Aus- und Weiterbildung verwalten



Das Management in der beruflichen Aus- und Weiterbildung stellt hohe Anforderungen an Sie und Ihre Mitarbeiter. Gleichzeitig erschweren steigende Ansprüche an die Bildungsqualität und eine Vielzahl an Mitbewerbern Ihren Arbeitsalltag. Effiziente Organisationsprozesse sind gefragt, die von täglichen Routinearbeiten befreien und eine professionelle Verwaltung Ihrer Bildungseinrichtung ermöglichen. Ohne Stress und Fehler. Für mehr Erfolg.

Der Einsatz unterschiedlicher Datenbanken, Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogramme lässt alltägliche Verwaltungsvorgänge aufgrund eines immensen Pflege- und Bedienungsaufwandes zu regelrechten Zeiträubern werden, die nicht nur fehleranfällig sondern auch teuer sind. Modernes Bildungsmanagement sieht anders aus …

ANTRAGO berufsbildung: Die Software für die berufliche Bildung

Funktionen

ANTRAGO unterstützt Sie umfassend bei der Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben wie Teilnehmerverwaltung, Veranstaltungsplanung, Lehrgangsverwaltung und Abrechnung. Ihre bestehenden Abläufe werden vereinfacht und optimiert – und das in allen Bereichen Ihrer Bildungseinrichtung. Stellen Sie ANTRAGO nach Ihren Bedürfnissen aus unserem Portfolio zusammen.


  Stammdatenverwaltung
  Korrespondenz & Marketing
  Veranstaltungs­verwaltung
  Stunden- und Raumplanung
  Dozierenden­verwaltung
  Online-Services
  Teilnehmerverwaltung
  Unterkunfts­verwaltung
  Noten- und Prüfungsverwaltung
  Abrechnung
  Reports & Statistiken
  Schnittstellen
Antrago berufsbildung Funktionen
Stammdaten­verwaltung


In ANTRAGO berufsbildung hinterlegen Sie alle relevanten Informationen zu Ihren Interessenten, Teilnehmern, Dozierenden, Ausbildungs- und Praktikumsbetrieben an einer zentralen Stelle.

Dank der Kontakt- und Teilnehmerhistorie sowie der individuellen Merkmalszuordnung stehen alle Daten auf einen Blick zur Verfügung.

Für eine hohe Datenqualität sorgen die Dublettenkontrolle und die integrierte Postleitzahlendatenbank. Zudem unterstützt Sie ANTRAGO bei der datenschutzkonformen Datenverarbeitung.


Korrespondenz und Marketing


Für transparente Verwaltungsabläufe sorgt die Ablage sämtlicher Vorgänge und Dokumente in der entsprechenden Kontakthistorie.

Erstellen Sie individuelle Zielgruppenabfragen auf Basis aller hinterlegten Daten und Merkmale. Auf Knopfdruck generieren Sie Serienbriefe in MS Word oder versenden E-Mails direkt aus ANTRAGO berufsbildung an Ihre Zielgruppe.

Die Anbindung Ihrer Telefonanlage und Ihres E-Mail-Programms erleichtert die tägliche Kommunikation zusätzlich.


Veranstaltungs­verwaltung


Verwalten Sie Veranstaltungen aller Art mit den dazugehörigen Bildungsinhalten, Stoffplänen und Stundenzahlen.

In einer Veranstaltungsstruktur werden alle individuellen Abschnitte und Module übersichtlich abgebildet. Berücksichtigt werden dabei auch Praktikums-, Berufsschul- und Ferienzeiten.

Besonders praktisch: Für die Anlage neuer Veranstaltungen dienen Veranstaltungsprofile als Kopiervorlage. Der grafische Veranstaltungsplan unterstützt Sie zudem bei der Grobplanung.


Stunden- und Raumplanung


Mit ANTRAGO berufsbildung wird die korrekte Planung Ihrer Unterrichtsstunden zur Leichtigkeit. Hierfür werden Themen, Dozenten, Räume und Ressourcen in einem grafischen Stundenplan dargestellt.

Die Planung erfolgt bequem per Drag & Drop. Automatische Plausibilitätskontrollen verhindern dabei Fehlplanungen. Verschiedene Ansichten in mehreren Fenstern schaffen Übersichtlichkeit und ermöglichen eine zeitsparende Arbeitsweise.

Fallen Unterrichtsstunden aus, sind die geplanten Ressourcen wieder verfügbar. So lasten Sie Ihre Kapazitäten optimal aus.


Dozierenden­verwaltung


Ob festangestellte Dozierende oder Honorarkräfte - alle Informationen und Vorgänge können in ANTRAGO berufsbildung hinterlegt werden.

Im grafischen Stundenplan haben Sie einen Überblick über die Verfügbarkeit und Qualifikation der Lehrenden. Auch die Auslastung des Lehrdeputats wird angezeigt. Die Einsatzplanung kann ebenfalls per Drag & Drop vorgenommen werden.

Bei Bedarf können die Honorarrechnungen geprüft und unkompliziert abgerechnet werden. Besonderer Mehrwert: Die Dozierenden haben jederzeit Zugriff auf ihre Einsatzplanung.


Online-Services


Anzeige der Stundenpläne, Erfassung der Noten, Bereitstellung von Dokumenten und vieles mehr: Umfangreiche Web-Funktionen und individuelle Self-Services schaffen eine zentrale Schnittstelle zwischen Ihrer Bildungseinrichtung und den verschiedenen Nutzergruppen.

Dank neuester Technologien sind die Webportale für alle mobilen Endgeräte optimiert.

So profitieren Bewerber, Teilnehmer, Dozierende und Kooperationspartner gleichermaßen von einem hohen Service-Niveau.


Teilnehmer­verwaltung


Von der Anmeldung des Teilnehmers bis zur Zeugniserstellung unterstützt ANTRAGO berufsbildung sämtliche Vorgänge bei der Teilnehmerverwaltung.

Alle Informationen zum Teilnehmer, wie zum Beispiel Teilnehmerstatus, Anwesenheiten und Noten, werden lückenlos und übersichtlich dargestellt. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick zum individuellen Bildungsweg jedes Teilnehmers.

Auch die Durchführung und Auswertung von Teilnehmerbefragungen ist in ANTRAGO berufsbildung einfach umsetzbar.


Unterkunfts­verwaltung


Verwalten Sie Ihre Übernachtungskapazitäten und Verpflegungsleistungen in ANTRAGO berufsbildung.

Hierbei ermitteln Sie die benötigten Mengen auf Basis der individuell zugeordneten Leistungen. Erfassen Sie unterschiedliche Zimmerarten und weisen Sie diese den Teilnehmern im grafischen Zimmerbelegungsplan zu.

Dabei kann auch auf Reservierungen zurückgegriffen werden. So lasten Sie Ihre Unterkünfte optimal aus. Tagesaktuelle Hauswirtschaftspläne, Reinigungs- und Küchenlisten sorgen für einen reibungslosen Ablauf.


Noten- und Prüfungsverwaltung


Erfassen Sie die Noten Ihrer Teilnehmer direkt in ANTRAGO. Aus den Einzelnoten werden durch die konfigurierbaren Berechnungsregeln in der Software die Modul-, Zwischen- und Endnoten automatisch berechnet.

Unterschiedliche Ausbildungsverordnungen und – vorgaben weisen Sie schnell Ihren verschiedenen Veranstaltungen zu. So ist die korrekte Ermittlung des Leistungsspiegels der Teilnehmer zukünftig sicher erledigt.

Zeugnisse, Notenbescheinigungen und Listen sind durch die Reportingfunktion einfach erstellt.


Abrechnung Abrechnung


Behalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die vereinbarten Zahlungstermine und Beträge, indem Sie teilnehmerindividuelle Leistungs- und Zahlungspläne erstellen.

Alternativ ist auch die Rechnungslegung an den Teilnehmer oder an einen abweichenden Rechnungsempfänger möglich. Unterschiedliche Zahlungskonditionen, Preiskategorien und Rabatte sind ebenso frei definierbar wie Kostenstellen-, Kostenträger- und Kontenzuordnungen.

Und: Auch der schnelle Datenaustausch mit der vorhandenen FiBu-Software ist mit ANTRAGO berufsbildung möglich.


Reports und Statistiken


Auf Grundlage der im System gehaltenen Daten sind Sie schnell in der Lage, beliebige Dokumente, Auswertungen und Berichte in Ihrem individuellen Layout anzufertigen.

Mitgelieferte Schnittstellen zu MS Word und MS Excel sowie der integrierte Reportgenerator List & Label erleichtern Ihnen zum Beispiel die Erstellung von Rechnungen, Bescheinigungen, Plänen, Listen, Verträgen und Finanzstatistiken.

So halten sowohl Sie als auch Ihre Teilnehmer und Kostenträger innerhalb kürzester Zeit die benötigten Unterlagen in den Händen.


Schnittstellen


ANTRAGO berufsbildung ist schnittstellenoffen. Somit ist der reibungslose Datenaustausch zu nahezu allen Programmen möglich.

Beispielsweise sind Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen, Lernplattformen, HR-Software, Weiterbildungsdatenbanken, Gebäudeleitsystemen und dem Active Directory im Einsatz.

Dabei werden die Daten entweder direkt, über eine Datei oder via Webservices ausgetauscht.


Sie möchten mehr erfahren?

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Referenzen

  • Mettenmeier GmbH, Geschäftsbereich FGE Trainingscenter

    "In ANTRAGO können Weiterbildungen unterschiedlicher Art verwaltet werden. Unabhängig von der Komplexität und Dauer können alle unsere Veranstaltungen im System untergebracht werden. Die einmal hinterlegten Informationen zu Firmen, Personen und Veranstaltungen stehen gleichzeitig, einheitlich und vollständig allen berechtigten Usern zur Verfügung. Das System bietet eine außergewöhnliche Flexibilität. Der schnelle Überblick...
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  • Bildungszentrum des Einzelhandels Niedersachsen

    "Mit ANTRAGO haben wir unser gestecktes Ziel erreicht: alle Prozesse unseres Institutes werden in einer Software abgebildet - selbst die Evaluation und die Unterkunftsverwaltung. Während der Einführung der Software war die hohe Anpassungsfähigkeit des Systems an unsere Arbeitsweise und Bedürfnisse ein enormer Vorteil....
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  • DRK Bildungswerk Sachsen gemeinnützige GmbH

    "Wir empfehlen ANTRAGO weiter, da die Software einen Großteil unseres Bildungsmanagements abdeckt und dabei sehr flexibel ist. Die Vielzahl an Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen ist ein großes Plus von ANTRAGO. Positiv hervorzuheben ist auch die ständige Weiterentwicklung von ANTRAGO. Hier profitieren die Kunden auch von Weiterentwicklungen, die andere...
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  • Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH

    "Maßgebliche Faktoren für die Entscheidung waren der gebotene Funktionsumfang, der modulare Aufbau der Software und die hohe Übersichtlichkeit des Systems. Mit ANTRAGO werden erstmals unsere Aus- und Weiterbildungen in einem gemeinsamen System abgebildet. Dabei erwiesen sich die standortübergreifenden Informationen mit Hilfe des integrierten Kundeninformationssystems inklusive Stammdatenverwaltung als besonderer Vorteil. Besonders...
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  • Norddeutsche Kälte-Fachschule

    "Die Anwenderfreundlichkeit, Selbstgestaltungsmöglichkeiten und die Vielfältigkeit der Nutzungsmöglichkeiten des Systems haben uns überzeugt. Mit der Einführung von ANTRAGO haben wir in der Lehrgangsverwaltung sowohl intern, als auch dem Kunden gegenüber, die nötige Transparenz und Übersicht erhalten und können sehr flexibel reagieren. Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, steht uns...
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  • Landesfinanzschule Nordrhein-Westfalen

    "Das Design der Oberfläche von ANTRAGO ist benutzerfreundlich und überzeugt vor allem durch den systematischen Aufbau der Eingabemasken. Diese Tatsache macht es uns leicht, alle im Rahmen der Lehrgangsverwaltung notwendigen Arbeiten wie Zimmer-, Teilnehmer- und Notenverwaltung schnell und effektiv zu handhaben. Durch eine eigens geschaffene Schnittstelle zu den Personaldaten...
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"Die Beziehung zur RR Software GmbH ist sehr partnerschaftlich. Wir selbst haben ANTRAGO seit über 10 Jahren im Einsatz und sind sehr zufrieden. Da viele Mitarbeiter langfristig im Unternehmen tätig sind, profitieren auch wir von einer stabilen Organisation innerhalb der RR Software GmbH.

Wir arbeiten sehr gerne mit der Software und dem Unternehmen zusammen und können ANTRAGO daher aus Überzeugung weiterempfehlen.“

TÜV AUSTRIA Akademie

Mag. (FH) Christian Bayer,
Geschäftsführer TÜV AUSTRIA Akademie

Services

Die Einführung einer individuellen Bildungsmanagement-Software ist ein Prozess, der alle Unternehmensbereiche und Mitarbeiter berührt. Deshalb verstehen wir uns nicht nur als Software-Hersteller: Zusätzlich bieten wir Ihnen Beratung, Support, Schulungen und weitere Dienstleistungen an.


PROZESSBERATUNG
Abbildung, Analyse und Optimierung Ihrer Abläufe in ANTRAGO

INSTALLATION
Für einen reibungslosen und professionell betreuten Installations-Prozess

DATENÜBERNAHME
Analyse und Übernahme der vorhandenen Daten nach ANTRAGO

PROGRAMMIERUNG
Individuelle Anpassung und Erweiterung des Funktionsumfangs

CUSTOMIZING
Kundenspezifische Einrichtung und Konfiguration von ANTRAGO

PROJEKTBETREUUNG
Persönlicher Projektmanager während der Einführungsphase

HOTLINE
Telefonische Unterstützung in allen Fragen rund um ANTRAGO (Mo-Fr 8-18 Uhr)

SCHULUNGEN
Inhouse, Online oder im ANTRAGO Schulungszentrum

UPDATES
Ständige Weiterentwicklung durch regelmäßige Updates

HOSTING
Möglichkeit zum Hosting im ANTRAGO-Rechenzentrum

ANWENDERTREFFEN
Regelmäßiger Austausch mit anderen ANTRAGO-Anwendern

ANTRAGO-KUNDENPORTAL
Bereitstellung relevanter Daten und Informationen rund um das Projekt
Unsere langjährigen Erfahrungen im Bildungssektor haben gezeigt, dass bei der Einführung einer Bildungsmanagement-Software oftmals zusätzliche Aufwände entstehen. Daher stellen wir unseren Kunden ein kostenfreies Dienstleistungsbudget zur Verfügung. Das sorgt dafür, dass Ihre ursprüngliche Zeit- und Kostenplanung trotz nachträglicher Anforderungen eingehalten werden kann.

Technologie

ANTRAGO berufsbildung ist eine windowsbasierte Client-Server-Lösung. Moderne Self-Services in Form von umfangreichen Online-Services für sämtliche Nutzergruppen erweitern die Bildungsmanagement-Software um die Vorteile einer webbasierten Lösung.

Alternativ zum Betrieb in einer eigenen Systemumgebung können Sie ANTRAGO berufsbildung auch hosten, so dass Sie von beliebigen Betriebssystemen auf die Software zugreifen können. Nach Abstimmung Ihrer individuellen Anforderungen geben wir Ihnen gern konkrete Systemempfehlungen.

Die genauen Systemanforderungen für die Bildungsmanagement-Software finden Sie in unserem FAQ-Bereich.

Zudem entwickeln wir derzeit eine komplett webbasierte Version von ANTRAGO. Der Release ist für 2019 geplant.

Vorteile

  Vollintegriert: Komplettlösung für alle Prozesse in der Aus- und Weiterbildung
  Individuell: Verwaltung von beliebigen Bildungsmaßnahmen
  Interaktiv: Webportale für Teilnehmer, Dozenten und Kooperationspartner
  Flexibel: zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen
  Marktnah: Weiterentwicklung durch Marktbeobachtung und Kunden-Kooperation
  Erfahren: seit 1996 an über 150 Bildungseinrichtungen im Einsatz
  Planungssicher: einmalige Anschaffungskosten statt laufender Gebühr
Vorteile von ANTRAGO berufsbildung
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Datenübernahme

Migration wertvoller Altdaten

Die Auswahl der richtigen Strategie hängt von vielen spezifischen Faktoren ab. Gerne beraten wir Sie bei der Entscheidung der für Ihre Hochschule optimalen Strategie. Grundsätzlich gilt, dass alle Daten aus einem Altsystem nach ANTRAGO academy übernommen werden können. Zu klären ist der Grad der Automation dieser Übernahme.

Stammdaten von Studierenden, Dozierenden oder Bewerbern lassen sich vollständig automatisiert übernehmen. Gleiches gilt für Immatrikulationen oder Teilnahmen an Weiterbildungen u.v.m. Anders sieht es z.B. bei den Berechnungsvorschriften für Prüfungsordnungen aus. Jedes Campus Management System hat ein anderes Vorgehen bei der Abbildung von Berechnungsebenen. Dies trifft auch auf Lösungen zu, die in Microsoft Excel oder Microsoft Access umgesetzt wurden. Daher müssen diese Berechnungsvorschriften einmalig im System erfasst - und anschließend durch Kopieren weiterverwendet und angepasst werden. Die Datenübernahme kann u.a. mittels einer Transferdatei erfolgen. Diese sollte dem ANSI-Code entsprechen.

Liegen die zu übernehmenden Daten unstrukturiert in einem oder mehreren Altsystemen vor, so ist ein zusätzlicher Aufwand zur Datenbereinigung und Aufbereitung vorzusehen. Dies sollte auf Grund der umfangreichen Kenntnisse der Daten durch Mitarbeiter Ihrer Hochschule erfolgen. In Abhängigkeit Ihres Altsystems kann die Datenübernahme auch auf Datenbankebene erfolgen. Hierbei werden die zu übernehmenden Daten direkt in die Datenbanktabellen von ANTRAGO academy migriert. Welche Variante zum Einsatz kommt, kann nach einer Analyse Ihrer Datenstruktur entschieden werden. Das Vorgehen und alle Aspekte der Datenmigration werden im Migrationskonzept dokumentiert.

"Im ersten Teil des Projektes wurden die Arbeitsabläufe der Technischen Akademie Ahaus (zwei Datenbank-Systeme und diverse Datenfiles) auf ANTRAGO umgestellt und an das bestehende Content Management System angebunden. Bereits zu diesem Zeitpunkt optimierten wir durch ANTRAGO unsere Abläufe und die Zusammenarbeit der beiden Standorte."

Technische Akademie Ahaus

Go live

Produktiver Start des neuen Systems

Bei der Umsetzung begleiten wir unsere Kunden gerne vor Ort. Diese kann durch Präsenz während der ersten Tage des Livegangs erfolgen. Alternativ oder ergänzend kann eine nachgelagerte Projektphase, die einige Wochen nach dem Start des Echtbetriebs stattfindet, durchgeführt werden. In dieser Phase können offene Fragen und aufgetretene Probleme bei der praktischen Umsetzung der Prozesse besprochen und gelöst werden.

Zum Abschluss des Projektes werden die Soll-Projektziele aus der Analyse mit den erreichten Ist–Projektzielen des Projektes abgeglichen und ein Projektabschlussbericht erstellt.

"Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, stand uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zu Seite, welches uns jederzeit behilflich war und uns immer schnell und freundlich unterstützt hat. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes."

Norddeutsche Kälte-Fachschule

Kundenleitfaden

Beschreibung Ihrer Prozesse in Ihrem Stil

Welche zusätzlichen Informationen werden bei der Erfassung eines Studierenden benötigt? Wie erfolgt die Abrechnung von Studiengebühren? Diese und viele weitere Prozesse werden im Projektverlauf festgelegt und in ANTRAGO academy gemeinsam konfiguriert. Das definierte Vorgehen wird in den Protokollen festgehalten. Genauso wichtig ist es, dieses Vorgehen auch in Ihre Prozessbeschreibungen aufzunehmen, um eine vollständige Integration Ihrer Campus Management Software in Ihre Prozesslandschaft zu dokumentieren.

Hierzu empfehlen wir die Erstellung von Kundenleitfäden. Diese stellen keinen Ersatz der ANTRAGO Handbücher dar, sondern sind eine auf Ihre Hochschule zugeschnittene Dokumentation Ihrer Arbeitsweise.

Bei der Erstellung gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Viele unserer Kunden legen Wert darauf, diese Beschreibung eigenständig zu erstellen, um eine einheitliche Dokumentation Ihrer Prozesse zu erreichen. Bei einigen Kunden wird diese Aufgabe auch an die RR Software GmbH ausgelagert und unsere Mitarbeiter erstellen diese Dokumentation. Die Entscheidung, welche Intensität der Unterstützung Sie erhalten möchten, liegt bei Ihnen.

Dokumentation

Mehr als nur Handbücher

Zur Erreichung dieses Ziels haben wir eine einheitliche Strategie zur Dokumentation in unseren Projekten entwickelt. Projekttreffen, Schulungen, Sitzungen des Lenkungsausschusses oder andere relevante Besprechungen werden durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH protokolliert und das Protokoll wird anschließend allen Beteiligten zur Freigabe übermittelt. Anpassungsprogrammierungen werden gemeinsam mit dem Kunden in Lastenheften fixiert.

Um jederzeit auf diese Dokumente zugreifen zu können, hat jeder Kunde Zugang auf ein geschütztes Kundenportal im Internet. Dieses basiert auf Microsoft SharePoint und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projekt. Von der Bereitstellung der Dokumentation, über den Austausch und die Versionierung von Projektunterlagen, bis hin zur Steuerung aller Aufgaben im Projekt - das ANTRAGO Kundenportal bietet eine optimale Basis für die Projektarbeit.

Anpassungsprogrammierungen

Erweiterung des Funktionsumfanges

Bei jeder Anpassung ist es wichtig, dass beide Seiten (Auftraggeber und Auftragnehmer) immer den genauen Umfang der Anpassung verstehen und die gleichen Erwartungen an eine Anpassung haben. Zur Sicherstellung dieser Grundanforderung wird im Rahmen der Projekttage die geplante Programmierung genau besprochen und die verschiedenen Anwendungsfälle werden diskutiert. Auf dieser Grundlage wird ein Lastenheft erstellt, in dem die Zielsetzung, die Anwendungsfälle und die Parameter, unter denen eine Anpassung funktionieren soll, beschrieben sind. Dieses Lastenheft wird durch das Projektteam Ihrer Hochschule geprüft und im Projekttag thematisiert. Notwendige Änderungen werden in das Lastenheft aufgenommen.

Dem Lastenheft kommt eine mehrfache Bedeutung zu. Es stellt die Grundlage für die Aufwandskalkulation, die Beauftragung, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Tests und die Dokumentation der Anpassung dar. Nach der Umsetzung der Programmierung durch unsere Softwareentwicklung erfolgen umfangreiche Funktionstest durch die Qualitätssicherung der RR Software GmbH. Hierbei wird geprüft, ob sich die Anpassungen im Rahmen der Vorgaben des Lastenhefts befinden und ob es ungewollte Seiteneffekte auf bestehende Programmierungen gibt. Sollte es Abweichungen von den definierten Eigenschaften geben, wird korrigiert. Anschließend wird die geschaffene Funktion in die Standarddokumentation der Software ANTRAGO academy aufgenommen.

"Durch die lösungsorientierte Projektarbeit mit der RR Software GmbH konnte das Programm optimal entsprechend unserer Bedürfnisse konfiguriert werden. Dabei haben wir so gut wie nie die Auskunft bekommen, dass unsere Wünsche und Anforderungen nicht mit ANTRAGO abgedeckt werden können."

Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen

Projekttage

Gemeinsam konfigurieren wir Ihre Campus Management Software

Hierbei gehen wir gemeinsam deutlich stärker in die Details und jeder einzelne Prozessschritt wird besprochen. Unsere Mitarbeiter unterweisen alle Mitglieder des Projektteams in den notwendigen Konfigurationsarbeiten zur Abbildung der einzelnen Prozesse. Durch dieses Vorgehen wird an Ihrer Hochschule das Wissen aufgebaut, ANTRAGO academy eigenständig, ohne Unterstützung der RR Software GmbH, zu administrieren und auf laufende Veränderungen hin anzupassen. Auf diese Weise wird jeder einzelne Meilenstein gemeinsam abgearbeitet und ANTRAGO academy auf Ihre Anforderungen bezogen konfiguriert.

Die im Kickoff vorgeschlagenen Soll-Prozesse werden durch dieses Vorgehen verfeinert und finalisiert. Die Anzahl der notwendigen Projekttage richtet sich nach dem umzusetzenden Projektumfang und der Komplexität Ihrer Prozesse sowie der Größe und Struktur der Hochschule.

"Einen wichtigen Beitrag zu diesem Projekterfolg leisteten unter anderem auch die regelmäßigen von der RR Software GmbH durchgeführten Projektbesprechungen, in denen der Projektfortschritt (z.B. im Hinblick auf Programmerweiterungen) kontinuierlich analysiert und die nächsten Projektschritte konkret abgestimmt wurden."

Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen

Schulungen

Grundlage für Entscheidungen im Projekt und für die weitere Konfiguration

Aus diesem Grund startet die Projektphase immer mit einer zweitägigen Grundlagenschulung für das Projektteam. In dieser Schulung wird das Basiswissen zu ANTRAGO academy vermittelt und der Grundstein für die weitere Einführung gelegt. Die Vermittlung der Handhabung unserer Software ANTRAGO academy erfolgt im gesamten Projektverlauf.

Im Rahmen der einzelnen Projekttage wird gemeinsam an der Konfiguration gearbeitet und durch die eigenständige Umsetzung prägt sich die ANTRAGO-Handhabung sehr intensiv ein. Für bestimmte Themengebiete ist jedoch die Vermittlung im Rahmen von Schulungen sinnvoller. In regelmäßigen Abständen werden, ergänzend zu den Projekttagen, Schulungen zu den verschiedenen Themenschwerpunkten angeboten (z.B. zur Erstellung von Dokumenten mittels unseres Reportingtools oder zur Administration von ANTRAGO academy).

Die Schulung der Endanwender kann in zwei Varianten umgesetzt werden. Die Mitglieder des Projektteams übernehmen als Key-User die Schulung ihrer Kollegen. Alternativ werden Ihre Nutzer durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH geschult. Die Schulungsinhalte, das Vorgehen und der Schulungsumfang werden im Projektteam abgestimmt.

"ANTRAGO-Schulungen: kurzweilig - informativ - lehrreich - hilfreich. Auch komplexe Sachverhalte in ANTRAGO konnten dank der hohen fachlichen Qualifikation des Dozenten leicht vermittelt werden. Die neuen Erkenntnisse helfen uns bei der täglichen Arbeit mit ANTRAGO."

BKK Akademie

Projekt Kickoff

Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt legen

Die Prozesse werden hierbei an konkreten Anwendungsfällen aus dem Alltag Ihrer Hochschule vorgestellt. Damit finden sich Ihre Mitarbeiter schnell in den vorgestellten Abläufen zurecht und können das Gezeigte sofort erfassen und beurteilen. Die Ergebnisse der anschließenden Feedbackrunde fließen direkt in die zukünftige Projektarbeit ein und dienen der Feinjustierung der weiteren Projektarbeit.

In der zweiten Hälfte des Tages dreht sich alles um das eigentliche Projekt. Wie erfolgt die Zusammenarbeit? Was erwarten alle Projektbeteiligten voneinander? Welche Risiken gibt es und wie können diese minimiert werden? Zum Abschluss wird die Terminplanung noch einmal besprochen, der Zuschnitt der Meilensteine final festgelegt und es werden gemeinsam die nächsten Termine vereinbart.

"Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung der RR Software GmbH vom ersten Kontakt an. Die Mitarbeiter setzten sich mit uns zusammen, um gemeinsam ein passendes Konzept auszuarbeiten. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt."

PIW Training & Beratung GmbH

Startkonfiguration

Der erste Aufschlag für Ihre neue Campus Management Software

Diese Konfiguration stellt die erste Abbildung Ihrer neuen Prozesse dar. Bei der Einrichtung fließen die besprochenen Inhalte der Analyse in die Software ein und zentrale Bereiche Ihrer neuen Campus Management Lösung werden konfiguriert.

  • Anlegen von Studiengängen
  • Einrichtung der zugehörigen Prüfungsordnungen
  • Erfassung des Curriculum für die Planung der Lehrveranstaltung
  • Konfiguration der Abrechnung von Studien- oder Prüfungsgebühren
  • Aus den getroffenen Vereinbarungen zur Priorisierung und Terminierung wird der Projektplan erstellt.

    "Zu Beginn des Projektes fand eine Prozessanalyse statt, in der wir unsere Anforderungen spezifiziert und festgehalten haben. Im Ergebnis dieser Analyse entstand ein detaillierter Zeit- und Projektplan für die Einführung und Anpassung der Software."

    Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung

    Analyse

    Zusammenhänge verstehen und Abhängigkeiten identifizieren

    Zusammen mit Ihrem Projektteam und zentralen Anwendern der jeweiligen Bereiche nehmen wir Ihre Ist-Prozesse auf und dokumentieren diese. In dieser Projektphase geht es darum, Zusammenhänge zu erarbeiten, Abhängigkeiten aufzuzeigen und ggf. notwendige Anpassungen an der Software zu identifizieren.

    Gemeinsam mit Ihrem Projektteam priorisieren wir die notwendigen Schritte zur Einführung von ANTRAGO academy und erstellen auf der Grundlage der aufgenommenen Prozesse einen Vorschlag für Ihre neuen Prozesse.

    "Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett zu verändern."

    Mettenmeier GmbH, FGE Trainings Center