PIW Training & Beratung GmbH: Individuelle Betreuung überzeugte von Anfang an
Erfahrungen mit ANTRAGO
Die PIW Training & Beratung GmbH ist seit über 40 Jahren als bundesweites Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen in den Bereichen Arbeitsrecht, Eingruppierung, Stellenbeschreibung, Organisations- und Personalentwicklung, Führung & Management, Personalauswahl und Coaching tätig. Jährlich führt die PIW Training & Beratung GmbH über 600 Veranstaltungen durch.
Manuela Theis, Mitarbeiterin der PIW Training & Beratung GmbH, berichtet über die Einführung und Ihre Erfahrungen mit ANTRAGO.
Die Ausgangslage
Unser damaliger Softwarepartner hat die Betreuung seines Systems gekündigt. Aus diesem Grund mussten wir uns auf die Suche nach einem neuen Anbieter begeben. Der Anspruch war hoch. Die neue Software sollte vom Funktionsumfang und den Möglichkeiten mindestens so umfangreich sein, wie wir es von unserer Software gewohnt waren. Hinzu kam: Die beiden Felder Inhouse und offene Seminare, mit divergierenden Anforderungen, sollten grundsätzlich getrennt betrachtet werden. In Bezug auf das Controlling und die Ablauf-/ Aufbauorganisation sollten die Bereiche aber gemeinsam abgebildet werden.
Warum wir uns für ANTRAGO entschieden haben
Wir informierten uns im Internet über mögliche Anbieter. Im Anschluss an eine erste Auswahl wurden einige potentielle Partner zur Präsentation, darunter auch die RR Software GmbH, eingeladen. Die Entscheidung unseres Projektteams fiel im Spätsommer 2008 auf ANTRAGO. Priorität Nr. 1 bei dieser Entscheidung hatte unsere sehr spezielle Kundendatenbank. Diese lichtete für jeden Kunden unterschiedliche Informationen ab und ermöglichte somit eine gezielte Selektierung von Adressen. Es war uns sehr wichtig, diese Funktionalität auch weiter nutzen zu können. Zu unserer Freude konnte ANTRAGO dies uneingeschränkt gewährleisten.
Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung der RR Software GmbH vom ersten Kontakt an. Die Mitarbeiter setzten sich mit uns zusammen, um gemeinsam ein passendes Konzept auszuarbeiten. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt.
450 Seminare pro Jahr
600 Veranstaltungen pro Jahr
1.300 Teilnehmende pro Jahr
Die Umsetzungsphase: Schritt für Schritt zu mehr Arbeitserleichterung
Die Umsetzung und Einführung von ANTRAGO erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst konzentrierten wir uns auf den Bereich der offenen Seminare, da hier die meisten Daten einzugeben waren. Bereits im Januar 2009 konnten wir Rechnungen über ANTRAGO schreiben und somit die Teilnehmer/innen problemlos auf die entsprechenden Seminare buchen. Sämtliche Prozesse der umfangreichen Seminarvorbereitung, einschließlich der Erstellung aller Dokumente wie Teilnehmerlisten, Einladungen und Tischkarten, waren ab April 2009 vollständig über ANTRAGO möglich. Nach den offenen Seminaren setzten wir im nächsten Schritt die Abwicklung der Inhouse-Seminare um.
Ein weiterer Meilenstein in der Umsetzung war für uns die Einrichtung der Online-Services. Im Sommer 2009 wurde unsere Homepage neu erstellt und mit ANTRAGO verknüpft. Dies bedeutete für uns eine wesentliche Arbeitserleichterung. Alle Informationen zu den offenen Seminaren werden nun automatisch von ANTRAGO der Homepage zugeführt. Die Teilnehmer können sich so auf unserer Homepage über die Inhalte und Termine der Seminare informieren und zu den Seminaren anmelden.
Seit Anfang 2010 läuft der Export der Ausgangsrechnungen per Datev-Schnittstelle an die Buchhaltung. Selbst unser Steuerberater ist beeindruckt von dem reibungslosen Ablauf. Als Nächstes werden wir die Kundenzahlungen in ANTRAGO erfassen und an die Buchhaltung übergeben. Und das wird sicher nicht der letzte Schritt der Umsetzung und Optimierung mit und durch ANTRAGO sein.
ANTRAGO – leistungsfähige Software mit viel Potential
Wir haben unser primäres Ziel erreicht: Ein einheitliches Controlling aller Seminare ist nun dank ANTRAGO möglich. Aber nicht nur in Bezug auf das Controlling hat uns ANTRAGO eine Menge Arbeitserleichterung gebracht. ANTRAGO ist eine leistungsfähige Software für Seminaranbieter, deren Potential wir noch lange nicht ausgeschöpft haben. Wir sind uns sicher, dass wir diesen Prozess mit Unterstützung der RR Software GmbH so erfolgreich fortführen werden, wie wir ihn begonnen haben.
Hier können Sie den Referenzbericht als PDF Datei herunterladen: