Die ANTRAGO Funktion „Blockzuordnung von Teilnehmenden oder Personen“ ist eine der Lieblingsfunktionen der Landesfinanzschule NRW. Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie mehrere Teilnehmerinnen und Teilnehmer bzw. Personen einer Veranstaltung zuordnen wollen oder den Teilnehmenden, die sich bereits auf der Veranstaltung befinden, eine neue Teilnehmereigenschaft zuordnen wollen.
Mit der Blockzuordnung können Sie in einem Schritt:
- Teilnehmer bzw. Personen von einer Veranstaltung auf eine andere Veranstaltung übertragen (auch in Abhängigkeit des Teilnehmerstatus und Teilnehmerausprägung)
- Teilnehmerstatus und Teilnehmerausprägung von allen Teilnehmern einer Veranstaltung ändern
- Teilnehmer bzw. Personen mit bestimmten Thesauren bzw. Merkmalen dank einer gespeicherten Zielgruppenabfrage auf eine Veranstaltung übertragen (also alle Personen mit bestimmten Thesauren oder Thesaurenkombinationen)
- alle Teilnehmer bzw. Personen einer Firma oder anderen Verknüpfungspartnern auf eine Veranstaltung übertragen
An der Landesfinanzschule NRW wird die zweijährige Ausbildung für den mittleren Dienst der Finanzverwaltung angeboten. Bereits im Sommer 2008 entschied sich die Schule für den Einsatz von ANTRAGO.
Das ANTRAGO-Team der Landesfinanzschule Nordrhein-Westfalen stellt ihre Lieblingsfunktion „die Blockzuordnung von mehreren Teilnehmenden auf eine Veranstaltung“ in ANTRAGO vor:
„Die Blockzuordnung in ANTRAGO vereinfacht die Anmeldung unserer Teilnehmerinnen und Teilnehmer um ein Vielfaches. Mit wenigen Klicks melden wir eine Vielzahl an Teilnehmenden auf einer Veranstaltung an und weisen diesen auch die gewünschte Teilnehmereigenschaft und die korrekten Leistungen zu.
Es ist wirklich praktisch, dass die zuzuweisenden Teilnehmenden entweder aus einer Veranstaltung, einer unserer Zielgruppenabfragen oder einer bestimmten Firmenverknüpfung (bei uns: Dienststellen) generiert werden können. In der Praxis bedeutet das: Wir können Interessentinnen und Interessenten in einem Block einer Veranstaltung zuweisen oder Personen mit bestimmten Merkmalen bzw. Dienststellen einer Fortbildung zuordnen.
Vor der Zuordnung können wir uns dank der Einblendung der relevanten Thesauren und bereits besuchter Fortbildungen ein genaues Bild über die Teilnehmenden machen. Die Sortier- und Filterfunktionen machen das Auswählen geeigneter Teilnehmerinnen und Teilnehmer wirklich einfach.
Mit unserer früheren Lösung war die Teilnehmendenzuordnung auf Veranstaltungen mit entsprechenden Leistungen sehr zeitaufwändig, dank der Blockzuordnung in ANTRAGO ist dieser Vorgang in wenigen Minuten abgeschlossen.“
- Über einen Klick auf „Benutzereinstellungen für Thesauren“ legen Sie fest, welche Thesauren zusätzlich angezeigt werden sollen, um ggf. manuell die angezeigten Personen weiter zu filtern.
- In diesem Beispiel haben wir die Teilnehmenden nach dem Thesaurus „17. Lebensjahr vollendet“ ausgewählt. Die Landesfinanzschule NRW lässt sich hier u.a. die entsprechenden Mitarbeiterverknüpfungen zur entsendenden Dienststelle anzeigen. Mit einem Doppelklick auf die Person öffnet sich das Personenfenster. Hier können Sie bequem mit den Pfeiltasten durch die angezeigten Personen navigieren.
- Mit Klick auf den grünen Pfeil starten Sie die Zuordnung der Teilnehmenden.
Tipp: Mit Rechtsklick auf die Person öffnen sich die bisher besuchten und die zukünftigen Veranstaltungen sowie die Wartelisteneinträge. Diese Funktion nutzt die Landesfinanzschule NRW, wenn der detaillierte Bildungsfortschritt einer Teilnehmerin/eines Teilnehmers vor der Zuordnung benötigt wird.
Tipps #2: Mit der Blockzuordnung lässt sich leicht die Teilnehmereigenschaft und Teilnehmerausprägung aller Teilnehmer für die gesamte Veranstaltung ändern (ähnlich einer Teilnehmerliste).
Blockzuordnung für eine Serienanmeldung nutzen
Auch wir verwalten unsere Webinare und Events über ANTRAGO. Dazu gehört natürlich auch unsere beliebte Reihe „Tipps und Finessen in ANTRAGO, die Sie kennen müssen!“, welche regelmäßig hohe Teilnehmendenzahlen erreicht. Kein Wunder also, dass hier der Wunsch aufkam, gleich für mehrere Termine buchen zu können. Um diesem Wunsch nachzukommen und gleichzeitig flexibel planen zu können nutzen wir die Serienanmeldung, hinter der sich natürlich ein Thesaurus verbirgt.
Dieser Thesaurus hilft uns bei entsprechenden Abfragen und auch bei der Blockzuordnung.
Handbuch
ANTRAGO Teilnehmer
Weitere Informationen zur Blockzuordnung finden Sie auch im Handbuch ANTRAGO Teilnehmer in unserem Kundenportal.
ANTRAGO Kundenservice
Bei Fragen hilft Ihnen gern unser ANTRAGO Kundenservice-Team weiter. Telefonisch zu erreichen unter 039459 7323-11 oder per E-Mail an support@antrago.de.
ANTRAGO Schulungsprogramm
Schauen Sie auch in unserem Schulungsprogramm nach einer passenden Veranstaltung, um noch effizienter mit ANTRAGO arbeiten zu können: www.antrago.de/schulung.