster angeboten, welche auch geändert werden können. Mit dem Flag ´Angereist´ kann angegeben werden, dass der Teilnehmer tatsächlich angereist ist.

[1] Menüpunkt: Bearbeiten -> Hotel -> Teilnehmer zum Anreisetag

  • Einfache Erfassung von Tagen, an denen Dozierende nicht eingeplant werden können
  • Unterstützung der Planerinnen und Planer
  • Vermeiden Sie regelmäßig die gleichen Tage bei Dozierenden anzufragen
  • Unterscheidung von regelmäßigen Ausfallzeiten und anderen Abwesenheiten (Urlaub, Fortbildung, …)
Technische Beschreibung:

Bei Dozierenden lassen sich feste Ausfallzeiten erfassen (Menüpunkt: Bearbeiten -> DozentInnen -> DozentInnen -> Explorermenü: Planung / Abrechnung-> Fenster: Regelmäßige Ausfallzeiten ). Die erfassten Zeiten werden in der Stundenplanung und im grafischen Belegungsplan angezeigt.

  • Anzeige der Bildungshistorie der anzumeldenden Teilnehmer
  • Entscheidung auf Basis der besuchten Veranstaltungen
  • Darstellung der besuchten Veranstaltungen
  • Vermeidung von weiteren Ansichten oder externen Tabellen
Technische Beschreibung:

News 401 - Neuer Eintrag in der ANTRAGO.INI (Sektion [STEUERUNG] Eintrag BLOCKANMELDUNGBASISDATUM)

Dieser Eintrag dient dazu, im Fenster ´Mehrfachzuordnung von Teilnehmer´, festzulegen, ob die Werte für Vorseminare, Anmeldungen und Wartelisten ausgehend vom aktuellen Datum oder von Beginn Datum der Veranstaltung bestimmt werden sollen. Der Aufruf des Fensters ist aus dem Teilnehmerfenster (im Explorermenü über: Blockzuordnung) möglich.

;BLOCKANMELDUNGBASISDATUM gibt an ob in der Maske Blockanmeldung für die Anzeige von Anmeldungen, Wartelisten, Vorseminare
; von BeginnDatum der aktuellen Veranstaltung oder vom heutigen Datum ausgegangen werden soll.

; Bsp.: Beginn Datum der Veranstaltung: 18.04.2007, Heute: 28.04.2007
; bei der Einstellung VSTGBEGINN werden für Anmeldungen, Wartelisten und Vorseminare Veranstaltungen ausgehend vom Beginn Datum der
; Veranstaltung angezeigt. Ist ein Teilnehmer zu einer Veranstaltung ab dem 18.04.2007 angemeldet oder auf der Warteliste wird dies angezeigt.
; Die Vorseminare beziehen sich dann auf den Zeitraum vor dem 18.04.2007.
; Ist die Einstellung HEUTE gewählt werden nur Anmeldungen oder Wartelisten Einträge gezeigt die in der Zukunft liegen. Bei den Vorseminaren
; werden alle Veranstaltungen eingerechnet, die vor dem aktuellen Datum liegen.

; mögliche Werte (VSTGBEGINN, HEUTE)
BLOCKANMELDUNGBASISDATUM=VSTGBEGINN

  • Möglichkeit, geplanten SOLL-Unterrichtseinheiten (UE) zu überplanen
  • Soll-UE wird weiterhin angezeigt
  • Überwachung von IST–UE und SOLL–UE
  • Einfache Identifikation der Stunden, die über das SOLL hinaus geplant werden müssen
Technische Beschreibung:

News 724 - Neue Funktionalität ´Stoffplan überplanen´

Bei der bisherigen Stundenplanung wurde im Stoffplan eine zu planende Menge angegeben. Während der Planung selbst, konnte diese Zahl nicht überschritten werden.

Über die Funktionalität ´ohne Mengenüberwachung´ im Fenster ´Stoffplan´ (Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> ... -> Explorermenü ´Stoffplan´) konnte diese Prüfung bereits für den jeweiligen Stoffplan abgeschaltet werden. Allerdings gehen bei dieser Option auch die Sollzahlen verloren, weil sich diese immer den Ist-Zahlen anpassen.

Durch das neue Auswahlfeld ´Stoffplan überplanen´ auf der Registerkarte ´Planung´ im Fenster ´Systemkonstanten Allgemein´ (Menüpunkt: System -> Grundeinstellungen -> Systemkonstanten -> Systemkonstanten Allgemein) kann die Überwachung der Ist-Zahlen für alle Stoffpläne abgeschaltet werden. Bei dieser Funktionalität bleiben die Sollzahlen als Planungszahlen erhalten.

  • Erhöhung der Übersichtlichkeit der Reports
  • Darstellung von Reports in Abhängigkeit der Veranstaltung
  • Flexible Einrichtungen in ANTRAGO
  • Vereinfachung der Arbeitsprozesse
Technische Beschreibung:

Wenn im Report in der Registerkarte „Administration“ das Feld „Zuordnung" mit einem Begriff füllt, sieht man den Report in der Reportauswahl nur dann, wenn man auf einer VSTG steht, die den gleichen Begriff im Feld "Zuordnung" unter Registerkarte "Vstg" besitzt. Hat die angemeldete Person Administrationsrechte zugeordnet, wird diese Einstellung übersteuert.

Beispiel: In Seminaren wird in der Registerkarte „VSGT“ im Feld Zuordnung der Begriff „Webinar“ eingetragen. In zwei Reports wird in der Registerkarte „Aministration“ ebenfalls der Begriff "Webinar" eingetragen. So wird dieser Report nur bei den Veranstaltungen mit der Zuordnung „Webinar“ angezeigt.

Soll ein Report bei mehreren Begriffen angezeigt werden, so können die Begriffe im Report mit Semikolon getrennt werden.

  • Weitere Erhöhung der Übersichtlich in ANTRAGO
  • Darstellung der Dokumente und Notizen in übersichtlicher Form
  • Flexible Einrichtung durch die Benutzenden
  • Zentrale Vergabe der Ansicht an alle Nutzerkonten
Technische Beschreibung:

News 5081 - Neue Tabellenfunktionalitäten

Die Tabellen in ANTRAGO wurden um folgende Funktionalitäten erweitert:

Gruppierung
Beim Gruppieren können die Tabelleneinträge nach einer oder mehreren Spalten zusammengefasst werden und erscheinen dann in separat ein- und ausblendbaren Gruppen. Über Einträge im Kontextmenü können diese im Gesamten ein- und ausgeblendet werden.

Filterung
Im Kontextmenü des Tabellenkopfes kann eine Filterzeile für die Tabelle einblendet werden (Kontextmenüeintrag ´Filterzeile einblenden´). Wird in dieser etwas eingegeben, so wird der Inhalt der gewählten Spalte während der Eingabe nach diesem Begriff gefiltert.
Über den Kontextmenüeintrag ´Filter bearbeiten´ kann ein komplexerer Filter eingestellt werden. Dieser wird bei Filterung in der Fußzeile der Tabelle angezeigt.

Ausblenden von nicht benötigten Spalten
Im Kontextmenü des Tabellenkopfes kann die Funktionalität ´Spaltenauswahl´ geöffnet werden. Wird eine Spalte in das sich öffnende Fenster gezogen, so wird sie für den aktuellen Benutzer nicht mehr angezeigt. Um die Spalte wieder anzuzeigen, ist sie einfach wieder auf die Tabelle zu ziehen.

Sortierung
Die Inhalte einer Tabelle können Sie durch einen einfachen Klick auf die zu sortierende Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Die Sortierung kann auch über das Kontextmenü des Tabellenkopfes erfolgen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die optimale Breite für eine oder für alle Spalten zu setzen.

  • Schnelle Übersicht über die getroffenen Einstellungen der Thesauren
  • Darstellung der gesetzten Einstellungen in jedem Thesaurus
  • Wer hat wann einen Thesaurus gesetzt und wer hat wann Werte entfernt?
  • Übersichtliche Darstellung der historischen Werte - auch per Report abrufbar
Technische Beschreibung:

Im Thesaurusfenster im Personen-, Firmen,- und Veranstaltungsfenster lässt sich mit der rechten Maustaste die Historie des jeweiligen Thesaurus einsehen.

Reportprozedur ´F/P - Thesaurushistorie´ der Reportart ´Zielgruppe Firma / Person´ zugeordnet (News 1203)

Die Reportprozedur ´F/P - Thesaurushistorie´ steht jetzt auch in der Reportart ´Zielgruppe Firma / Person´ zur Verfügung.

  • Individuelle Darstellung in ANTRAGO
  • In jedem Fenster einstellen, welcher Tab zuerst angezeigt wird
  • Direkt beim Öffnen eines Fensters werden die notwendigen Informationen angezeigt
  • Optimierung der Arbeitsweise und Minimierung der Klicks
Technische Beschreibung:

Über die folgenden INI-Einträge kann eingestellt werden, welcher Tab beim Öffnen eines Fensters zuerst geöffnet werden soll.

;PERSON_START_TAB: Dieser Eintrag legt fest, mit welchem Tab die Personen-Maske standardmäßig geöffnet werden soll
;mögliche Einstellungen sind: 1=KIS, 2=Thesaurus, 3=Verknüpfung, 4=Adresse, 5=Teilnehmer, 6=Umsatz, 7=Preise, 8=Zusatz
;Standard=1
PERSON_START_TAB=3
;FIRMA_START_TAB: Dieser Eintrag legt fest, mit welcher Registerkarte das Firmenfenster standardmäßig geöffnet werden soll
;mögliche Einstellungen sind: 1=KIS, 2=Thesaurus, 3=Verknüpfung, 4=Adresse, 5=Veranstaltung, 6=Umsatz, 7=Preise, 8=Zuordnung, 9=Zusatz
;Standard=1
FIRMA_START_TAB=3
;VERANSTALTUNG_START_TAB: Dieser Eintrag legt fest, mit welcher Registerkarte das Veranstaltungsfenster standardmäßig geöffnet werden soll
;mögliche Einstellungen sind: 1=KIS, 2=Thesaurus, 3=Bemerkung, 4=Veranstaltungsstab, 5=Abrechnung, 6=Auftraggeber/Beleger, ;7=Teilnehmer, 8=Dozenteneinsätze, 9=Zusatz, 10=Seminarform
;Standard=1
VERANSTALTUNG_START_TAB=3
;TEILNEHMER_START_TAB: Dieser Eintrag legt fest, mit welcher Registerkarte das Teilnehmerfenster standardmäßig geöffnet werden soll
;mögliche Einstellungen sind: 1=Teilnehmerrechungsdaten, 2=Teilnehmerstatus, 3=Bemerkung, 4=Zusatz, 5 = TK (Telekommunikationsverbindungen)
;Standard=1
TEILNEHMER_START_TAB=2
;STOFFPLAN_START_TAB: Dieser Eintrag legt fest, mit welcher Registerkarte das Detailplanungsfenster im Bereich Stoffplan standardmäßig geöffnet werden soll
;mögliche Einstellungen sind: 1=Themengruppe, 2=Themen
;Standard=2
STOFFPLAN_START_TAB=2
;VORGANG_START_TAB: Dieser Eintrag legt fest, mit welcher Registerkarte das Vorgangsfenster standardmäßig geöffnet werden soll
;mögliche Einstellungen sind: 1=Zahlung/Preise, 2=Kopftext, 3=Fusstext, 4=Adresse, 5=Lieferadresse, 6=Zusatz, 7=Positionen, 8=Raten, 9=Summen, 10=Zuordnung
;Standard=1
VORGANG_START_TAB=1

Update vom 29.06.20: News 1907017 - Definition der vorausgewählten Registerkarte beim Aufruf eines Fensters

Bisher konnten Sie über die ANTRAGO.INI für bestimmte Fenster festlegen, welche Registerkarte beim Öffnen des Fensters ausgewählt ist. Dafür wurde bisher mit der Angabe von Ziffern gearbeitet, was zu Schwierigkeiten führte, wenn die Fenster mit dem iCustomizer angepasst wurden. Deshalb wurde die Angabe der Registerkarten nun auf den Anzeigenamen erweitert. Dieser kann alternativ statt der Ziffer im INI-Eintrag angegeben werden.
Beispiel: VERANSTALTUNG_START_TAB=VSTG

Dies betrifft die folgenden INI-Einträge: PERSON_START_TAB, FIRMA_START_TAB, VERANSTALTUNG_START_TAB, TEILNEHMER_START_TAB, STOFFPLAN_START_TAB, VORGANG_START_TAB

  • ANTRAGO überwacht, welche Personen ein Dokument bereits erhalten haben
  • Nur neue Anmeldungen erhalten die Dokumente
  • Vermeidung von doppelten Aussendungen an Personen
  • Erhöhung der Effizienz des täglichen Arbeitens in ANTRAGO
Technische Beschreibung:

News 518 - Neue Option für Wiedervorlagedrucklisten

Im Bearbeitungsfenster für Drucklisten, welches über das Druckfenster aufgerufen werden kann, gibt es auf der Registerkarte ´Wiedervorlage´ unter der Einstellung ´nach Beenden des Reports wird ein Satz in der Wiedervorlage erzeugt´ die neue Option ´Report nur für Firmen/Personen/TeilnehmerInnen starten, welche noch keinen Wiedervorlagesatz haben´.


Webinar vom 10.06.20

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  • Jede Planung kann mit einer Farbcodierung versehen werden
  • Erhöhung der Übersichtlichkeit der Planung im Planungstool
  • Die Farbe kann entweder im Thema oder beim Dozierenden eingestellt werden
  • Im Planungstool haben die Planerinnen und Planer die Möglichkeit die Färbung ein- bzw. auszuschalten
Technische Beschreibung:
Sie haben nun die Möglichkeit, den Planungen eines Dozenten in ANTRAGO planung plus eine Farbe zuzuordnen. Dazu wurde im Dozentenfenster auf der Registerkarte ´Angaben zur Person´[1] eine Schaltfläche zur Farbdefinition geschaffen. Sie ermöglicht die Zuordnung einer Farbe zur Markierung von Planungen eines bestimmten Dozenten. Alle Planungen mit diesem Dozenten werden in ANTRAGO planung plus in dieser Farbe dargestellt. In ANTRAGO planung plus können Sie einstellen [2], ob die Planung mit der Farbe des Themas oder der Farbe des Dozenten angezeigt werden soll.
[1] - Menüpunkt: Bearbeiten -> DozentInnen -> DozentInnen -> Registerkarte: Angaben zur Person

[2] – Planung plus: Menüpunkt: Extras -> Registerkarte: Sonstiges -> Bereich: Farbe der Planung

  • Einfache Anordnung der benötigten Reports
  • Jede Nutzerin / jeder Nutzer kann die benötigten Reports eigenständig anordnen
  • Es werden nur Reports angezeigt, für die auch die Rechte vorhanden sind
  • Schneller Zugriff auf die Reports und übersichtliche Darstellung
Technische Beschreibung:

Im Druckfenster lassen sich Reports über die rechte Maustaste dem Arbeitsplatz des Benutzers hinzufügen. Den Report auswählen, rechte Maustaste drücken und den Eintrag „Report dem Arbeitsplatz hinzufügen“ auswählen.

Der Report wird zusätzlich im Arbeitsplatz des Druckfensters angezeigt. Neu hinzugefügte Reports werden immer als letzter Report dem Arbeitsplatz hinzugefügt. Können aber in der Reihenfolge so angeordnet werden, wie die Nutzerin / der Nutzer dies wünscht. Sollen Report entfernt werden, im Arbeitsplatz den entsprechenden Report auswählen und über die rechte Maustaste „Entfernt den Report vom Arbeitsplatz“. Die Einstellungen sind immer bezogen auf das aktuelle Login.

  • Einfache Auswahl von mehreren Reports
  • Mehre Dokumente an verschiedene Empfänger per E-Mail versenden oder ausdrucken
  • Einfache und intuitive Handhabung durch die Nutzenden
  • Individuelle Zusammenstellung von Reports
Technische Beschreibung:

News 935 - Erweiterung der Funktionalität für den Mehrfachdruck

Die Reportprozedur ´REP - Mehrfachdruck´, welche bisher nur der Reportart ´Teilnehmerlisten´ zugeordnet war, steht jetzt in allen Reportarten zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Reportprozedur ist es möglich, mit einer Datenermittlung mehrere Dokumente zu erzeugen. Dabei können neben QRP-Vorlagen auch Word-, Excel- und List&Label-Vorlagen verwendet werden. Durch die Angabe eines ´Empfängers´ kann festgelegt werden, ob ein Dokument für alle Empfänger (z.B. Teilnehmerliste) bzw. ein Dokument für jeden Empfänger einzeln (z.B. Teilnehmeranschreiben) erzeugt werden soll.

Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, beliebige Drucklisten zu einem Mehrfachdruck zusammenzufassen. Im Druckfenster können mit Hilfe der ´STRG-Taste´ mehrere Drucklisten markiert werden. Diese werden dann zusammen ausgegeben. Eine Kombination aus Drucklisten bei denen die Reportprozedur ´REP - Mehrfachdruck´ verwendet wird und anderen Drucklisten ist ebenfalls möglich.

Bei dem Mehrfachdruck werden zunächst PDF-Dokumente erstellt. Diese können dann auf einem Drucker ausgegeben werden oder als E-Mail-Anhang per E-Mail versandt werden. Für die Erstellung und Ausdruck der PDF-Dokumente sind folgende Tools erforderlich, welche durch ANTRAGO bereitgestellt werden:

  • PDFCreator (für die Erzeugung der PDF-Dokumente)
  • Foxit Reader (für die Ausgabe der PDF-Dokumente auf einem Drucker)
  • News 1304019 - Erweiterung der Funktionalität für den Mehrfachdruck

    „Mehrfachmarkierung im Druckfenster [1] jetzt auch nutzbar beim Hinzufügen und Entfernen von Reports in Verbindung mit dem Arbeitsplatz“.

    Im Druckfenster [1] können mehrere Reports mit den Tastenkombinationen Strg+Click und Shift+Click für den einfachen Mehrfachdruck markiert werden. Diese Markierung kann auch dafür verwendet werden, dass mehrere Reports aus dem Arbeitsplatz entfernt bzw. dem Arbeitsplatz hinzugefügt werden können.

    [1] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Schaltfläche ´Drucken [F8]´

    • Anpassung der Symbole in Startbildschirm und Schnellstartleiste
    • Jede Nutzerin / jeder Nutzer legt sich die jeweils benötigten Symbole in die Startleiste
    • Jeweils 8 Symbole können angeordnet werden
    • Module die nicht vorhanden sind, werden nicht zur Auswahl angeboten
    Technische Beschreibung:

    News 806 - Erweiterung der Startbildschirmanpassung

    Die Schaltflächen der ANTRAGO -Symbolleiste und des Fensters ´ANTRAGO / Start´ können um das Fenster ´Dozentendaten´ (Menü Bearbeiten - DozentInnen - DozentInnen) erweitert werden.

    Dazu steht jetzt im Fenster ´Startbildschirm anpassen´ (Schaltfläche ´Startbildschirm anpassen´ im Fenster ´ ANTRAGO / Start´) das Fenster ´DozentInnen´ als Auswahl zur Verfügung und kann dem Fenster ´ ANTRAGO / Start´ und der Symbolleiste hinzugefügt werden. Nimmt diese Einstellung der SYSADM vor, gilt sie für alle Benutzer, die keine eigene Anpassung gespeichert haben. Eine vorgenommene Einstellung für einen anderen Nutzer gilt nur für diesen.

    News 5180 - Nicht vorhandene Module im Startbildschirm werden deaktiviert

    Werden im Startbildschirm nicht vorhandene Module angezeigt, sind diese jetzt automatisch deaktiviert. Das Verhalten gleicht somit jetzt dem der Symbolleiste.

    • Einfache Dubletten-Zusammenführung während der Suche
    • Schnelle Kennzeichnung nach Hauptdatensätzen und Dubletten
    • Direkte Zusammenführung der Dubletten
    • Regeln der Dubletten-Zusammenführung finden hier Anwendung
    • Weitere Informationen zur Dublettenkontrolle
    Technische Beschreibung:

    News 122 - Dublettenkontrolle

    In den Suchergebnistabellen von Firmen und Personen wurde die Möglichkeit geschaffen, Dubletten auch außerhalb der Dublettenkontrolle (Extras - Dublettenkontrolle) zu bearbeiten. Hierzu können über ein Kontextmenü der Hauptsatz und die Dublettenmitglieder markiert werden. Anschließend kann über die Bearbeiten-Schaltfläche die Zusammenführung der Dubletten ausgelöst werden.

    News 1511001 - Neue Funktionalitäten in der ´kleinen´ Dublettenkontrolle: Dubletten sperren und Zusammenführen von Thesaurus-Angaben im Thesaurus-Freitexten

    In der ´kleinen´ Dublettenkontrolle aus der Firmen- [1] und Personensuche [2] heraus kann jetzt gesteuert werden, ob die Dubletten nach der Zusammenführung gelöscht oder als gelöscht gekennzeichnet (Mailingsperre und ´GELOESCHT´ im Memo) werden sollen. Hierfür wurde in der Antrago-Ini in der Sektion ´STEUERUNG´ der Eintrag ´DUBCHECK_SMALL_AKTION´ geschaffen. Voraussetzung für das Löschen einer Dublette ist dabei immer, dass keiner der Gründe vorliegt, der das Löschen einer Person oder einer Firma verhindert. Solche Gründe sind u.a. das Vorhandensein von Rechnungen zum Debitor oder Teilnehmer oder von Dozenteneinsätzen.

    Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, dass der Freitext und andere Felder von Thesauren der Dublette in den Freitext des Hauptdatensatzes übernommen werden können. Hierfür wurden in der Antrago-Ini in der Sektion ´STEUERUNG´ die Einträge ´DUBCHECK_SMALL_MERGE_FREITEXT´ und ´DUBCHECK_SMALL_MERGE_FREITEXT_AUFBAU´ geschaffen. Die Länge des Feldes Thesaurus-Freitext beträgt 254 Zeichen. Bei Überschreitung dieser Grenze wird der Text abgeschnitten. Er erfolgt keine Fehlermeldung. Die beiden neuen Einträge gelten einheitlich für alle Thesauren. Bei Thesauren mit der Eigenschaft „Freitext bei Zuordnung gesetzt“ erfolgt jedoch keine Zusammenführung der Freitexte.

    [1] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Firmen -> Suche (F5)

    [2] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Suche (F5)

    weitere Details zur Steuerung siehe Programmnews 1511001 in ANTRAGO

    • Empfänger entscheiden, ob Sie Dokumente per E-Mail oder per Post erhalten
    • Bei der Erstellung der Dokumente erkennt ANTRAGO diesen Wunsch und erstellt bzw. versendet die Dokumente wunschgemäß
    • Dokumente werden entweder per E-Mail verschickt oder auf dem Standarddrucker der Nutzerin / des Nutzers ausgegeben
    • Entlastung von Standardaufgaben und Minimierung der Fehleranfälligkeit
    • Weitere Informationen zum bevorzugtem Versandweg
    Technische Beschreibung:

    News 1701004 - Neue Funktionalität im Reporting: ´automatische Versandartsteuerung´

    Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Kunden, der generell keine Briefpost von Ihnen bekommen möchte, sondern der immer per E-Mail kontaktiert werden möchte (oder auch anders herum). In ANTRAGO haben Sie nun die Möglichkeit, diesen Wunsch abzubilden, ohne dass Sie beim Druck eines Reports diesen Umstand berücksichtigen müssen.

    Um diese Funktionalität abzubilden, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen: Bei der Firma [1] oder Person [2] hinterlegen und kennzeichnen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse über den neuen Eintrag ´Dokumente´ in der Spalte ´Bezeichnung´. Im Reportfenster [3] aktivieren Sie die Funktionalität auf der Registerkarte ´Empfänger´ über das neue Kontrollkästchen ´Mail- oder Postversand für Empfänger prüfen (nur bei Ausgabe auf Drucker)´ und das zugehörige Kombinationsfeld ´Bezeichnung für Email.

    Wird ein Report [4] mit dem neuen Kennzeichen gedruckt (Schaltfläche Drucken im Druckfenster), wird je Empfänger geprüft, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird der Report per E-Mail versandt, anderenfalls erfolgt die Ausgabe auf dem Drucker. Tritt beim E-Mail-Versand ein Fehler auf, kann der Benutzer entscheiden, ob die Dokumente der nicht versandten E-Mails ebenfalls gedruckt werden sollen.

    Beim E-Mail-Versand wird der im Report angegebene Betreff und Text sowie die Signatur des eingeloggten Bearbeiters verwendet. Zur Nachverfolgung des Versandprozesses kann mit Hilfe eines neuen Antrago.INI-Eintrages REPORT_AUTO_VERSANDART_PROTOKOLL [5] ein Protokoll aktiviert werden. In diesem ist ersichtlich, über welche Versandart der Druck je Empfänger erfolgte (Drucker, E-Mail). Sollte beim E-Mail-Versand ein Fehler auftreten, wird dies ebenfalls im Protokoll vermerkt. Das Protokoll wird an die Absendermailadresse des eingelogten Bearbeiters verschickt.

    Zusätzlich wurde im Reportfenster [3] auf der Registerkarte ´E-Mail´ das Kontrollkästchen ´Druckdokument nicht als Anlage hinzufügen´ in ´Druckdokument nicht als Anlage im E-Mail-Fenster hinzufügen´ umbenannt.

    Wenn Sie einen Report wie bisher über die Schaltfläche ´E-Mail´ versenden, wird für den Report geprüft, ob das neue Kombinationsfeld ´Bezeichnung für Email´ gefüllt ist und ob für den Empfänger eine entsprechende E-Mail-Adresse mit dieser Bezeichnung hinterlegt ist und versendet den Report an diese E-Mail-Adresse. Kann ANTRAGO keine solche E-Mail-Adresse mit der angegebenen Bezeichnung finden, prüft es weiterhin, ob eine Haupt-E-Mail-Adresse vorhanden ist und verwendet diese. Andernfalls wird die zuletzt erfasste E-Mail-Adresse ermittelt und verwendet.

    Zusätzlich wurde der neue Platzhalter REP_VERSANDART geschaffen, wodurch in der Reportvorlage gesteuert werden kann, ob z.B. das Logo angezeigt werden soll oder nicht. Mögliche Werte sind DRUCKER (bei Vorschau und Druck) und EMAIL (bei Email).

    [1] – Menüpunkt: Bearbeiten -> Firmen

    [2] – Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen

    [3] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Schaltfläche ´Drucken´ -> Schaltfläche ´Bearbeiten´

    [4] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Schaltfläche ´Drucken´

    [5] – Antrago.INI-Eintrag REPORT_AUTO_VERSANDART_PROTOKOLL, Sektion [PROTOKOLL]
    [PROTOKOLL]
    ;gibt an, ob beim Druck mit Prüfung der Versandart (Email oder Drucker) ein Protokoll erstellt werden soll
    ;mögliche Einträge: N (Standard), J , M - Protokoll an Absender schicken
    REPORT_AUTO_VERSANDART_PROTOKOLL=N
    • Beim Start einer Veranstaltungsart die Auswahl auf die benötigten Veranstaltungen filtern
    • Individuelle Filter definieren
    • Standardfilter anlegen, die immer wieder genutzt werden können
    • Einfacher Aufruf des Expertenfilters auch in der Veranstaltungsart
    Technische Beschreibung:

    News 352 - Veränderung des Menüs zum Öffnen des Veranstaltungsfensters

    Das Menü zum Öffnen des Veranstaltungsfensters (Bearbeiten -> Veranstaltungen oder über die Schaltfläche ´Veranstaltungen´ auf dem Startbildschirm bzw. der Toolbar) wurde um die Möglichkeit der Filterung von Veranstaltungen erweitert.

    Zusätzlich sind folgende Menüpunkte anwählbar:

    1. Filter
    Bei Anwahl dieses Menüpunktes wird das Filterfenster ´einfacher Filter für Veranstaltungen´ geöffnet, in dem eine Einschränkung auf die zu ladende Veranstaltungsart und die anzuzeigenden Veranstaltungen der ersten 5 Ebenen vorgenommen werden kann. Nach dem Betätigen der Start-Schaltfläche öffnet sich das Veranstaltungsfenster mit den eingestellten Parametern, wobei nur die angegebenen Veranstaltungen und ihre Unterveranstaltungen angezeigt werden. Zusätzlich kann über die Speicher-Schaltfläche die Filtereinstellung als benutzerdefinierter Filter gespeichert werden und steht dann als Expertenfilter zur Verfügung.

    2. Expertenfilter
    Über diesen Menüpunkt öffnet sich das Fenster ´Expertenfilter für Veranstaltungen´ zur Definition von benutzerbezogenen Filtern. Dieses Fenster entspricht dem Filterfenster, das bisher über das Kontextmenü des Veranstaltungsfensters aufgerufen wurde. In ihm können benutzerdefinierte Filter bearbeitet und neu erfasst werden. Die Möglichkeiten in diesem Fenster sind umfangreicher als die des Fensters ´einfacher Veranstaltungsfilter´, da hier Eingrenzungen auf mehrere Veranstaltungen einer Ebene vorgenommen und Veranstaltungsebenen unsichtbar geschaltet werden können.

    3. benutzerdefinierte Filter
    Zusätzlich wird für jeden benutzerdefinierten Filter ein Menüpunkt angezeigt. Bei Anwahl eines dieser Menüpunkte wird das Veranstaltungsfenster unter Anwendung des gewählten Filters geöffnet.

    Die Menüpunkte für die Veranstaltungsarten sind weiter vorhanden. Bei Anwahl solch eines Menüpunktes öffnet sich das Veranstaltungsfenster jetzt ohne Filterung.

    • Komplexere Zugangsvoraussetzungen in Veranstaltungen einbinden
    • Entweder eine SQL Abfrage oder eine Zielgruppenabfrage als Zugangsvoraussetzung einbinden
    • Überwachung von komplexen Zugangsvoraussetzungen in ANTRAGO
    • Minimierung der Fehleranfälligkeit
    Technische Beschreibung:

    News 1405011 - Erweiterung der Zugangsvoraussetzungen (ZV) in der Veranstaltung um die Angabe eigener SQL-Abfragen

    In ANTRAGO wurde die Möglichkeit geschaffen, Zugangsvoraussetzungen (ZV) in einer Veranstaltung durch eigene SQL-Abfragen zu erweitern. Um dies zu ermöglichen, wurde das neue Fenster ´SQL-Abfrage als Zugangsvoraussetzung´ [1] geschaffen. Um eine neue SQL Abfrage zu erfassen, genügt es im Fenster ´Abfragen als Zugangsvoraussetzungen´ [2] einen Doppelklick auf eine leere Zeile durchzuführen. In dem sich nun öffnenden Fenster können die folgenden Felder befüllt werden:

    1. Bezeichnung (Hier muss ein eindeutiger Name eingegeben werden. Wird die Bezeichnung bereits bei dieser Veranstaltung verwendet, ist ein Speichern nicht möglich.)

    2. Beschreibung (Hier kann eine maximal 254 Zeichen lange Beschreibung hinterlegt werden.)

    3. SQL-Statement [3] (Beim Speichern wird geprüft, ob das Statement ausgeführt werden kann.)

    Bei der Erstellung eines SQL-Statements stehen die folgenden Platzhalter zur Verfügung:

    1. <<FP_IDNR>> (eindeutige Identifikationsnummer einer Person)

    2. <<MANDANT_IDNR>> (eindeutige Identifikationsnummer des Mandanten)

    3. <<TLZ_IDNR>> (eindeutige Identifikationsnummer eines Teilnehmers)

    4. <<SORT_NUMMER>> (Identifikationsnummer der Veranstaltung)

    Zusätzlich wurde in der Tabelle des Fenster ´Abfragen als Zugangsvoraussetzungen´ eine neue Kombinationsspalte ´Art der Zugangsvoraussetzung´ geschaffen. Mögliche Werte:

    1. Zielgruppenabfragen (Wird diese Einstellung ausgewählt, kann nach einer bestimmten Zielgruppenabfrage gesucht werden.)

    2. SQL-Statement (Wird diese Einstellung ausgewählt, kann ein SQL-Statement erfasst werden.)

    [1] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsart auswählen -> Veranstaltung laden -> Registerkarte ´VSTG´ -> Schaltfläche ´Abfragen (ZV)´ -> Doppelklick auf ein bereits vorhandenes SQL-Statement/leere Zeile

    [2] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsart auswählen -> Veranstaltung laden -> Registerkarte ´VSTG´ -> Schaltfläche ´Abfragen (ZV)´

    [3] - Beispiel für ein SQL-Statement, welches prüft ob der anzumeldenden Person ein Thesaurus mit dem Schlüssel ´KRKART´ zugeordnet ist und ob der Wert ´Datum bis´ des Thesaurus größer gleich dem Veranstaltungsende der Veranstaltung ist.

    SELECT *
    FROM THEMA TH, THZ T, VERANSTALTUNG V
    WHERE TH.MANDANT_IDNR = <<MANDANT_IDNR>>
    AND T.MANDANT_IDNR = <<MANDANT_IDNR>>
    AND V.MANDANT_IDNR = <<MANDANT_IDNR>>
    AND TH.SCHLUESSEL = ´KRKART´
    AND T.THEMA_IDNR = TH.THEMA_IDNR
    AND T.FP_IDNR = <<FP_IDNR>>
    AND T.DATUM_BIS >= V.ENDE_DATUM
    AND V.STAT_SORT_NUMMER = <<SORT_NUMMER>>
    • Setzen Sie aus der Zielgruppenabfrage heraus auch Thesauren auf der Veranstaltung
    • Mithilfe dieser Funktion lassen sich einfach Merkmale auf mehren Veranstaltungen setzen
    • Wählen Sie mehre Veranstaltungen und wählen Sie die zu setzenden Thesauren
    • Vorhandene Thesauren können gelöscht oder erhalten bleiben
    Technische Beschreibung:

    News 304 - Erweiterung der Funktion „Zielgruppendefinition“ – Thesauren auf Veranstaltungen setzen

    Im Fenster ´Thesauren für Veranstaltung setzen´ (Menüpunkt: Bearbeiten -> Zielgruppendefinition -> Schaltfläche: Thesauren für Veranstaltung setzen), können über das Optionsfeld vorhandene Thesauren auf der Zielveranstaltung gelöscht (löschen) oder erhalten bleiben (nicht löschen).

    • Schnelle Ermittlung der Empfänger auf Basis der Zielgruppendefinition
    • Über die Zielgruppenanfrage werden die Empfänger ermittelt
    • Die Adressen können direkt an das E-Mail Fenster in ANTRAGO übergeben werden
    • Der Versand erfolgt wie gewohnt über ANTRAGO
    • Weitere Informationen zur Zielgruppenabfrage
    Technische Beschreibung:

    News 5133 - Hinzufügen von Zielgruppendefinitionen zur E-Mail-Adressensuche

    Es wurde die Möglichkeit geschaffen, E-Mail-Adressen aus der Datenbank über gespeicherte Abfragen aus der Zielgruppendefinition (Fenster ´Zielgruppendefinition´ [1]) zu suchen. Dazu wurde im Fenster ´E-Mail-Empfänger suchen´[2] eine neue Adressliste Zielgruppendefinition geschaffen.

    Bei der Auswahl wird ein weiteres Kombinationsfeld sichtbar. In diesem können Sie eine gespeicherte Abfrage aus der Zielgruppendefinition auswählen.

    [1] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Zielgruppendefinition

    [2] - Menüpunkt: Extras -> Aufruf E-Mail -> Schaltfläche ´Nachrichtenempfänger hinzufügen´ -> Kombinationsfeld ´Adressliste´ -> ´Zielgruppendefinitionen´ auswählen


    Webinar vom 28.05.20

    Webinar verpasst? Hier können Sie die kostenfreie Aufzeichnung anfordern!
    • Für jede Veranstaltung kann ein eigener Farbcode eingestellt werden
    • Veranstaltungen des gleichen Typs werden in einem Farbcode angezeigt
    • Erhöhung der Übersichtlichkeit im grafischen Belegungsplan
    • Einfaches Umschalten zwischen den Farbgebung (Status, Veranstaltung, Veranstaltungsart, Bearbeitungsfortschritt, Veranstaltungskürzel)
    Technische Beschreibung:
    Für Kunden mit dem grafischen Belegungsplan (ANTRAGO Zusatzmodul ´grafic´) wurde die Möglichkeit geschaffen, die Farbe des Veranstaltungssatzes auf Basis eines Thesaurus aus einer festgelegten Thesauruskategorie zu setzen. Diese Funktionalität kann z.B. für eine detaillierte Belegungsstatusanzeige verwendet werden, indem der Benutzer sich für versch. Status Thesauren definiert, diese mit versch. Farben belegt und bei der Veranstaltungsbearbeitung die entsprechenden Thesauren setzt.

    1. In den Systemkonstanten (Menüpunkt: System->Grundeinstellungen->Systemkonstanten->Systemkonstanten Thesauren) wurde die Möglichkeit geschaffen eine Thesauruskategorie einzustellen. Thesauren, welche dieser Thesauruskategorie zugeordnet werden, können für die Farbgebung im Belegungsplan benutzt werden.

    2. In den Basisdaten für die Thesauren (Menüpunkt: Basisdaten->Adressen->Thesaurus) wurde das Feld Farbe hinzugefügt. Für jeden Thesaurus kann eine Farbe eingestellt werden.

    • Farbliche Darstellung der Zimmerbelegungen anhand von Veranstaltungsfarben
    • Übersichtliche Darstellung welche Zimmerbereiche durch welche Veranstaltungen belegt sind
    • Auswahl, ob Farbe durch Reservierung oder durch Belegungsstatus durch die Benutzerin / den Benutzer
    • Einheitliche Farbcodierung mit grafischem Belegungsplan
    Technische Beschreibung:
    Im Zimmerbelegungsplan [1] wurde die Möglichkeit geschaffen, Belegungen und Reservierungen in Abhängigkeit der zugehörigen Veranstaltung farbig darzustellen.
    Hierfür können den Veranstaltungen Thesauren mit entsprechenden Farbinformationen zugeordnet werden. In den Systemkonstanten Thesauren [2] kann hierfür eine Thesauruskategorie für die Farbdarstellung im Zimmerbelegungsplan angegeben werden (Thesauruskategorie für die Farbgebung in der Zimmerverwaltung).
    In der Begrenzung des Zimmerbelegungsplans [3] wird die Farbeinstellung abhängig vom Veranstaltungsthesaurus gewählt. Nach Bestätigung der Begrenzung erscheinen die Belegungen und Reservierungen in den jeweiligen Farben des Thesaurus, der den Veranstaltungen zugeordnet ist. Enthält eine Veranstaltung keinen Thesaurus der eingestellten Kategorie oder ist keine Kategorie in den Systemkonstanten hinterlegt, so erfolgt die Farbdarstellung für die jeweiligen Belegungen in den normalen Farben der Zimmerbelegung wie bisher. Werden einer Veranstaltung mehrere Thesauren der eingestellten Kategorie zugeordnet, so erfolgt die Farbdarstellung anhand des zuletzt erfassten Thesaurus.
    [1] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Hotel -> Zimmerverwaltung -> Begrenzungsdialog einstellen und bestätigen

    [2] - Menüpunkt: System -> Grundeinstellungen -> Systemkonstanten -> Systemkonstanten Thesauren

    [3] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Hotel -> Zimmerverwaltung

    • Individuelle Anpassung von Tabellen in ANTRAGO
    • Schnelle Suche von Ergebnissen
    • Bessere Übersichtlichkeit durch Gruppierung in Tabellen
    • Vorgabe von Tabelleneinstellungen durch Administration
    Technische Beschreibung:

    Die Tabellen in ANTRAGO wurden um folgende Funktionalitäten erweitert:

    Gruppierung
    Beim Gruppieren können die Tabelleneinträge nach einer oder mehreren Spalten zusammengefasst werden und erscheinen dann in separat ein- und ausblendbaren Gruppen. Über Einträge im Kontextmenü können diese im Gesamten ein- und ausgeblendet werden.

    Filterung
    Im Kontextmenü des Tabellenkopfes kann eine Filterzeile für die Tabelle einblendet werden (Kontextmenüeintrag ´Filterzeile einblenden´). Wird in dieser etwas eingegeben, so wird der Inhalt der gewählten Spalte während der Eingabe nach diesem Begriff gefiltert.
    Über den Kontextmenüeintrag ´Filter bearbeiten´ kann ein komplexerer Filter eingestellt werden. Dieser wird bei Filterung in der Fußzeile der Tabelle angezeigt.

    Ausblenden von nicht benötigten Spalten
    Im Kontextmenü des Tabellenkopfes kann die Funktionalität ´Spaltenauswahl´ geöffnet werden. Wird eine Spalte in das sich öffnende Fenster gezogen, so wird sie für den aktuellen Benutzer nicht mehr angezeigt. Um die Spalte wieder anzuzeigen, ist sie einfach wieder auf die Tabelle zu ziehen.

    Sortierung
    Die Inhalte einer Tabelle können Sie durch einen einfachen Klick auf die zu sortierende Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Die Sortierung kann auch über das Kontextmenü des Tabellenkopfes erfolgen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die optimale Breite für eine oder für alle Spalten zu setzen.

    • Einfacher Zugriff auf erstellte SQL Abfragen
    • Anzeige der Suchergebnisse im Personen- /Firmenfenster und „blättern“ durch die Ergebnisse
    • Zugriff auf aktuelle Datenermittlungen
    • Zwischen persönlichen und öffentlichen Abfragen unterscheiden
    Technische Beschreibung:

    Im Fenster der Zielgruppendefinition besteht über die Schaltfläche „Kopieren“ die Möglichkeit, Abfragen zu Personen oder Firmen so zu speichern, dass die Ergebnisse direkt im Personen bzw. Firmenfenster einzusehen sind. Dies hat den Vorteil, dass man schnell die einzelnen Datensätze durchblättern kann und die jeweiligen Details (Thesauren, KIS, ...) einsehen kann. Die Abfragen können immer wieder aufgerufen werden, die Datenermittlung erfolgt immer auf der aktuellen Basis.

    • Bei der Anmeldung einer Person wird geprüft, ob die Person Zugangsvoraussetzungen erfüllt
    • Prüfung über Person hinaus auch bei Verknüpfungspartner möglich
    • Unterstützung im Tagesgeschäft durch Überwachung von Eignungen in ANTRAGO
    • Vermeidung von doppelter Datenpflege und aufwändigen Kontrollen
    Technische Beschreibung:

    Bei der Anmeldung von TeilnehmerInnen auf eine Veranstaltung ist es jetzt nicht nur möglich, die Zugangsvoraussetzungen einer Person zu überprüfen, sondern auch die Zugangsvoraussetzungen des Verknüpfungspartners.

    Hierfür wurden im Fenster ´Thesaurus für Veranstaltung´ [1] in der Tabelle auf der Registerkarte ´Standarderfassung´ die Spalten ´P TN-Verk´ und ´Standardverknüpfung´ geschaffen. Wird das Kennzeichen ´P TN-Verk´ gesetzt, wird beim Anmelden von TeilnehmerInnen geprüft, ob der Thesaurus bei der Firma bzw. Person gesetzt ist, mit der die Person/TeilnehmerIn über die eingestellte Standardverknüpfung [2] [3] (Teilnehmerverknüpfung) verbunden ist. Ist der Thesaurus beim Verknüpfungspartner nicht vorhanden oder existiert die Verknüpfung beim TeilnehmerIn nicht, wird dies im Fenster ´Fehlende Anmeldungsvoraussetzungen für TeilnehmerIn´ angezeigt.

    Um unterscheiden zu können, dass es sich um eine Zugangsvoraussetzung des Verknüpfungspartners handelt, wird in der Spalte ´Thesaurus von´ der Name der Standardverknüpfung angezeigt. Voraussetzung für das Setzen des Kennzeichens ´P TN-Verk´ beim Thesaurus ist, das dieser zu Veranstaltungen, Firmen und/oder Personen zugeordnet werden kann.

    [1] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsart auswählen -> Menüexplorer: Veranstaltung -> Thesaurus

    [2] – Menüpunkt: Basisdaten -> Adressen -> Verknüpfungen -> Standardverknüpfungen

    [3] – Standardverknüpfungen, bei denen eine Verknüpfung mit dem Kennzeichen ´Verwendung bei Teilnehmerzuordnungen´ zugeordnet ist

    • Einfache Konfiguration von Zusatzfelder in verschiedenen Fenstern
    • Durchsuchbarkeit der Felder und Zugriff in Reportfunktionen auf diese Felder
    • Einsatz in Textbausteinen und Anzeige in Teilnehmendentabellen
    • Bezeichnung der Felder durch Administration schnell anpassbar
    Technische Beschreibung:

    Im Personen-, Firmen-, Veranstaltungs- und Teilnehmendenfenster können jeweils 10 Zusatzfelder definiert werden. Diese können für zusätzliche Funktionen genutzt werden und sind durchsuchbar. Die Zusatzfelder im Teilnehmendenfenster können in der Teilnehmendentabelle im Veranstaltungs- und Teilnehmendenfenster angezeigt werden. Die Bezeichnung der Felder kann mit Administrationsrechten schnell angepasst werden.

    • Zentrale Verwaltung standardisierter Textbausteine
    • Auswahl aus selbstkonfigurierten Textvorlagen
    • Personalisierung durch Einfügen von Platzhaltern (z.B. Zusatzfelder der Veranstaltung)
    • Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen und Entlastung im Tagesgeschäft
    Technische Beschreibung:

    In den Basisdaten können Textbausteine angelegt werden, die in unterschiedlichsten Programmfunktionen eingesetzt werden können.

    [1] Menüpunkt: Basisdaten -> Allgemein -> Textbausteine -> Textfeld „Name“

    • Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail
    • Reporterstellung in Word und Umwandlung als PDF
    • Automatische Ablage im KIS bzw. Bereitstellung im geschützten Webportal (Konfiguration durch Kundenservice der RR Software GmbH)
    • Schnelle Umwandlung durch verschiedene PDF-Tools (MS Word im Standard)
    Technische Beschreibung:

    Bei Reports mit externer Ausgabe an Microsoft Word gibt es die Möglichkeit den Report nach der Anzeige in Word als PDF umzuwandeln und als PDF Dokument im KIS abzulegen bzw. als E-Mail anzuhängen. In den Reporteinstellungen kann dies im Reiter „Externe Reportausgabe“ im Bereich PDF eingestellt werden. Für die Ablage im KIS kann ausgewählt werden ob das PDF oder / und das Original Dokument im KIS abgelegt wird.

    Für die Erstellung der PDF-Dokumente von Microsoft Word oder Excel Drucklisten, lassen sich unterschiedliche Programme nutzen. Standardmäßig wird die PDF Erstellung in Microsoft Word genutzt, alternativ lassen sich über die INI die folgenden Einstellungen vornehmen:

    [REPORT]
    ;REP_PDF_ERSTELLUNG: gibt an, wie die PDF-Dateien erstellt werden sollen
    ;0 – automatische Auswahl (Standard)
    ;1 – Export (Office 2007)
    ;2 – PDFCreator
    ;4 – PS-Datei+Ghostscript
    ;8 – FreePDF
    ;16 – Amyuni PDF Converter
    REP_PDF_ERSTELLUNG = 16

    • Setzen eines Thesaurus (elektronisches Zertifikat) durch die Ausführung eines Reports
    • Schnelles Setzen der neuen Gültigkeit eines Zertifikates durch Setzen des „Bis Datums"
    • "Bis Datum" kann in Abhängigkeit des Veranstaltungsdatums gesetzt werden
    • Schnelle Ermittlung aller Teilnehmenden, bei denen die Zertifikate auslaufen und anschließend Einladungen versenden
    Technische Beschreibung:

    Das Einstellungsfenster der Reportprozedur ´F/P - Thesaurus Setzen´, welche z.B. den Reportarten ´Teilnehmerlisten´ und ´Teilnehmeranschreiben´ zugeordnet ist, wurde um die Option ´während der Reportausführung anzeigen´ erweitert.

    Zusätzlich kann ein Veranstaltungsthesaurus angegeben werden, welcher zur Ermittlung des zu setzenden Thesaurus verwendet werden kann. Ist so ein Thesaurus angegeben, wird geprüft, ob bei der Veranstaltung dieser Thesaurus vorhanden ist. Wenn er vorhanden ist, wird nur der Thesaurus gesetzt bzw. in der Liste angezeigt (wenn Option ´während der Reportausführung anzeigen´ aktiv ist), der als Schlüssel die Bezeichnung der Ausprägung des Veranstaltungsthesaurus hat. Ist der Veranstaltungsthesaurus nicht vorhanden, wird die komplette Liste der eingestellten Thesauren angezeigt, so dass der Nutzer entscheiden kann, welcher Thesaurus gesetzt werden soll.

    • Anzeige / Ausblenden von Veranstaltungen mit bestimmten Thesauren (Filterung)
    • Filter als persönliche Ansichtsoption
    • Erhöhung der Übersichtlichkeit der Veranstaltungsstruktur
    • Unterscheidung zwischen öffentlichen und privaten Filtern
    Technische Beschreibung:

    Im Veranstaltungsfenster [1] besteht ab sofort die Möglichkeit, die Anzeige im Veranstaltungsexplorer sowie die Suche nach Veranstaltungen durch selbst definierte Thesaurusfilter [1] einzuschränken. Für jeden definierten Filter können beliebig viele Thesauren ausgewählt werden, von denen mindestens einer den anzuzeigenden Veranstaltungen zugeordnet werden muss. Verschiedene definierte Filter können auch kombiniert werden, um so die Anzeige weiter einzuschränken.

    Die definierten Filter sind benutzerabhängig, können aber über die Option ´öffentlicher Filter´ auch anderen Benutzern bereitgestellt werden. Wird ein Filter aktiviert [3], so bleibt der Filter auch nach einem erneuten Start von ANTRAGO aktiv, bis er wieder deaktiviert wird. Jeder Benutzer kann pro Veranstaltungsart separate Filter de-/aktivieren.

    [1] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsart wählen

    [2] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsart wählen -> Rechtsklick im Veranstaltungsexplorer -> Menüpunkt: Thesaurusfilter -> Filter definieren

    [3] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsart wählen -> Rechtsklick im Veranstaltungsexplorer -> Menüpunkt: Thesaurusfilter -> gewünschten Filter wählen


    Webinar vom 14.05.20

    Webinar verpasst? Hier können Sie die kostenfreie Aufzeichnung anfordern!
    • Sehen Sie auf einen Blick, welchen Status Ihre Veranstaltungen haben
    • Stornierte, zu planende oder abzurechnende Veranstaltungen schnell erkennen
    • Sofortiger Überblick, bei welchen Veranstaltungen welche Prozesse anstehen
    • Nutzen Sie die Farben zum Verteilen der Verantwortlichkeiten
    Technische Beschreibung:
    Im Fenster Veranstaltungen (Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen) wurde die Möglichkeit geschaffen, die Darstellung der Veranstaltung im Veranstaltungsexplorer anhand des Veranstaltungsstatus farblich anzuzeigen. Zur Nutzung dieser Funktionalität muss der neue Eintrag ´VSTGEXPLORERSTATUSFARBIG´ in der ANTRAGO.INI Sektion [STEUERUNG] auf ´J´ gesetzt werden. Die Farben für den Veranstaltungsstatus können im Fenster Veranstaltungsstatus (Menüpunkt: Basisdaten -> Veranstaltungen -> Veranstaltungsstatus) definiert werden.
    [STEUERUNG]
    ;VSTGEXPLORERSTATUSFARBIG: Durch diesen Eintrag werden die Einträge der Veranstaltungen im Veranstaltungsexplorer farblich anhand des Veranstaltungsstatus dargestellt. Die Farben können in den Basisdaten zum Veranstaltungsstatus definiert werden.
    ;mögliche Werte: J, N
    ;Standard: N
    VSTGEXPLORERSTATUSFARBIG=N
    Update vom 15.05.20:
    Man kann nicht nur einstellen, ob farbig oder nicht, sondern zusätzlich auch, was farbig angezeigt werden soll: Der Ordner, der Text oder beides.
    [STEUERUNG]
    ;VSTGEXPLORERSTATUSFARBIG: Durch diesen Eintrag werden die Einträge der Veranstaltungen im Veranstaltungsexplorer farblich anhand des Veranstaltungsstatus dargestellt. Die Farben können in den Basisdaten zum Veranstaltungsstatus definiert werden.
    ;mögliche Werte: NEIN, ORDNER, TEXT, ORDNER_UND_TEXT
    ;Standard: N
    VSTGEXPLORERSTATUSFARBIG=J
    • Sehen Sie auf einen Blick, welchen Status Ihre Teilnehmenden haben
    • Angemeldete, stornierte, interessierte oder auf Warteliste stehende Teilnehmende schnell erkennen
    • Teilnehmende, die eine besondere Aufmerksamkeit benötigen, lassen sich einfach erkennen
    Technische Beschreibung:
    In den Fenstern Veranstaltungen (Menüpunkt: Bearbeiten -> Veranstaltungen -> Registerkarte TN), TeilnehmerIn (z.B. Fenster Veranstaltungen -> Registerkarte TN (Doppelklick auf einen Teilnehmer)) und Personen (z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Registerkarte TeilnehmerIn) wurde die Möglichkeit geschaffen, den Teilnehmerstatus in der Teilnehmertabelle farblich anzuzeigen. Zur Nutzung dieser Funktionalität muss der neue Eintrag ´TEILNEHMEREIGENSCHAFT_FARBIG´ in der ANTRAGO.INI Sektion [TEILNEHMER] auf ´J´ gesetzt werden. Die Farben für den Teilnehmerstatus können im Fenster Ausprägungen (Menüpunkt: Basisdaten -> Veranstaltungen -> Teilnehmer -> Teilnehmereigenschaften -> Teilnehmereigenschaften -> Ausprägungen) definiert werden.
    [TEILNEHMER]
    ;TEILNEHMEREIGENSCHAFT_FARBIG: Durch diesen Eintrag werden die Felder für die Teilnehmereigenschaft und Teilnehmerausprägung farbig angezeigt. Die Farben können in den Basisdaten für die Teilnehmereigenschaften definiert werden.
    ;mögliche Werte: (J, N)
    ;Standard: N
    TEILNEHMEREIGENSCHAFT_FARBIG=N
    • Individualisieren Sie die Sortiermöglichkeiten der Gebäude
    • Anpassung der Begriffe entsprechend den Bezeichnungen in Ihrer Bildungseinrichtung
    • Einfachere Verwaltung der Zimmer in der Unterkunftsverwaltung von ANTRAGO
    Technische Beschreibung:
    In ANTRAGO wurde die Möglichkeit geschaffen, die Bezeichnungen der Sortiermöglichkeiten ´Gebäudekomplex´, ´Gebäude´ und ´Etage´ individuell im Fenster ´Systemkonstanten Allgemein´ [1] anzupassen. Die angepassten Einstellungen wirken sich in den folgenden Fenstern aus:
    - ´Begrenzung für Zimmerverwaltung´ [2] (dlgBegrenzungZimmerBelegung)
    - ´Zimmer´ [3] (frmZimmer)
    - ´Zimmer filtern´ [4] (dlgZimmerFilter)
    - ´Begrenzung für Bettenbelegung´ [5] (dlgBegrenzungDatumHotelBB)
    - ´Begrenzung für Zimmerbelegung´ [6] (dlgBegrenzungDatumHotel)
    [1] - Menüpunkt: System -> Grundeinstellungen -> Systemkonstanten -> Systemkonstanten Allgemein
    [2] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Hotel -> Zimmerverwaltung
    [3] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Firmen -> Menüexplorer: ´Veranstaltungsstätte / Hotel´ -> ´Veranstaltungsstätte / Hotel´ -> Schaltfläche: ´Zimmer verwalten´
    [4] - Menüpunkt: Bearbeiten -> Hotel -> Zimmerverwaltung -> Schaltfläche: ´Zimmerbelegungsplan starten´ -> Rechtsklick -> Kontextmenü: ´Zimmer filtern´
    [5] - Reportart: ´Bettenbelegung (Datum)´ Begrenzung: ´Begrenzung nach Datum / Hotel´
    [6] - Reportart: ´Zimmerbelegung (Datum)´ Begrenzung: ´Begrenzung nach Datum / Hotel´
    • Übersteuern Sie für bestimmte Veranstaltungen die allgemeine Anmeldebestätigung im Web
    • Veranstaltungs-individuelle Bestätigungsmails automatisiert nach der Anmeldung im Web versenden
    • Für Kunden, die die ANTRAGO Webportale nutzen
    Technische Beschreibung:
    Kunden, die unsere Webportale im Einsatz haben, können eine automatische Eingangs- bzw. Anmeldebestätigung versenden, sobald sich Personen im Web angemeldet haben. Diese automatische Mail kann für bestimmte Veranstaltungen mit einem anderen Text übersteuert werden. Dies macht beispielsweise Sinn, wenn sich die Veranstaltungsarten so stark unterscheiden, dass man mit den Platzhaltern im Text an seine Grenzen kommt. Gerne steht Ihnen der Kundenservice für weitere Fragen zur Verfügung und koordiniert die Umsetzung dieser Funktion. Bitte beachten Sie, dass sie für die Umsetzung ein gesondertes Angebot erhalten.
    • Häufig genutzte Funktionen schnell im Zugriff
    • Bei Veranstaltungen, Teilnehmenden, Personen und Firmen
    • Individuell für jeden Anwendenden einstellbar
    • Schnell per Drag & Drop eingestellt
    Technische Beschreibung:
    Nutzen Sie den Arbeitsplatz im rechten Menüerxplorer in den Bereichen "Veranstaltungen", "Teilnehmer", "Personen" und "Firmen" um häufig genutzte Funktionen schnell im Zugriff zu haben. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschten Funktionen im Menüexplorer per Drag & Drop in den Arbeitsplatz. Die Einstellung ist benutzerspezifisch.
    • Mehr Übersicht über Versand von Massenmails: Protokoll des Versandes anstatt zahlreicher Einzel-Mails im eigenen Postfach
    • Einfachere Kontrolle über den Erfolg des Versandes
    Technische Beschreibung:
    Der Eintrag EMAIL_PROTOKOLL in der ANTRAGO.ini [1] wurde um einen zusätzlichen Wert erweitert. Bisher gab es die Werte J und N, die angaben, ob ein Protokoll geschrieben werden soll oder nicht. Der neue Wert M definiert, dass ein Protokoll erstellt und nach Abschluss des Vorgangs an den Absender der E-Mail zur Kontrolle gesandt wird. Dadurch ist eine Kontrolle über den Erfolg der versendeten E-Mails einfacher möglich. Zu diesem Zweck wird das E-Mail-Protokoll nicht mehr durchgehend in einer Datei ´EmailSenden.txt´ geschrieben und diese Datei permanent erweitert. Stattdessen wird pro Vorgang ein eigenes Protokoll mit Zeitstempel erstellt, welches je nach Wert des ini-Eintrags entsprechend versandt werden kann.
    [1] - ANTRAGO.ini Sektion: [PROTOKOLL]
    ;gibt an, ob für den Versand der Emails ein Protokoll mit Betreff, Datum, Uhrzeit, Emailadressen der Email in der Datei EmailSenden.txt erzeugt wird
    ;Der Wert M erstellt ein Protokoll und versendet es nach Abschluss des Vorgangs an den Absender
    ;mögliche Einträge: N (Standard), J, M
    EMAIL_PROTOKOLL = N
    • Zeitsparendes Zuweisen von bestimmten Merkmalen (Thesauren) zu Teilnehmenden innerhalb einer Veranstaltung
    • bspw. für Bestanden/Nicht bestanden oder Schulnoten
    Technische Beschreibung:
    Im Teilnehmer-Fenster kann im rechten Menüexplorer die Funktion "variabler Thesaurus" ausgewählt werden, um schnell und einfach einer Vielzahl an Teilnehmenden einer Veranstaltung bestimmte Merkmale zuzuweisen, bspw. Noten oder das Bestehen einer Prüfung.
    • Dank Profilen: Zeitsparende und fehlerfreie Anpassungen in bestehenden Veranstaltungen
    • Schnelles Ändern von Preisen, Inhaltsbeschreibungen u. ä.
    • Auswahl, ob Änderungen alle verknüpften Veranstaltungen betreffen oder nur bestimmte Veranstaltungen (bspw. zukünftige)
    Mehr erfahren:
    Veranstaltungsprofile in ANTRAGO nutzen.
    • Jede Teilnehmerin / jeder Teilnehmer erhält Dateien als individualisierte Datei
    • Dateinamen sind sprechend und eindeutig zuzuordnen
    • Der Dateiname wird automatisch gebildet, eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht notwendig
    • Hohe Effizienz für die Benutzenden und hohe Akzeptanz bei Ihren Kunden
    Technische Beschreibung:
    Neue Funktionalität im Reporting bei der Angabe einer ´alternativen Dokumentenbezeichnung´

    Im Reportfenster [1] können jetzt auf der Registerkarte ´Externe Reportausgabe´ im Feld ´alternative Dokumentenbezeichnung´ [2] Platzhalter [3] verwendet werden. Diese können manuell eingegeben oder über das Kontextmenü eingefügt werden. Es können alle Platzhalter verwendet werden, die durch Reportprozeduren bereitgestellt werden. Bei der Bildung der alternativen Dokumentenbezeichnung werden dann die Platzhalter durch die vom Report ermittelten Daten ersetzt.

    [1] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Schaltfläche ´Drucken´ -> Schaltfläche ´Bearbeiten
    [2] – z.B. für Emailversand und KIS – Ablage
    [3] – Platzhalterangabe: im <>
    • Übersichtliche Darstellung der Anmeldungen bei langlaufenden Veranstaltungen
    • Ideal für Veranstaltungen mit unterschiedlichen Ein- und Ausstiegszeitpunkten
    • Einfache Filterung der angemeldeten Personen nach verschiedenen Kriterien
    Technische Beschreibung:
    Im Teilnehmerfenster stehen in Kontextmenü in der Teilnehmertabelle drei Filtereinträge zur Verfügung. (1) aktive TLN: Zeigt alle Teilnehmenden an, die zum jeweiligen Datum auf der Veranstaltung angemeldet sind. (2) TLN zum Stichtag: Es werden alle Teilnehmenden angezeigt die zu einem bestimmten Stichtag auf der Veranstaltung angemeldet waren. (3) Auswahl Möglichkeit zur Anzeige alle Personen die den ausgewählten Thesaurus ggf. mit der Ausprägung zugeordnet haben.

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