Automatischer Versandweg

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Zeit sparen beim Versenden von Dokumenten

Kennen Sie das? Nachdem Sie Dokumente (bspw. Anmeldebestätigungen, Zertifikate) mit ANTRAGO erstellt haben, sollen diese auch an die Teilnehmenden versendet werden.

Manchen Empfängerinnern und Empfängern reicht hierbei der Versand per E-Mail aus – andere bestehen auf die Zusendung der Unterlagen per Post. Gern würden Sie so viel wie möglich elektronisch versenden – doch das manuelle Steuern der Versandart ist bei einem größeren Empfängerkreis sehr zeitintensiv.

Auch bei diesem Vorgang unterstützt ANTRAGO Sie, ohne dass Sie beim Druck eines Reports diesen Umstand berücksichtigen müssen.

Mit der Version 17.01 können Informationen über den bevorzugten Versandweg zentral bei der jeweiligen Person hinterlegt werden. So steuert ANTRAGO die Versandart der Dokumente automatisch. Sie sparen wertvolle Zeit – und zusätzlich beim Versand per E-Mail auch Papier- und Versandkosten. So kommen wir dem Wunsch unserer Kunden entgegen, so weit wie möglich auf Papier im Büro zu verzichten.

Und so einfach geht es: 

Bei der Firma oder Person hinterlegen und kennzeichnen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse über den neuen Eintrag „Dokumente“ in der Spalte „Bezeichnung“.

automatischen Versandweg in ANTRAGO festlegen

Im Reportfenster aktivieren Sie die Funktionalität auf der Registerkarte „Empfänger“ über das neue Kontrollkästchen „E-Mail- oder Postversand für Empfänger prüfen (nur bei Ausgabe auf Drucker)“ und das zugehörige Kombinationsfeld „Bezeichnung für E-Mail Ermittlung“.

automatischen Versandweg in ANTRAGO festlegen

Wird ein Report mit dem neuen Kennzeichen gedruckt, wird je Empfänger/in geprüft, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird der Report per E-Mail versendet, anderenfalls erfolgt die Ausgabe auf dem Drucker. Tritt beim E-Mail-Versand ein Fehler auf, können Sie als Anwender/in entscheiden, ob die Dokumente der nicht versendeten E-Mails ebenfalls gedruckt werden sollen.

Beim E-Mail-Versand wird der im Report angegebene Betreff und Text sowie die Signatur des eingeloggten Bearbeitenden verwendet.

Hinweis: Selbstverständlich können Sie auch eine andere Bezeichnung anstelle von „Dokumente“ verwenden. Wichtig ist nur, dass dies auch im Report hinterlegt ist.

Handbuch
ANTRAGO Basic

Weitere Informationen zu der Dublettenzusammenführung finden Sie auch im Handbuch ANTRAGO Reporting in unserem Kundenportal.

ANTRAGO Kundenservice

Bei Fragen hilft Ihnen gern unser ANTRAGO Kundenservice-Team weiter. Telefonisch zu erreichen unter 039459 7323-11 oder per E-Mail an support@antrago.de.

ANTRAGO Schulungsprogramm

Schauen Sie auch in unserem Schulungsprogramm nach einer passenden Veranstaltung, um noch effizienter mit ANTRAGO arbeiten zu können: www.antrago.de/schulung.

ANTRAGO Tipps

Entdecken Sie Tipps und Funktionen in ANTRAGO, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

ANTRAGO Kundenwebinare

In unseren praxisnahen Online-Seminaren erklären wie ausgewählte Bereiche in ANTRAGO.

ANTRAGO Zusatzmodule

Erfahren Sie, welche ergänzenden Zusatzmodule von ANTRAGO auch für Sie hilfreich wären.

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