Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand

Die Rechnungsbelege werden in den von Ihnen gewählten Format übertragen. Diese Dateien, die den gesetzlichen Vorschriften zum Vorsteuerabzug genügen, ersetzen damit die bislang in Papierform versendeten Rechnungen. Die Teilnahme an diesem Verfahren ist für Sie selbstverständlich kostenlos. Technische Voraussetzungen in Ihrem Haus beschränken sich auf ein E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook) und einen geeigneten PDF Viewer (z.B. Adobe Acrobat Reader).

Als Rechnungsformate stehen Ihnen zur Verfügung:

• E-Mail mit PDF-Anhang
• ZUGFeRD
• XRechnung

In diesem Beitrag erklärt die Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung anhand einer Gegenüberstellung verschiedene Rechnungsformate, u.a was eine Rechnung zu einer – entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes konformen – E-Rechnung macht.

• Durch den elektronischen Empfang der Rechnungen sinkt der Papierverbrauch und aufwändige Transportwege entfallen. Zudem können die Rechnungen einfach per E-Mail zur Freigabe intern verteilt werden – das spart Zeit und Verwaltungskosten.
• Die Rechnungen werden Ihnen zeitnah nach der Erzeugung im System der RR Software GmbH zugestellt. Der Zeitverzug durch die postalische Zustellung entfällt.
• Es sind keine spezifischen Infrastrukturvoraussetzungen erforderlich und die steuerrechtlichen Vorschriften werden erfüllt.
• Sie erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben.

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette, die eine technische Adressierung der E-Rechnung in den verarbeitenden Systemen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Eine E-Rechnung an Behörden der Bundesverwaltung muss eine Leitweg-ID enthalten, sonst kann sie nicht korrekt zugestellt werden. Wenn Sie also Rechnungen im XRechnung-Format benötigen, muss zwingend die Leitweg-ID angegeben werden.