Falls Sie Ihre Rechnungsnummern nicht fortlaufend sondern jahresgebunden vergeben, möchten wir Sie daran erinnern, die Rechnungsnummern in ANTRAGO zum Jahresbeginn umzustellen – bevor Sie die ersten Rechnungen schreiben. Dies ist notwendig, um die Nummerierung korrekt zu halten und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung der Rechnungsnummern in ANTRAGO:
1. Anmeldung in ANTRAGO
Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in ANTRAGO an.
2. Navigieren zum Fenster für die Festlegung des Nummernkreises
Menüpunkt System ➔ Grundeinstellungen ➔ Nummernkreise ➔ Debitorenrechnungsnummer
3. Laden der Abrechnungsfirma
Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Abrechnungsfirma aus, für die die Einstellung vorgenommen werden soll. Die Einstellung muss für jede Abrechnungsfirma separat vorgenommen werden.
4. Neue Rechnungsnummer festlegen
Geben Sie das neue Format für die Rechnungsnummer ein. Ein gängiges Format könnte z.B. „20250000X“ sein, wobei „2025“ das Jahr und „0000X“ die fortlaufende Nummer ist. Wenn Sie z.B. mit der 202500001 als erster Rechnungsnummer an Ihre Rechnungsempfänger starten möchten, muss als letzte vergebene Rechnungsnummer 202500000 eingegeben werden.
Dabei haben die Felder folgende Bedeutung:
Letzte vergebene Rechnungsnummer: Geben Sie hier die letzte vergebene Rechnungsnummer an. Möchten Sie die Nummernkreise pro Jahr verwalten, so stellen Sie die jeweilige Jahreszahl, wie im Screenshot zu sehen, voran. So sind bei späteren Recherchen die Rechnungsnummern eindeutig einem Erstell-Jahr zuzuordnen. Bedenken Sie aber, dass der Rechnungskreis so jedes Jahr zum Jahreswechsel angepasst werden muss!
Länge und Vornullen: Über die Länge definieren Sie, wie viele Stellen die Rechnungsnummer haben soll. Wenn Sie das Häkchen Vornullen setzen, werden die Stellen linksseitig mit Nullen aufgefüllt, wenn die letzte vergebene Nummer weniger Stellen als angegeben besitzt.
Nummernbereich begrenzen: Dieses Kennzeichen dient dazu, den Nummernkreis mit der Finanzbuchhaltung rechtzeitig abzugleichen. Die Angabe im Feld bis legt den Grenzwert fest. Erreicht die letzte vergebene Nummer den Grenzwert, können keine weiteren Abrechnungsvorgänge mehr erstellt werden. Der Wert im Feld Warnung ab definiert einen Schwellenwert. Wird der Schwellenwert erreicht, wird für den angegebenen Benutzer eine Wiedervorlage erstellt. Zusätzlich können Sie einstellen, dass ANTRAGO eine E-Mail mit dem Hinweis an den Wiedervorlagenempfänger versendet. Voraussetzung ist, dass eine E-Mail-Adresse bei dem Benutzer hinterlegt ist.
Eindeutiges Suffix für die Abrechnungsfirma: Hier können Sie ein Suffix zur Zuordnung der Rechnungsnummer zur Abrechnungsfirma hinterlegen. Dieses wird an die Rechnungsnummer angehangen. Eine Änderung dieses Feldes ist nur möglich, solange noch keine Abrechnungen für diese Abrechnungsfirma erfolgt sind.
5. Änderungen speichern
Speichern Sie die Änderungen, um sicherzustellen, dass alle neuen Rechnungen mit der aktualisierten Nummerierung erstellt werden.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 gegebenenfalls für Ihre weiteren Abrechnungsfirmen.
Sollten Sie Fragen oder Probleme bei der Umstellung haben, steht Ihnen unser Kundenservice gerne zur Verfügung.
ACHTUNG: Bevor Sie Änderungen an System- oder Basisdaten in ANTRAGO vornehmen, stimmen Sie sich bitte mit Ihrer ANTRAGO Projektleitung und/ oder Ihrer Systemadministration diesbezüglich ab. Nehmen Sie nur Änderungen vor, zu denen Sie berechtigt sind. Gegebenenfalls sind Ihre Rechte zur Änderung von Systemdaten in ANTRAGO durch die integrierte Rechteverwaltung eingeschränkt und bestimmte Menüpunkte stehen nicht zur Verfügung.
Bitte teilen Sie uns die aktuellen Kontaktdaten Ihrer Ansprechpersonen in Bezug auf ANTRAGO mit. Dies hilft uns, die Kommunikation effizienter zu gestalten und Ihre Anliegen schneller zu bearbeiten. Dafür können Sie gern die Formulare auf unserer Website nutzen: https://www.antrago.de/kundendaten/.