Anwenderbericht
Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH

Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH & Technische Akademie Ahaus:
Standortübergreifende Optimierung dank ANTRAGO

An der Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH für Handwerk und Industrie wird die berufliche Ausbildung angeboten. Die zugehörige Technische Akademie Ahaus bietet zudem ein breites Weiterbildungsspektrum mit technischen und wirtschaftlichen Schwerpunkten an. Somit vereint das Unternehmen die überbetriebliche Ausbildung, Orientierung und Förderung von Jugendlichen, Weiterbildung für Unternehmen und Privatpersonen, sowie die berufliche Weiterbildung im Auftrag der Arbeitsagentur und anderer Auftraggeber in einem Bildungsangebot.

Stefan Weiß, Projektleiter für ANTRAGO an der Berufsbildungsstätte Westmünsterland GmbH und der Technischen Akademie Ahaus, berichtet über die Erfahrungen mit ANTRAGO:

Ausgangslage

Vor der Einführung von ANTRAGO waren verschiedenste Datenbanken und Dateien im Einsatz, mit denen unsere Aus- und Weiterbildungen getrennt voneinander verwaltet wurden. Um den Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der dezentralen Verwaltung des gemeinsamen Bildungsangebotes und der Teilnehmer- und Kundendaten zu verringern, entschlossen wir uns für die Beschaffung einer modernen Softwarelösung mit einer zentralen Datenbank. Eine gute Entscheidung, denn neben der Einhaltung des Kosten- und Zeitplanes bringt der Einsatz der Software durch die zentrale Datenverwaltung und dem tollen Überblick eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag mit sich.

Auswahl

Nach Recherchen, Messebesuchen und Gesprächen wurden mit fünf Anbietern intensivere Gespräche und Präsentationen durchgeführt. Am Ende des Prozesses fiel die Wahl auf die RR Software GmbH mit dem Produkt ANTRAGO. Maßgebliche Faktoren für die Entscheidung waren der gebotene Funktionsumfang, der modulare Aufbau der Software und die, trotz der Funktionsfülle, hohe Übersichtlichkeit des Systems. Mit ANTRAGO werden erstmals unsere Aus- und Weiterbildungen in einem gemeinsamen System abgebildet – und das trotz verschiedener Standorte.



250 Mitarbeiter


8 Standorte

Projektverlauf

Im ersten Teil des Projektes wurden die Arbeitsabläufe der Technischen Akademie Ahaus (zwei Datenbank-Systeme und diverse Datenfiles) auf ANTRAGO umgestellt und an das bestehende Content Management System angebunden. Bereits zu diesem Zeitpunkt optimierten wir durch ANTRAGO unsere Abläufe und die Zusammenarbeit der beiden Standorte. Dabei erwiesen sich die standortübergreifenden Informationen mit Hilfe des integrierten Kundeninformationssystems inklusive Stammdatenverwaltung, Dokumentenmanagement und Teilnehmerhistorie als besonderer Vorteil.

Bei der integrierten Stundenplanung können dank dem grafischen Belegungsplan Dozenten und Ressourcen mittels Drag & Drop den Veranstaltungen zugeordnet werden. Hierbei können sowohl ein einzelner Tag, als auch eine mittelfristige Grobplanung flexibel gestaltet werden. Wertvolle Zeit sparten wir durch die Übertragung unserer Veranstaltungen direkt aus ANTRAGO heraus auf unsere Webseite. Weitere Prozessverbesserungen erzielten wir durch die Anbindung von ANTRAGO an die Telefonanlage und den Mail-Server, sowie die Nutzung der Wiedervorlagen-Funktion in ANTRAGO. Und auch die Abrechnung in ANTRAGO erwies sich als äußerst flexibel: Hier können verschiedene Fördermöglichkeiten der Teilnehmer hinterlegt und abgerechnet werden (Bildungsscheck NRW, Bildungsprämie).

Ausblick

Die Marketingaktionen – und somit die genaue Zielgruppenansprache – für unsere Bildungsstätte werden demnächst über ANTRAGO gesteuert. Mittels individueller Merkmalszuordnung („Thesauren“) können so verschiedenste Zielgruppen definiert, jederzeit abgefragt und aus ANTRAGO heraus angeschrieben werden. Nach Abschluss der Einführung bei der Technischen Akademie Ahaus, führen wir jetzt auch ANTRAGO bei der Berufsbildungsstätte Westmünsterland für den Geschäftsbereich überbetriebliche Ausbildung ein.

Wir empfehlen ANTRAGO jederzeit weiter, da wir mit dieser Software sowohl unsere Aus-, als auch Weiterbildungen umfangreich und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten verwalten können. Besonders hervorzuheben ist die professionelle Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen und die kompetente Unterstützung durch den Support.


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