Anwenderbericht
Hochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege (FH), Fortbildungszentrum des Freistaates Sachsen

ANTRAGO academy erfüllt die Erwartungen der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege vollumfänglich

Die Hochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege, Fortbildungszentrum des Freistaates Sachsen (FHSV) bildet den Nachwuchs für das mittlere Management in sächsischen Behörden und der Justiz aus. Es werden Studiengänge in den Fachbereichen Allgemeine Verwaltung, Steuer- und Staatsfinanzverwaltung, Rechtspflege sowie Sozialverwaltung und Sozialversicherung angeboten. Das dreijährige Studium ist gekennzeichnet durch den Wechsel von Theorie und Praxis. Gegenwärtig gibt es rund 520 Studierende an der FHSV.

Monika Böhm, Mitarbeiterin an der Hochschule in Meißen, berichtet, welche Erfahrungen die FHSV mit der Einführung der Campus Management Software ANTRAGO academy gemacht hat.

Der Ruf nach einer neuen Software

Fehlende Standards, unzureichende Auswertungsmöglichkeiten und damit einhergehend eine ungenügende Transparenz der Verwaltungsprozesse erforderten aus unserer Sicht die Einführung einer standardisierten Softwarelösung für das Campus Management. Diese sollte gleichzeitig flexibel sein, um den individuellen Besonderheiten der vier Fachbereiche gerecht zu werden.

Die Entscheidung für ANTRAGO

Im Ergebnis einer öffentlichen Ausschreibung haben wir uns für ANTRAGO academy als Hochschulverwaltungssystem entschieden. Damit hat sich das Angebot der RR Software GmbH gegen mehrere Konkurrenzprodukte durchgesetzt. Überzeugt hat uns vor allem die Flexibilität von ANTRAGO academy. Die Vielzahl an Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen macht es möglich, die Software optimal an unsere Bedürfnisse anzupassen.

Darüber hinaus besticht das System dadurch, dass viele Anpassungen und Konfigurationen vom Nutzer selbst vorgenommen werden können. Besonders im Bereich des Reportings ist dies von Vorteil. Die Kombination mit den MS Office-Produkten, das integrierte Dokumentenmanagementsystem sowie die hohe Benutzerfreundlichkeit der Software war ausschlaggebend für unsere Entscheidung für ANTRAGO academy.



182 Dozierende


6 Studiengänge


526 Studierende

Ablauf des Einführungsprojekts

Die Einführung der Software wurde durch eine kontinuierliche Projektarbeit begleitet, so dass von Anfang an eine enge Zusammenarbeit zwischen der FHSV und der RR Software GmbH gewährleistet war. Zu Beginn des Projektes fand eine Prozessanalyse statt, in der wir unsere Anforderungen spezifiziert und festgehalten haben. Im Ergebnis dieser Analyse entstand ein detaillierter Zeit- und Projektplan für die Einführung und Anpassung der Software. Die konstruktive und zielorientierte Zusammenarbeit mit dem Projektmanager ermöglichte eine schnelle Umsetzung der einzelnen Teilschritte. Dabei wurden unsere Forderungen und Wünsche stets geprüft und geeignete Lösungen gefunden.

Ausschlaggebend für den positiven Projektverlauf war zudem die ständige Erreichbarkeit der Ansprechpartner im Support. ANTRAGO academy zeichnet sich durch einen systematischen, einheitlichen und gut strukturierten Aufbau der Fenster aus, der eine einfache Bedienbarkeit ermöglicht. Dadurch war unseren Mitarbeitern schon nach kurzer Einarbeitung eine gute Handhabung möglich.

Aktueller Projektstand

Das Projekt wurde Ende 2012 mit allen wesentlichen Funktionalitäten abgeschlossen. In einem letzten Schritt erfolgte die Einführung der Online-Bewerbung im Frühjahr 2013 (Bewerberportal). Wir haben auch die Online-Services für Studenten (Studierendenportal) und Dozenten (Dozierendenportal) im Einsatz. Dafür waren noch spezielle Anpassungen notwendig. Nunmehr können unsere Studenten über die ILIAS-Plattform ihre Stundenpläne und Prüfungsergebnisse aus ANTRAGO einsehen, speichern und drucken. Die Änderung ausgewählter Stammdaten ist ebenfalls über das Studierendenportal möglich. Weiterhin wird die Funktionalität der Anmeldung zu Seminaren und Wahlpflichtfächern genutzt, was auch zu einer Entlastung des Studentensekretariats führte.

Aktuell befinden wir uns in der Einführungs- und Installationsphase des 2014 neu geschaffenen Dozierendenportals. Damit ist es ANTRAGO gelungen, neben der Schaffung eines neuen Layouts mit zusätzlichen Funktionen auch die Performance zu verbessern. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Online-Services trägt ANTRAGO der Forderung nach immer mehr Mobilität Rechnung. Damit haben wir ein zukunftsträchtiges System im Einsatz, welches den Anforderungen der Zeit gerecht wird.

In Auftrag gegeben haben wir gerade die Umsetzung der Online-Wohnheimplatzbeantragung über das Studierendenportal. Damit besteht für erfolgreiche Studienbewerber künftig die Möglichkeit, online einen Wohnheimplatz zu beantragen. Von Vorteil ist, dass der Bearbeitungsstand jederzeit in unserem Studierendenportal einsehbar und eine Rücknahme innerhalb bestimmter Fristen problemlos möglich ist.

Unser Fazit

Die FHSV hat sich mit ANTRAGO academy für eine komplexe und vollintegrierte Campus Management Software entschieden, mit der die Kernprozesse der Fachbereiche einheitlich und besser aufeinander abgestimmt bearbeitet werden können.

ANTRAGO academy hat mit der Umsetzung der im Anforderungskatalog der Ausschreibung enthaltenen detaillierten Funktionalitäten unsere Erwartungen vollumfänglich erfüllt. Selbst für die unterschiedlichen Anforderungen, bedingt durch die Gegebenheiten in den einzelnen Organisationseinheiten an der FHSV, wurden stets einvernehmliche Lösungen gefunden. Die ständige Weiterentwicklung der Software führt darüber hinaus zu positiven Effekten: Neue Funktionalitäten kommen im Rahmen der Softwarepflege allen Nutzern zugute.

Auf Grund der guten Erfahrungen bei der zügigen Projekteinführung und der stets konstruktiven Zusammenarbeit empfehlen wir ANTRAGO academy gern weiter.


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