Seminarverwaltung Software im Vergleich (2024)
Sind Sie auf der Suche nach der passenden Seminarverwaltungs-Software?
Hier finden Sie die entscheidenden Vergleichskriterien für die Auswahl einer Seminarverwaltungs-Lösung.
So treffen Sie beim Software-Vergleich die richtige Entscheidung für Ihre Bildungseinrichtung.
Damit die Organisation von Seminaren mit der richtigen Software zum Kinderspiel wird, haben wir die wichtigsten Anforderungen von Seminaranbietern für Sie analysiert und zusammengefasst.
Wir sind die RR Software GmbH. Und seit 28 Jahren im Seminarbereich tätig. Über 220 erfolgreiche Software-Einführungen haben wir bereits mit unterschiedlichsten Seminaranbietern umgesetzt. Dank unserer Seminarverwaltungs-Software ANTRAGO kennen wir den Seminarmarkt wie kein Zweiter.
Funktionen
Die ideale Seminarverwaltungs-Software sollte eine breite Palette an Funktionen bieten, um Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Achten Sie insbesondere auf Features wie Teilnehmendenmanagement, Seminarplanung, Dozentenmanagement, CRM-Integration und Auswertungen. Prüfen Sie sorgfältig, ob die Software alle wichtigen Funktionen bereitstellt, die Sie benötigen, um Ihre Seminare effizient zu organisieren.
Überlegen Sie sich auch, welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung der Software erreichen möchten.
Möchten Sie beispielsweise die Effizienz steigern, die Teilnehmendenverwaltung verbessern oder die Berichterstattung optimieren? Eine klare Zielsetzung hilft Ihnen dabei, die richtigen Anforderungen zu identifizieren.
Welche Prozesse in Ihrer Seminarverwaltung sollen durch die neue Software abgedeckt werden?
Von der Anmeldung bis hin zur Ausstellung von Zertifikaten sollte die Seminarverwaltungssoftware alle zentralen Kernprozesse abbilden können. Nehmen Sie sich Zeit, um gemeinsam mit Ihrem Team die spezifischen Anforderungen an die Software-Funktionen festzulegen. Denken Sie dabei auch an angrenzende Prozesse und erweitern Sie gegebenenfalls den Personenkreis, der bei der Befragung einbezogen wird.
Berücksichtigen Sie Ihre spezifischen Anforderungen
Denken Sie über die grundlegenden Funktionen hinaus und berücksichtigen Sie Ihre individuellen Anforderungen. Welche spezifischen Prozesse oder Workflows müssen von der Software unterstützt oder automatisiert werden? Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder ein, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfasst werden.
Welche Bildungsformate soll das System abbilden können?
Die Antwort scheint auf der Hand zu liegen: Seminare. ABER: Wie flexibel kann die Software auch weitere Bildungsformate abbilden, wenn Sie Ihr Portfolio erweitern wollen? Denken Sie heute schon an (über-)morgen. Wenn Sie bereits mit dem Gedanken gespielt haben, irgendwann auch modulare Weiterbildungen, Lehrgänge, E-Learnings oder sogar studiengangähnliche Bildungsformate anbieten zu wollen, dann sollte die gewünschte Software auch dahingehend erweiterbar sein. Sonst stehen Sie in wenigen Jahren wieder vor dem Vergleich von Software-Lösungen.
Soll die neue Software auch Prozesse außerhalb des klassischen Seminarmanagements digitalisieren?
Die Möglichkeit, weitere Prozesse in derselben Software zu digitalisieren, kann Ihnen zukünftig viel Zeit und Nerven ersparen. Moderne Seminarverwaltungslösungen bieten Ihnen zusätzliche Komfort-Funktionen, wie beispielsweise das automatische Versenden von Online-Evaluationsbögen, Schnittstellen zum E-Mail-Client oder zur eigenen Webseite. Nutzen Sie das volle Potenzial der Software, um Ihre gesamten Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
Priorisieren Sie gemeinsam Ihre funktionalen Anforderungen
Machen Sie eine Liste der Kernfunktionen, die Ihre Seminarverwaltungssoftware unbedingt erfüllen sollte. Listen Sie auch Funktionen auf, die Sie für wünschenswert erachten, aber bei der Entscheidung keine größere Rolle spielen ("Nice-to-have").
Leiter Marketing & Vertrieb
Mein Tipp: Fragen Sie den Software-Anbieter gezielt nach einer Dokumentation über die Updates der letzten 24 Monate. So erkennen Sie schnell, in welchem Umfang die Software weiterentwickelt wird.
Schnittstellen
Überprüfen Sie bei Ihrem Vergleich der Lösungen, ob die Seminarverwaltungssoftware Daten mit anderen Systemen oder Tools in Ihrem Unternehmen austauschen kann. Eine reibungslose Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen kann die Effizienz steigern und doppelte Dateneingaben vermeiden. Dies kann in Form von Schnittstellen oder dem klassischen Dateitransfer gewährleistet werden .
Typische Software-Lösungen, die an eine Seminarverwaltungs-Software angebunden werden sollten, sind u.a.:
- E-Mail-Client (bspw. Microsoft Outlook)
- Office-Programme zum Erstellen von Dokumenten (bspw. Microsoft Word)
- Webseite zum Darstellen der Seminare und Übernehmen der Seminaranmeldungen
- Finanzbuchhaltungs-Software zum Austausch von Rechnungsdaten (bspw. DATEV, SAP, …)
- Meeting- oder Konferenztools zum automatischen Erstellen von Terminen und Versenden von Einwahldaten (bspw. Microsoft Teams)
- LMS-Plattformen wie ILIAS oder Moodle
- Personalverwaltungs-Lösungen
Informieren Sie sich auch über zukünftige Möglichkeiten der Anbindung
Wie einfach und schnell sind Daten aus der Seminarverwaltungs-Software zu exportieren, wenn Ihre Systemlandschaft weiter wächst? Betrachten Sie Ihre Systemlandschaft immer als ein großes Ganzes und nutzen Sie dabei vorhandenes IT-Wissen aus Ihrem Haus.
Migration Ihrer Alt-Daten
Beachten Sie dabei auch die Möglichkeit, Ihre Daten aus dem bisherigen Seminarverwaltungs-System in die neue Seminarverwaltungs-Software übernehmen zu können. Möglicherweise macht es auch Sinn, Entscheidungen über weitere Software-Tools hinten anzustellen und eine Auswahl erst dann zu treffen, sobald die neue Seminarmanagement-Software mit den mitgelieferten Schnittstellen feststeht.
Marketing Manager
Mein Tipp: Erkundigen Sie sich bei dem Software-Anbieter, ob die dargestellten Seminare auf Ihrer Webseite in Suchmaschinen wie Google indexiert werden. Die Sichtbarkeit im Web ist für fast alle Seminaranbieter unerlässlich.
Unternehmen
Bewerten Sie auch das Unternehmen hinter der Seminarverwaltungs-Software. Dies wird Ihr IT-Partner für die nächsten Jahre sein.
Hier haben wir für Sie Fragen gesammelt, die Ihnen beim Vergleich der Software-Unternehmen hilfreich sein können.
Beachten Sie dabei gern auch die Struktur des Unternehmens:
- Gibt es einen Support?
- Gibt es eine eigene Entwicklungsabteilung?
- Wo liegt der Fokus des Unternehmens?
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Erfahrung und Reputation
- Wie lange ist das Unternehmen bereits in der Bildungsbranche tätig?
- Ist die Bildungsbranche im Fokus oder ein Nebenprodukt?
- Welche Projekterfahrung hat das Unternehmen?
- Arbeiten ähnliche Bildungsanbieter auch mit dem Unternehmen zusammen?
Fachkompetenz und Support
- Gibt es einen deutschsprachigen Support bei Fragen und Problemen?
- Wie gut und wann ist der Support zu erreichen?
- Wie ist die Kommunikation mit dem Support möglich (Telefon, Videocall, ...)?
- Kann das Software-Unternehmen auch in Prozessfragen weiterhelfen?
- Welche (kostenfreien) Wissensquellen stellt das Unternehmen bereit?
- Welche Self-Services bietet das Unternehmen seinen Kunden?
Stabilität und Sicherheit
- Wie wird Stabilität & Sicherheit des Unternehmens und der Software gewährleistet?
- Ist das Unternehmen frisch gegründet oder am Markt etabliert?
- Ist der Anbieter ISO-zertifiziert und kann Qualität in den Prozessen vorweisen?
Auswahlphase
- Wie wird Stabilität & Sicherheit des Unternehmens und der Software gewährleistet?
- Haben Sie schon in der Auswahlphase das Gefühl, gut unterstützt zu werden?
- Wirken die Ansprechpartner beim Unternehmen kompetent und sympathisch?
Zukunftsorientierung und Skalierbarkeit
- Gibt es eine Roadmap für die Entwicklung des Unternehmens und der Software?
- Ist sowohl das Unternehmen als auch die Software skalierbar?
- Wie war die Entwicklung in den letzten 10 Jahren (Mitarbeitende, Umsatz, ...)?
Marketing Manager
Mein Tipp: Lernen Sie Mitarbeitende des Software-Unternehmens vor der Entscheidung persönlich kennen: Wenn Sie Ihren Vergleich der Seminarverwaltungs-Software abgeschlossen und einen Favoriten auserkoren haben – besuchen Sie das Unternehmen oder treffen Sie es auf Branchenmessen. Oft ist der „Karriere-Bereich“ des Unternehmens auch in Indiz über das geplante Wachstum.
Darauf sollten Sie unbedingt achten
In unserem Ratgeber zum Vergleich der idealen Seminarverwaltungs-Software für Ihr Unternehmen finden Sie noch weitere wichtige Themen und Hinweise.
Fordern Sie sich das Whitepaper kostenfrei an und profitieren Sie in Ihrem Auswahlprozess von unserer 28-jährigen Erfahrung im Seminarbereich.
Kosten
Auf welche Kosten müssen Sie achten? Wodurch entstehen Folgekosten bei einer Seminarmanagement-Software? Was ist eine Exit-Strategie?
Technologie
Warum ist es wichtig, sich auch über die Technologie der gewünschten Seminarmanagement-Lösung Gedanken zu machen?
Netzwerk
Wie kann eine neue Software auch für ein neues Netzwerk voller wertvoller Kontakte sorgen?
Datenschutz und -sicherheit
Welche Aspekte sollten Sie bzgl. Datenschutz und der Sicherheit Ihrer Daten unbedingt beachten?
Referenzen
Minimieren Sie das Risiko einer Fehlinvestition und beschäftigen Sie sich mit den Bildungsanbietern, die bereits die favorisierte Seminarverwaltungs-Software einsetzen. Doch worauf sollten Sie dabei achten?
Für Ihren Auswahlprozess:
Ratgeber für Ihren Vergleich der Seminarverwaltungs-Software
- Die wichstigsten Auswahlkriterien für Ihren Entscheidungsprozess
- Wertvolle Tipps anhand langjähriger Erfahrungen
- inkl. Webinar-Aufzeichnung mit Tipps für Ihren Auswahlprozess
- Kostenfrei und direkt in Ihr E-Mail Postfach
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