Gewusst wie?! – Zeit sparen beim Versenden von Dokumenten


Gewusst wie?! – Zeit sparen beim Versenden von Dokumenten

Kennen Sie das?

Nachdem Sie Dokumente (bspw. Anmeldebestätigungen, Zertifikate) mit ANTRAGO erstellt haben, sollen diese auch an die Teilnehmer versendet werden.

Manchen Empfängern reicht hierbei der Versand per E-Mail aus - andere bestehen auf die Zusendung der Unterlagen per Post. Gern würden Sie so viel wie möglich elektronisch versenden - doch das manuelle Steuern der Versandart ist bei einem größeren Empfängerkreis sehr zeitintensiv.

Ab sofort unterstützt Sie ANTRAGO auch bei diesem Vorgang, ohne dass Sie beim Druck eines Reports diesen Umstand berücksichtigen müssen.

Mit der Version 17.01 können Informationen über den bevorzugten Versandweg zentral bei der jeweiligen Person hinterlegt werden. So steuert ANTRAGO die Versandart der Dokumente automatisch. Sie sparen wertvolle Zeit - und zusätzlich beim Versand per E-Mail auch Papier- und Versandkosten. So kommen wir dem Wunsch unserer Kunden entgegen, so weit wie möglich auf Papier im Büro zu verzichten.


Und so einfach geht es:

  • Bei der Firma oder Person hinterlegen und kennzeichnen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse über den neuen Eintrag "Dokumente" in der Spalte "Bezeichnung".
  • versandart1

  • Im Reportfenster aktivieren Sie die Funktionalität auf der Registerkarte "Empfänger" über das neue Kontrollkästchen "E-Mail- oder Postversand für Empfänger prüfen (nur bei Ausgabe auf Drucker)" und das zugehörige Kombinationsfeld "Bezeichnung für E-Mail Ermittlung."
  • versandart2

  • Wird ein Report mit dem neuen Kennzeichen gedruckt, wird je Empfänger geprüft, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird der Report per E-Mail versendet, anderenfalls erfolgt die Ausgabe auf dem Drucker. Tritt beim E-Mail-Versand ein Fehler auf, kann der Benutzer entscheiden, ob die Dokumente der nicht versendeten E-Mails ebenfalls gedruckt werden sollen.

  • Beim E-Mail-Versand wird der im Report angegebene Betreff und Text sowie die Signatur des eingeloggten Bearbeiters verwendet.

Hinweis: Selbstverständlich können Sie auch eine andere Bezeichnung anstelle von "Dokumente" verwenden. Wichtig ist nur, dass dies auch im Report hinterlegt ist.


Weitere Informationen zu dieser neuen Funktion finden Sie in den Programmnews 1701004. Gern helfen Ihnen auch unsere Mitarbeiter aus dem Kundenservice weiter.

Telefon: 039 459 / 704 26

E-Mail: support@antrago.de

Passende Schulungen finden Sie in unserem Schulungsprogramm.