Seminare und Kurse verwalten



Die von Ihnen eingesetzte Software für Ihr Seminarmanagement ist nicht mehr zeitgemäß? Sie verbringen zu viel Zeit mit der Verwaltung von Routineaufgaben in unterschiedlichen Softwareprogrammen, Datenbanken und Office-Programmen?

Dann haben wir die Lösung für Sie:


ANTRAGO seminar: Die Software für eine professionelle Seminarverwaltung

ANTRAGO seminar wurde speziell für die Anbieter von Seminaren, Kursen und Workshops entwickelt. Die All-in-One-Lösung integriert die spezifischen Anforderungen der gesamten Seminarverwaltung und schafft auf diesem Weg optimale Voraussetzungen für ein erfolgreiches Bildungsmanagement. Seit 1996 setzen zahlreiche Bildungsanbieter auf unsere Softwarelösung und optimieren so Ihre Prozesse.

Funktionen

ANTRAGO seminar unterstützt Sie sowohl bei der Verwaltung Ihrer Interessenten und Teilnehmer, als auch bei der Planung und Onlinestellung der Seminare. Auch die Durchführung und Abrechnung Ihrer Veranstaltungen wird durch die Seminarmanagement Software vereinfacht.


  Stammdatenverwaltung
  Seminarmanagement
  Online-Services
  Teilnehmerverwaltung
  Raum- und Ressourcenplanung
  Trainerverwaltung
  Korrespondenz & Marketing
  Unterkunftsverwaltung
  Abrechnung
  Teilnehmerbefragung
  Reports & Statistiken
  Schnittstellen
Antrago seminar Funktionen
Stammdaten­verwaltung


In ANTRAGO seminar speichern Sie alle relevanten Informationen zu Ihren Interessenten, Teilnehmern, Trainern und Firmen zentral in einem System.

Verknüpfungen zwischen Teilnehmern und Unternehmen oder auch abweichende Rechnungsempfänger können schnell hinterlegt und abgerufen werden. Mit der Kontakt- und Teilnehmerhistorie sowie der individuellen Merkmalszuordnung verschaffen Sie sich dabei schnell einen Überblick über alle wichtigen Daten.

Besonders nützlich: Die Dublettenkontrolle und die integrierte Postleitzahlendatenbank sorgen für eine hohe Datenqualität in der Adressverwaltung. Zudem unterstützt Sie ANTRAGO seminar bei der datenschutzkonformen Datenverarbeitung.


Seminar­management


Verwalten Sie Ihr gesamtes Jahresprogramm übersichtlich mit ANTRAGO seminar. Ihre Veranstaltungen werden in einer individuellen Baumstruktur dargestellt. Auch Seminarabschnitte und Module können hierbei berücksichtigt werden.

Für die Anlage neuer Termine in der Kursverwaltung dienen Veranstaltungsprofile als Kopiervorlage. So sparen Sie sich die zeitaufwändige Mehrfacherfassung und Pflege aller Seminardaten.

Ein grafischer Seminarplan unterstützt Sie bei der Terminfindung und ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Ressourcen. Checklisten mit automatischer Erinnerungsfunktion und umfangreiche Kalkulationsmöglichkeiten erleichtern die Seminarorganisation.


Online-Services


Veröffentlichen Sie Ihr Kursangebot bequem auf Ihrer Website. Die freigegebenen Veranstaltungen werden dabei direkt aus ANTRAGO übernommen und in Ihrem Corporate Design dargestellt. Das erspart Ihnen die aufwändige Doppelerfassung und Pflege der Daten. Auch umfassende Seminarinhalte werden so einfach übertragen.

Ihre Website-Besucher können sich im Buchungssystem über freie Plätze informieren und die gewünschten Seminare in den Warenkorb legen. Dank Responsive Webdesign ist der Seminarkatalog für mobile Endgeräte optimiert.

Eingehende Kursanmeldungen werden in ANTRAGO seminar übernommen und nach Prüfung auf die entsprechenden Veranstaltungen gebucht. Auch für Ihre Trainer und Firmenkunden stehen moderne Webportale zur Verfügung.


Teilnehmer­verwaltung


Von der Anmeldung bis zum Zertifikat: Das gesamte Teilnehmermanagement wird mit ANTRAGO seminar unterstützt. Teilnehmer können sowohl einzelnen Seminaren als auch modularen Fortbildungsreihen zur Erreichung individueller Bildungsziele zugeordnet werden.

Mit der Anmeldung hinterlegen Sie die Abrechnungsleistungen für die Kursteilnehmer. Hierbei können individuelle Zahlungskonditionen berücksichtigt werden. Sie haben stets einen Überblick über Ihre aktuellen Anmeldezahlen. Auch die Buchung von Interessenten auf eine Warteliste ist möglich.

Eingangs- und Buchungsbestätigungen werden auf Basis der im System hinterlegten Daten generiert und können direkt aus der Seminarsoftware versandt werden. Ebenso einfach erstellen Sie alle weiteren benötigten Dokumente und Bescheinigungen.


Raum- und Ressourcen­planung


Mit dem grafischen Seminarplan haben Sie stets einen aktuellen Überblick über alle Räume und Ressourcen. Diese werden unkompliziert per Drag & Drop den Seminaren zugeordnet.

Freie Kapazitäten, Reservierungen sowie Ferien- und Feiertage haben Sie dabei jederzeit im Blick. Eine automatische Plausibilitätskontrolle schützt Sie zusätzlich vor Fehlplanungen.

Bei Stornierung eines Seminars werden automatisch die geplanten Räume und Ressourcen wieder freigegeben. Zusätzlich informieren Sie Ihre Teilnehmer auf elektronischen Anzeigetafeln über stattfindende Veranstaltungen.


Trainer­verwaltung


Hinterlegen Sie die Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Abrechnungsgrundlagen in den Stammdaten Ihrer Trainer. Auf dieser Grundlage kann die Entscheidung für die Einsätze Ihrer Trainer getroffen werden.

Der grafische Seminarplan unterstützt Sie bei der einfachen Trainerzuordnung zu den Veranstaltungen. Den aktuellen Stand der Auslastung Ihrer Lehrkräfte haben Sie so stets im Blick.

Die Honorare von externen Trainern können geprüft und bei Bedarf abgerechnet werden. Besonderer Mehrwert: Im Web haben die Lehrkräfte jederzeit Zugriff auf ihre individuelle Einsatzplanung und können Nicht-Verfügbarkeiten melden.


Korrespondenz und Marketing


CRM-Funktionalitäten sind ein wesentlicher Bestandteil einer modernen Seminarverwaltung.

Über individuelle Merkmale und Kriterien selektieren Sie Ihre Zielgruppen punktgenau. Auf Knopfdruck generieren Sie personalisierte Serienbriefe mit MS Word oder versenden die Informationen per E-Mail direkt aus der Seminarverwaltungssoftware.

Wiedervorlagen sorgen für eine termingerechte Erledigung aller Aufgaben. Sämtliche Vorgänge werden in der Kontakthistorie dokumentiert. Praktisch: Durch Anbindung der Telefonanlage haben Sie alle Daten zum Anrufer sofort im Blick.


Unterkunfts­verwaltung


In ANTRAGO seminar verwalten Sie eigene Übernachtungsmöglichkeiten, Verpflegungsleistungen und externe Hotelkontingente.

Im grafischen Übersichtsplan sehen Sie die geplanten und tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungszahlen. Per Drag & Drop legen Sie Reservierungen an und buchen Ihre Teilnehmer auf die verfügbaren Zimmer. Bei Stornierung einer Veranstaltung werden die eingeplanten Übernachtungskapazitäten wieder freigeben.

Hotelspezifische Pläne und Listen (u.a. Hauswirtschaftspläne, Reinigungs- und Verpflegungslisten) runden das Hotelmanagement in ANTRAGO ab. Im Ergebnis stellen Sie eine optimale Auslastung Ihrer Unterkünfte sicher.


Abrechnung Abrechnung


Erleichtern Sie sich die Abrechnung, indem Sie die Rechnungsstellung direkt in ANTRAGO seminar vornehmen. Die Fakturierung kann für einzelne Personen oder für alle Kursteilnehmer gemeinsam erfolgen. Hierbei wird direkt auf die bereits erfassten Daten zugegriffen.

Individuelle Zahlungskonditionen, Preiskategorien und Rabatte werden auf diese Weise automatisch berücksichtigt. Die Rechnungslegung ist an den Seminarteilnehmer oder an einen abweichenden Rechnungsempfänger möglich.

Für die spätere Übergabe an die Finanzbuchhaltung können Kostenstellen-, Kostenträger- und Kontenzuordnungen frei definiert werden. Hierbei profitieren Sie von einer Schnittstelle zur vorhandenen FiBu-Software.


Teilnehmer­befragung


Befragen Sie Ihre Kursteilnehmer mithilfe selbst erstellter Fragebögen und sichern Sie so die Qualität Ihres Seminarangebots. In wenigen Schritten legen Sie individuell Ihre Fragen an und gestalten anschließend die Fragebögen in Ihrem Corporate Design.

Die ausgefüllten Fragebögen können bequem per Scanner eingelesen werden. Alternativ befragen Sie Ihre Teilnehmer per E-Mail. Der zeitgesteuerte Versand der Online-Fragebögen erleichtert die Evaluation zusätzlich. Eine automatische Erinnerung der Befragten erhöht die Rücklaufquote.

Die Befragungsergebnisse stehen danach sofort im System zur Verfügung. Grafische Übersichten und statistische Auswertungen sorgen für einen schnellen Überblick über die Zufriedenheit Ihrer Kunden.


Reports und Statistiken


Verwenden Sie die im System gehaltenen Daten zur Erstellung aller benötigten Auswertungen, Dokumente und Berichte in Ihrem individuellen Design. So sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren die Fehleranfälligkeit bei der Datenaufbereitung.

Durch die Anbindung zu MS Word und MS Excel sowie zu List & Label generieren Sie beispielsweise Teilnehmerlisten, Honorarverträge, Zertifikate und Rechnungen mit wenigen Klicks. Versenden Sie diese Dokumente auf Wunsch direkt per E-Mail.

Ebenso stehen im Reporting umfangreiche Seminarstatistiken und Finanzauswertungen für Ihr Controlling zur Verfügung. Diese liefern Ihnen wichtige Informationen für die zukünftige Veranstaltungsplanung.


Schnittstellen


Kombinieren Sie die Seminarverwaltungssoftware mit anderer Spezialsoftware und tauschen Sie Daten unkompliziert mit diesen Systemen aus. Profitieren Sie von schnelleren Arbeitsabläufen durch Wegfall doppelter Datenhaltung. Auch die Einbettung der Seminarverwaltung in die bestehende Systemlandschaft Ihres Unternehmens kann problemlos über Schnittstellen realisiert werden.

Zahlreiche Schnittstellen zu eLearning Plattformen, FiBu-Software, Weiterbildungsdatenbanken, Personalsoftware und der Benutzerverwaltung von Windows sind bereits im Einsatz.

Der Datenaustausch erfolgt direkt, über eine Datei oder via Webservices.


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Learntec 2019

Überzeugen Sie sich persönlich von den Vorteilen unserer Seminarverwaltungs-Software und lernen Sie ANTRAGO auf den Bildungsmessen 2019 kennen!

  • LEARNTEC in Karlsruhe vom 29.-31.01.
  • Didacta in Köln vom 19.-23.02.

  • Sichern Sie sich hier Ihre kostenfreien Messetickets

    Referenzen

    • Kritische Akademie Inzell

      "Wir empfehlen anderen Seminaranbietern mit Unterkunftsverwaltung uneingeschränkt die Software ANTRAGO. Auch nach so vielen Jahren haben wir kein System kennengelernt, welches diesen Funktionsumfang bietet. Wir sind froh, dass wir uns für ANTRAGO entschieden haben und würden uns immer wieder so entscheiden."...
      weiterlesen
    • ARAG SE

      "Im Praxistest hat sich ANTRAGO als eine flexible und anpassungsfähige Software bewiesen. Über das Programm können viele Arbeitsabläufe in einem Schritt automatisiert zusammengefasst werden. Den Komfort, den ANTRAGO uns bietet, haben wir bisher bei keiner anderen Software kennen gelernt"...
      weiterlesen
    • PIW Training & Beratung GmbH

      "ANTRAGO ist eine leistungsfähige Software für Seminaranbieter, deren Potential wir noch lange nicht ausgeschöpft haben. Ein wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung vom ersten Kontakt an. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt."...
      weiterlesen
    • ver.di – Vereinte Dienstleistungs­gewerkschaft Bundesvorstand

      "Die Erstellung des zentralen Bildungsprogrammes für alle Bildungsstätten wurde wesentlich erleichtert. Für Statistiken steht eine umfangreiche Datengrundlage zur Verfügung, die eine Auswertung nach unterschiedlichsten Gesichtspunkten ermöglicht."...
      weiterlesen
    • Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen

      "Nach unseren Erfahrungen handelt es sich bei ANTRAGO um eine sehr gut durchdachte und sehr vielseitige Software, die für moderne Bildungseinrichtungen ein Muss ist. Die vereinfachte Kommunikation mit Referenten und Teilnehmern und insbesondere der grafische Belegungsplan sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken."...
      weiterlesen
    "Nach jahrelanger Improvisation heißt unser Geheimnis – Software! Wir haben uns entschlossen, ANTRAGO einzuführen. Man kann ANTRAGO als die „eierlegende Wollmilchsau“ für unser Geschäft bezeichnen. Von der Raumverwaltung und Referentenplanung bis zur Abrechnung von Kursen kann das System alles, was das Herz begehrt."
    strober & partner GmbH

    Services

    Die Einführung einer individuellen Seminarmanagement-Software ist ein Prozess, der alle Unternehmensbereiche und Mitarbeiter berührt. Deshalb verstehen wir uns nicht nur als Software-Hersteller: Zusätzlich bieten wir Ihnen Beratung, Support, Schulungen und weitere Dienstleistungen an.


    PROZESSBERATUNG
    Abbildung, Analyse und Optimierung Ihrer Abläufe in ANTRAGO

    INSTALLATION
    Für einen reibungslosen und professionell betreuten Installations-Prozess

    DATENÜBERNAHME
    Analyse und Übernahme der vorhandenen Daten nach ANTRAGO

    PROGRAMMIERUNG
    Individuelle Anpassung und Erweiterung des Funktionsumfangs

    CUSTOMIZING
    Kundenspezifische Einrichtung und Konfiguration von ANTRAGO

    PROJEKTBETREUUNG
    Persönlicher Projektmanager während der Einführungsphase

    HOTLINE
    Telefonische Unterstützung in allen Fragen rund um ANTRAGO (Mo-Fr 8-18 Uhr)

    SCHULUNGEN
    Inhouse, Online oder im ANTRAGO Schulungszentrum

    UPDATES
    Ständige Weiterentwicklung durch regelmäßige Updates

    HOSTING
    Möglichkeit zum Hosting im ANTRAGO-Rechenzentrum

    ANWENDERTREFFEN
    Regelmäßiger Austausch mit anderen ANTRAGO-Anwendern

    ANTRAGO-KUNDENPORTAL
    Bereitstellung relevanter Daten und Informationen rund um das Projekt
    Unsere langjährigen Erfahrungen im Bildungssektor haben gezeigt, dass bei der Einführung einer Seminarmanagementsoftware oftmals zusätzliche Aufwände entstehen. Daher stellen wir unseren Kunden ein kostenloses Dienstleistungsbudget zur Verfügung. Das sorgt dafür, dass Ihre ursprüngliche Zeit- und Kostenplanung trotz nachträglicher Anforderungen eingehalten werden kann.

    Technologie

    ANTRAGO seminar ist eine windowsbasierte Client-Server-Lösung. Moderne Self-Services für sämtliche Nutzergruppen erweitern die Seminarverwaltungssoftware um die Vorteile, die eine webbasierte Lösung bietet. Alternativ zu einer eigenen Systemumgebung können Sie die Seminarmanagement Software auch hosten, so dass Sie von beliebigen Betriebssystemen auf die Kursverwaltung zugreifen können.

    Die konkreten Systemempfehlungen für die Seminarmanagement-Software finden Sie in unserem FAQ-Bereich.

    Zudem entwickeln wir derzeit eine komplett webbasierte Version von ANTRAGO. Der Release ist für 2019 geplant.

    Vorteile

      Vollintegriert: Komplettlösung für eine optimale Verwaltung Ihrer Seminare
      Individuell: Auch komplexe Veranstaltungsstrukturen werden abgebildet
      Interaktiv: Präsentation der Seminare im Web & Übernahme der Anmeldungen
      Flexibel: schnittstellenoffen und individuell konfigurierbar
      Marktnah: Weiterentwicklung durch Marktbeobachtung und Kunden-Kooperation
      Erfahren: seit 1996 an über 150 Bildungseinrichtungen im Einsatz
      Planungssicher: einmalige Anschaffungskosten statt laufender Gebühr
    Vorteile von ANTRAGO seminar
    Erfahren Sie mehr über ANTRAGO seminar!
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    Datenübernahme

    Migration wertvoller Altdaten

    Die Auswahl der richtigen Strategie hängt von vielen spezifischen Faktoren ab. Gerne beraten wir Sie bei der Entscheidung der für Ihre Hochschule optimalen Strategie. Grundsätzlich gilt, dass alle Daten aus einem Altsystem nach ANTRAGO academy übernommen werden können. Zu klären ist der Grad der Automation dieser Übernahme.

    Stammdaten von Studierenden, Dozierenden oder Bewerbern lassen sich vollständig automatisiert übernehmen. Gleiches gilt für Immatrikulationen oder Teilnahmen an Weiterbildungen u.v.m. Anders sieht es z.B. bei den Berechnungsvorschriften für Prüfungsordnungen aus. Jedes Campus Management System hat ein anderes Vorgehen bei der Abbildung von Berechnungsebenen. Dies trifft auch auf Lösungen zu, die in Microsoft Excel oder Microsoft Access umgesetzt wurden. Daher müssen diese Berechnungsvorschriften einmalig im System erfasst - und anschließend durch Kopieren weiterverwendet und angepasst werden. Die Datenübernahme kann u.a. mittels einer Transferdatei erfolgen. Diese sollte dem ANSI-Code entsprechen.

    Liegen die zu übernehmenden Daten unstrukturiert in einem oder mehreren Altsystemen vor, so ist ein zusätzlicher Aufwand zur Datenbereinigung und Aufbereitung vorzusehen. Dies sollte auf Grund der umfangreichen Kenntnisse der Daten durch Mitarbeiter Ihrer Hochschule erfolgen. In Abhängigkeit Ihres Altsystems kann die Datenübernahme auch auf Datenbankebene erfolgen. Hierbei werden die zu übernehmenden Daten direkt in die Datenbanktabellen von ANTRAGO academy migriert. Welche Variante zum Einsatz kommt, kann nach einer Analyse Ihrer Datenstruktur entschieden werden. Das Vorgehen und alle Aspekte der Datenmigration werden im Migrationskonzept dokumentiert.

    "Im ersten Teil des Projektes wurden die Arbeitsabläufe der Technischen Akademie Ahaus (zwei Datenbank-Systeme und diverse Datenfiles) auf ANTRAGO umgestellt und an das bestehende Content Management System angebunden. Bereits zu diesem Zeitpunkt optimierten wir durch ANTRAGO unsere Abläufe und die Zusammenarbeit der beiden Standorte."

    Technische Akademie Ahaus

    Go live

    Produktiver Start des neuen Systems

    Bei der Umsetzung begleiten wir unsere Kunden gerne vor Ort. Diese kann durch Präsenz während der ersten Tage des Livegangs erfolgen. Alternativ oder ergänzend kann eine nachgelagerte Projektphase, die einige Wochen nach dem Start des Echtbetriebs stattfindet, durchgeführt werden. In dieser Phase können offene Fragen und aufgetretene Probleme bei der praktischen Umsetzung der Prozesse besprochen und gelöst werden.

    Zum Abschluss des Projektes werden die Soll-Projektziele aus der Analyse mit den erreichten Ist–Projektzielen des Projektes abgeglichen und ein Projektabschlussbericht erstellt.

    "Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, stand uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zu Seite, welches uns jederzeit behilflich war und uns immer schnell und freundlich unterstützt hat. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes."

    Norddeutsche Kälte-Fachschule

    Kundenleitfaden

    Beschreibung Ihrer Prozesse in Ihrem Stil

    Welche zusätzlichen Informationen werden bei der Erfassung eines Studierenden benötigt? Wie erfolgt die Abrechnung von Studiengebühren? Diese und viele weitere Prozesse werden im Projektverlauf festgelegt und in ANTRAGO academy gemeinsam konfiguriert. Das definierte Vorgehen wird in den Protokollen festgehalten. Genauso wichtig ist es, dieses Vorgehen auch in Ihre Prozessbeschreibungen aufzunehmen, um eine vollständige Integration Ihrer Campus Management Software in Ihre Prozesslandschaft zu dokumentieren.

    Hierzu empfehlen wir die Erstellung von Kundenleitfäden. Diese stellen keinen Ersatz der ANTRAGO Handbücher dar, sondern sind eine auf Ihre Hochschule zugeschnittene Dokumentation Ihrer Arbeitsweise.

    Bei der Erstellung gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Viele unserer Kunden legen Wert darauf, diese Beschreibung eigenständig zu erstellen, um eine einheitliche Dokumentation Ihrer Prozesse zu erreichen. Bei einigen Kunden wird diese Aufgabe auch an die RR Software GmbH ausgelagert und unsere Mitarbeiter erstellen diese Dokumentation. Die Entscheidung, welche Intensität der Unterstützung Sie erhalten möchten, liegt bei Ihnen.

    Dokumentation

    Mehr als nur Handbücher

    Zur Erreichung dieses Ziels haben wir eine einheitliche Strategie zur Dokumentation in unseren Projekten entwickelt. Projekttreffen, Schulungen, Sitzungen des Lenkungsausschusses oder andere relevante Besprechungen werden durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH protokolliert und das Protokoll wird anschließend allen Beteiligten zur Freigabe übermittelt. Anpassungsprogrammierungen werden gemeinsam mit dem Kunden in Lastenheften fixiert.

    Um jederzeit auf diese Dokumente zugreifen zu können, hat jeder Kunde Zugang auf ein geschütztes Kundenportal im Internet. Dieses basiert auf Microsoft SharePoint und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projekt. Von der Bereitstellung der Dokumentation, über den Austausch und die Versionierung von Projektunterlagen, bis hin zur Steuerung aller Aufgaben im Projekt - das ANTRAGO Kundenportal bietet eine optimale Basis für die Projektarbeit.

    Anpassungsprogrammierungen

    Erweiterung des Funktionsumfanges

    Bei jeder Anpassung ist es wichtig, dass beide Seiten (Auftraggeber und Auftragnehmer) immer den genauen Umfang der Anpassung verstehen und die gleichen Erwartungen an eine Anpassung haben. Zur Sicherstellung dieser Grundanforderung wird im Rahmen der Projekttage die geplante Programmierung genau besprochen und die verschiedenen Anwendungsfälle werden diskutiert. Auf dieser Grundlage wird ein Lastenheft erstellt, in dem die Zielsetzung, die Anwendungsfälle und die Parameter, unter denen eine Anpassung funktionieren soll, beschrieben sind. Dieses Lastenheft wird durch das Projektteam Ihrer Hochschule geprüft und im Projekttag thematisiert. Notwendige Änderungen werden in das Lastenheft aufgenommen.

    Dem Lastenheft kommt eine mehrfache Bedeutung zu. Es stellt die Grundlage für die Aufwandskalkulation, die Beauftragung, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Tests und die Dokumentation der Anpassung dar. Nach der Umsetzung der Programmierung durch unsere Softwareentwicklung erfolgen umfangreiche Funktionstest durch die Qualitätssicherung der RR Software GmbH. Hierbei wird geprüft, ob sich die Anpassungen im Rahmen der Vorgaben des Lastenhefts befinden und ob es ungewollte Seiteneffekte auf bestehende Programmierungen gibt. Sollte es Abweichungen von den definierten Eigenschaften geben, wird korrigiert. Anschließend wird die geschaffene Funktion in die Standarddokumentation der Software ANTRAGO academy aufgenommen.

    "Durch die lösungsorientierte Projektarbeit mit der RR Software GmbH konnte das Programm optimal entsprechend unserer Bedürfnisse konfiguriert werden. Dabei haben wir so gut wie nie die Auskunft bekommen, dass unsere Wünsche und Anforderungen nicht mit ANTRAGO abgedeckt werden können."

    Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen

    Projekttage

    Gemeinsam konfigurieren wir Ihre Campus Management Software

    Hierbei gehen wir gemeinsam deutlich stärker in die Details und jeder einzelne Prozessschritt wird besprochen. Unsere Mitarbeiter unterweisen alle Mitglieder des Projektteams in den notwendigen Konfigurationsarbeiten zur Abbildung der einzelnen Prozesse. Durch dieses Vorgehen wird an Ihrer Hochschule das Wissen aufgebaut, ANTRAGO academy eigenständig, ohne Unterstützung der RR Software GmbH, zu administrieren und auf laufende Veränderungen hin anzupassen. Auf diese Weise wird jeder einzelne Meilenstein gemeinsam abgearbeitet und ANTRAGO academy auf Ihre Anforderungen bezogen konfiguriert.

    Die im Kickoff vorgeschlagenen Soll-Prozesse werden durch dieses Vorgehen verfeinert und finalisiert. Die Anzahl der notwendigen Projekttage richtet sich nach dem umzusetzenden Projektumfang und der Komplexität Ihrer Prozesse sowie der Größe und Struktur der Hochschule.

    "Einen wichtigen Beitrag zu diesem Projekterfolg leisteten unter anderem auch die regelmäßigen von der RR Software GmbH durchgeführten Projektbesprechungen, in denen der Projektfortschritt (z.B. im Hinblick auf Programmerweiterungen) kontinuierlich analysiert und die nächsten Projektschritte konkret abgestimmt wurden."

    Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen

    Schulungen

    Grundlage für Entscheidungen im Projekt und für die weitere Konfiguration

    Aus diesem Grund startet die Projektphase immer mit einer zweitägigen Grundlagenschulung für das Projektteam. In dieser Schulung wird das Basiswissen zu ANTRAGO academy vermittelt und der Grundstein für die weitere Einführung gelegt. Die Vermittlung der Handhabung unserer Software ANTRAGO academy erfolgt im gesamten Projektverlauf.

    Im Rahmen der einzelnen Projekttage wird gemeinsam an der Konfiguration gearbeitet und durch die eigenständige Umsetzung prägt sich die ANTRAGO-Handhabung sehr intensiv ein. Für bestimmte Themengebiete ist jedoch die Vermittlung im Rahmen von Schulungen sinnvoller. In regelmäßigen Abständen werden, ergänzend zu den Projekttagen, Schulungen zu den verschiedenen Themenschwerpunkten angeboten (z.B. zur Erstellung von Dokumenten mittels unseres Reportingtools oder zur Administration von ANTRAGO academy).

    Die Schulung der Endanwender kann in zwei Varianten umgesetzt werden. Die Mitglieder des Projektteams übernehmen als Key-User die Schulung ihrer Kollegen. Alternativ werden Ihre Nutzer durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH geschult. Die Schulungsinhalte, das Vorgehen und der Schulungsumfang werden im Projektteam abgestimmt.

    "ANTRAGO-Schulungen: kurzweilig - informativ - lehrreich - hilfreich. Auch komplexe Sachverhalte in ANTRAGO konnten dank der hohen fachlichen Qualifikation des Dozenten leicht vermittelt werden. Die neuen Erkenntnisse helfen uns bei der täglichen Arbeit mit ANTRAGO."

    BKK Akademie

    Projekt Kickoff

    Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt legen

    Die Prozesse werden hierbei an konkreten Anwendungsfällen aus dem Alltag Ihrer Hochschule vorgestellt. Damit finden sich Ihre Mitarbeiter schnell in den vorgestellten Abläufen zurecht und können das Gezeigte sofort erfassen und beurteilen. Die Ergebnisse der anschließenden Feedbackrunde fließen direkt in die zukünftige Projektarbeit ein und dienen der Feinjustierung der weiteren Projektarbeit.

    In der zweiten Hälfte des Tages dreht sich alles um das eigentliche Projekt. Wie erfolgt die Zusammenarbeit? Was erwarten alle Projektbeteiligten voneinander? Welche Risiken gibt es und wie können diese minimiert werden? Zum Abschluss wird die Terminplanung noch einmal besprochen, der Zuschnitt der Meilensteine final festgelegt und es werden gemeinsam die nächsten Termine vereinbart.

    "Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung der RR Software GmbH vom ersten Kontakt an. Die Mitarbeiter setzten sich mit uns zusammen, um gemeinsam ein passendes Konzept auszuarbeiten. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt."

    PIW Training & Beratung GmbH

    Startkonfiguration

    Der erste Aufschlag für Ihre neue Campus Management Software

    Diese Konfiguration stellt die erste Abbildung Ihrer neuen Prozesse dar. Bei der Einrichtung fließen die besprochenen Inhalte der Analyse in die Software ein und zentrale Bereiche Ihrer neuen Campus Management Lösung werden konfiguriert.

  • Anlegen von Studiengängen
  • Einrichtung der zugehörigen Prüfungsordnungen
  • Erfassung des Curriculum für die Planung der Lehrveranstaltung
  • Konfiguration der Abrechnung von Studien- oder Prüfungsgebühren
  • Aus den getroffenen Vereinbarungen zur Priorisierung und Terminierung wird der Projektplan erstellt.

    "Zu Beginn des Projektes fand eine Prozessanalyse statt, in der wir unsere Anforderungen spezifiziert und festgehalten haben. Im Ergebnis dieser Analyse entstand ein detaillierter Zeit- und Projektplan für die Einführung und Anpassung der Software."

    Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung

    Analyse

    Zusammenhänge verstehen und Abhängigkeiten identifizieren

    Zusammen mit Ihrem Projektteam und zentralen Anwendern der jeweiligen Bereiche nehmen wir Ihre Ist-Prozesse auf und dokumentieren diese. In dieser Projektphase geht es darum, Zusammenhänge zu erarbeiten, Abhängigkeiten aufzuzeigen und ggf. notwendige Anpassungen an der Software zu identifizieren.

    Gemeinsam mit Ihrem Projektteam priorisieren wir die notwendigen Schritte zur Einführung von ANTRAGO academy und erstellen auf der Grundlage der aufgenommenen Prozesse einen Vorschlag für Ihre neuen Prozesse.

    "Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett zu verändern."

    Mettenmeier GmbH, FGE Trainings Center