Seminare und Kurse verwalten

Stammdaten­verwaltung

In ANTRAGO seminar speichern Sie alle relevanten Informationen zu Ihren Interessenten, Teilnehmern, Trainern und Firmen zentral in einem System.

Verknüpfungen zwischen Teilnehmern und Unternehmen oder auch abweichende Rechnungsempfänger können schnell hinterlegt und abgerufen werden. Mit der Kontakt- und Teilnehmerhistorie sowie der individuellen Merkmalszuordnung verschaffen Sie sich dabei schnell einen Überblick über alle wichtigen Daten.

Besonders nützlich: Die Dublettenkontrolle und die integrierte Postleitzahlendatenbank sorgen für eine hohe Datenqualität in der Adressverwaltung. Zudem unterstützt Sie ANTRAGO seminar bei der datenschutzkonformen Datenverarbeitung.

Seminar­management

Verwalten Sie Ihr gesamtes Jahresprogramm übersichtlich mit ANTRAGO seminar. Ihre Veranstaltungen werden in einer individuellen Baumstruktur dargestellt. Auch Seminarabschnitte und Module können hierbei berücksichtigt werden.

Für die Anlage neuer Termine in der Kursverwaltung dienen Veranstaltungsprofile als Kopiervorlage. So sparen Sie sich die zeitaufwändige Mehrfacherfassung und Pflege aller Seminardaten.

Ein grafischer Seminarplan unterstützt Sie bei der Terminfindung und ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Ressourcen. Checklisten mit automatischer Erinnerungsfunktion und umfangreiche Kalkulationsmöglichkeiten erleichtern die Seminarorganisation.

Online-Services

Veröffentlichen Sie Ihr Kursangebot bequem auf Ihrer Website. Die freigegebenen Veranstaltungen werden dabei direkt aus ANTRAGO übernommen und in Ihrem Corporate Design dargestellt. Das erspart Ihnen die aufwändige Doppelerfassung und Pflege der Daten. Auch umfassende Seminarinhalte werden so einfach übertragen und können von Suchmaschinen wie Google gefunden werden.

Ihre Website-Besucher können sich im Buchungssystem über freie Plätze informieren und die gewünschten Seminare in den Warenkorb legen. Dank Responsive Webdesign ist der Seminarkatalog für mobile Endgeräte optimiert.

Eingehende Kursanmeldungen werden in ANTRAGO seminar übernommen und nach Prüfung auf die entsprechenden Veranstaltungen gebucht. Auch für Ihre Trainer und Firmenkunden stehen moderne Webportale zur Verfügung.

Teilnehmer­verwaltung

Von der Anmeldung bis zum Zertifikat: Das gesamte Teilnehmermanagement wird mit ANTRAGO seminar unterstützt. Teilnehmer können sowohl einzelnen Seminaren als auch modularen Fortbildungsreihen zur Erreichung individueller Bildungsziele zugeordnet werden.

Mit der Anmeldung hinterlegen Sie die Abrechnungsleistungen für die Kursteilnehmer. Hierbei können individuelle Zahlungskonditionen berücksichtigt werden. Sie haben stets einen Überblick über Ihre aktuellen Anmeldezahlen. Auch die Buchung von Interessenten auf eine Warteliste ist möglich.

Eingangs- und Buchungsbestätigungen werden auf Basis der im System hinterlegten Daten generiert und können direkt aus der Seminarsoftware versandt werden. Ebenso einfach erstellen Sie alle weiteren benötigten Dokumente und Bescheinigungen.

Raum- und Ressourcen­planung

Mit dem grafischen Seminarplan haben Sie stets einen aktuellen Überblick über alle Räume und Ressourcen. Diese werden unkompliziert per Drag & Drop den Seminaren zugeordnet.

Freie Kapazitäten, Reservierungen sowie Ferien- und Feiertage haben Sie dabei jederzeit im Blick. Eine automatische Plausibilitätskontrolle schützt Sie zusätzlich vor Fehlplanungen.

Bei Stornierung eines Seminars werden automatisch die geplanten Räume und Ressourcen wieder freigegeben. Zusätzlich informieren Sie Ihre Teilnehmer auf elektronischen Anzeigetafeln über stattfindende Veranstaltungen.

Trainer­verwaltung

Hinterlegen Sie die Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Abrechnungsgrundlagen in den Stammdaten Ihrer Trainer. Auf dieser Grundlage kann die Entscheidung für die Einsätze Ihrer Trainer getroffen werden.

Der grafische Seminarplan unterstützt Sie bei der einfachen Trainerzuordnung zu den Veranstaltungen. Den aktuellen Stand der Auslastung Ihrer Lehrkräfte haben Sie so stets im Blick.

Die Honorare von externen Trainern können geprüft und bei Bedarf abgerechnet werden. Besonderer Mehrwert: Im Web haben die Lehrkräfte jederzeit Zugriff auf ihre individuelle Einsatzplanung und können Nicht-Verfügbarkeiten melden.

Korrespondenz und Marketing

CRM-Funktionalitäten sind ein wesentlicher Bestandteil einer modernen Seminarverwaltung.

Über individuelle Merkmale und Kriterien selektieren Sie Ihre Zielgruppen punktgenau. Auf Knopfdruck generieren Sie personalisierte Serienbriefe mit MS Word oder versenden die Informationen per E-Mail direkt aus der Seminarverwaltungssoftware. Auch Kalendereinträge (.ics) können erstellt und elektronisch verschickt werden.

Wiedervorlagen sorgen für eine termingerechte Erledigung aller Aufgaben. Sämtliche Vorgänge werden in der Kontakthistorie dokumentiert. Praktisch: Durch Anbindung der Telefonanlage haben Sie alle Daten zum Anrufer sofort im Blick.

Unterkunfts­verwaltung

In ANTRAGO seminar verwalten Sie eigene Übernachtungsmöglichkeiten, Verpflegungsleistungen und externe Hotelkontingente.

Im grafischen Übersichtsplan sehen Sie die geplanten und tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungszahlen. Per Drag & Drop legen Sie Reservierungen an und buchen Ihre Teilnehmer auf die verfügbaren Zimmer. Bei Stornierung einer Veranstaltung werden die eingeplanten Übernachtungskapazitäten wieder freigeben.

Hotelspezifische Pläne und Listen (u.a. Hauswirtschaftspläne, Reinigungs- und Verpflegungslisten) runden das Hotelmanagement in ANTRAGO ab. Im Ergebnis stellen Sie eine optimale Auslastung Ihrer Unterkünfte sicher.

Abrechnung

Erleichtern Sie sich die Abrechnung, indem Sie die Rechnungsstellung direkt in ANTRAGO seminar vornehmen. Die Fakturierung kann für einzelne Personen oder für alle Kursteilnehmer gemeinsam erfolgen. Hierbei wird direkt auf die bereits erfassten Daten zugegriffen.

Individuelle Zahlungskonditionen, Preiskategorien und Rabatte werden auf diese Weise automatisch berücksichtigt. Die Rechnungslegung ist an den Seminarteilnehmer oder an einen abweichenden Rechnungsempfänger möglich. Hierbei wird das Rechnungsformat XRechnung ebenso berücksichtigt, wie die Erzeugung von GoBD-konformen Dateien über eine zertifizierte Schnittstelle.

Für die spätere Übergabe an die Finanzbuchhaltung können Kostenstellen-, Kostenträger- und Kontenzuordnungen frei definiert werden. Hierbei profitieren Sie von einer Schnittstelle zur vorhandenen FiBu-Software.

Teilnehmer­befragung

Befragen Sie Ihre Kursteilnehmer mithilfe selbst erstellter Fragebögen und sichern Sie so die Qualität Ihres Seminarangebots. In wenigen Schritten legen Sie individuell Ihre Fragen an und gestalten anschließend die Fragebögen in Ihrem Corporate Design.

Die ausgefüllten Fragebögen können bequem per Scanner eingelesen werden. Alternativ befragen Sie Ihre Teilnehmer per E-Mail. Der zeitgesteuerte Versand der Online-Fragebögen erleichtert die Evaluation zusätzlich. Eine automatische Erinnerung der Befragten erhöht die Rücklaufquote.

Die Befragungsergebnisse stehen danach sofort im System zur Verfügung. Grafische Übersichten und statistische Auswertungen sorgen für einen schnellen Überblick über die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Reports und Statistiken

Verwenden Sie die im System gehaltenen Daten zur Erstellung aller benötigten Auswertungen, Dokumente und Berichte in Ihrem individuellen Design. So sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren die Fehleranfälligkeit bei der Datenaufbereitung.

Durch die Anbindung zu MS Word und MS Excel sowie zu List & Label generieren Sie beispielsweise Teilnehmerlisten, Honorarverträge, Zertifikate und Rechnungen mit wenigen Klicks. Versenden Sie diese Dokumente auf Wunsch direkt per E-Mail.

Ebenso stehen im Reporting umfangreiche Seminarstatistiken und Finanzauswertungen für Ihr Controlling zur Verfügung. Diese liefern Ihnen wichtige Informationen für die zukünftige Veranstaltungsplanung.

Schnittstellen

Kombinieren Sie die Seminarverwaltungssoftware mit anderer Spezialsoftware und tauschen Sie Daten unkompliziert mit diesen Systemen aus. Profitieren Sie von schnelleren Arbeitsabläufen durch Wegfall doppelter Datenhaltung. Auch die Einbettung der Seminarverwaltung in die bestehende Systemlandschaft Ihres Unternehmens kann problemlos über Schnittstellen realisiert werden.

Zahlreiche Schnittstellen u.a. zu eLearning Plattformen (Moodle, ILIAS), Webkonferenztools (GoToWebinar, BigBlueButton), FiBu-Software (DATEV, syska), Weiterbildungsdatenbanken (KURSNET, seminarmarkt.de), Personalsoftware (SAP HR) und der Benutzerverwaltung von Windows sind bereits im Einsatz.

Der Datenaustausch erfolgt direkt, über eine Datei oder via Webservices.

Technologie

ANTRAGO seminar ist eine windowsbasierte Client-Server-Lösung. Ausgewählte Funktionen sind zusätzlich über eine Weboberfläche im Browser ausführbar.

Im Ergebnis vereint ANTRAGO die Vorteile einer umfangreichen Bildungsmanagement-Software mit den Vorteilen einer intuitiven, smarten Web-Lösung: Darüber hinaus gibt es moderne Self-Services in Form von umfangreichen Online-Services für sämtliche Nutzergruppen.

Alternativ zu einer eigenen Systemumgebung können Sie die Seminarmanagement Software auch hosten, so dass Sie von beliebigen Betriebssystemen auf die Kursverwaltung zugreifen können.

Die konkreten Systemempfehlungen für die Seminarmanagement-Software finden Sie in unserem FAQ-Bereich.