Campus Management Software



Das studentische Leben beginnt mit dem Interesse für eine Bewerbung an Ihrer Hochschule und reicht, durch die Aufnahme in das Alumni-Netzwerk, noch über den Studienabschluss hinaus. Um als Hochschule langfristig erfolgreich und zukunftsorientiert arbeiten zu können, sind in allen Bereichen des Student Lifecycle professionelle Lösungen gefragt. Ziel ist es, alle zentralen Abläufe von der Immatrikulation über die Veranstaltungsverwaltung bis hin zur Prüfungsverwaltung abzubilden. Dabei müssen auch angrenzende Themenfelder, wie beispielsweise die Weiterbildung und Wohnheimverwaltung berücksichtigt werden.

ANTRAGO campus: Software für Hochschulen

Das Campus Management System ANTRAGO campus integriert sämtliche Planungs- und Organisationsabläufe Ihrer Hochschule in einer Software, entlastet die Verwaltung und stellt gleichzeitig Ihre Studierenden in den Mittelpunkt. Egal, ob Sie Studiengänge oder sogar eine Kombination aus unterschiedlichen Bildungsangeboten verwalten möchten - die Konfigurierbarkeit der Software garantiert eine individuelle Abbildung Ihrer Prozesse. Besonders kleine und mittlere Hochschulen profitieren von den seit 1996 gesammelten Erfahrungen bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen im Bildungssektor. Die laufende Weiterentwicklung garantiert, dass das Campus Management System immer den aktuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen im Hochschulbereich gerecht wird.

Funktionen

Die Funktionalitäten von ANTRAGO campus gehen weit über die Abbildung des Student Lifecycle hinaus. Dabei unterstützt Sie unsere Campus Management Software für Hochschulen umfassend bei der Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben wie Studierenden- und Dozierendenverwaltung, Studienmanagement und Prüfungsmanagement. Durch eine zentrale Datenhaltung haben Mitarbeiter aus allen Hochschulbereichen Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis. So werden Ihre bestehenden Abläufe vereinfacht und optimiert.

Stellen Sie ANTRAGO campus nach Ihren Bedürfnissen aus unserem Portfolio zusammen und erhalten Sie Ihre maßgeschneiderte Campus Management Software.

  Bewerbung und Zulassung
  Studienmanagement
  Duales Studium
  Studierendenverwaltung
  CRM und Kommunikation
  Veranstaltungs­verwaltung
  Dozierendenverwaltung
  Weiterbildung
  Self-Services
  Studien- und Prüfungsleistungen
  Evaluation
  Gebühren und Beiträge
  Reports- und Statistiken
  Wohnheimverwaltung
  Schnittstellen
Antrago campus Funktionen
Bewerbung und Zulassung


Mit ANTRAGO campus wickeln Sie Ihren kompletten Auswahl- und Zulassungsprozess ab.

Studieninteressierte stellen Ihnen die geforderten Bewerbungsunterlagen online im Bewerberportal zur Verfügung. Die eingegangen Bewerbungen werden direkt im Profil der Bewerber in ANTRAGO campus hinterlegt. Und: Die Bewerber sind laufend über den Stand des Auswahlprozesses informiert.

Nach erfolgreicher Zulassung immatrikulieren Sie mit wenigen Klicks die Studieninteressierten. Individuelle Statistiken runden Ihren Bewerbungsprozess ab.


Studien­management


ANTRAGO campus bildet alle Arten von Studiengängen vollständig und übersichtlich ab.

In wenigen Arbeitsschritten erfassen Sie alle Abschnitte, Phasen und Module und schaffen so die Grundlage für deren effiziente Verwaltung. Mit der Flexibilität von ANTRAGO campus können Sie somit auch Trimester und weitere hochschulspezifische Anforderungen problemlos abbilden.

Besonders praktisch: Neue Studiengänge können direkt aus Kopiervorlagen erstellt und bearbeitet werden.


Duales Studium Duales Studium


Neben den typischen Funktionen eines Campus Management Systems beinhaltet ANTRAGO campus auch umfassende Möglichkeiten zur Abbildung der fachpraktischen Abschnitte.

Zuordnungen zwischen Studierenden und Unternehmen bzw. Behörden können schnell hinterlegt und abgerufen werden.

Die webbasierte Informationsplattform bietet dem Praxispartner direkten Zugriff auf den Studienverlauf und weitere relevante Daten der zugehörigen Studierenden.


Studierenden­verwaltung


Die elektronische Studierendenakte bildet das Kernstück der Studierendenverwaltung in ANTRAGO campus.

Ausgehend von den Stammdaten des Studierenden haben Sie hier Zugriff auf die individuellen Merkmale und Korrespondenz sowie den Studienverlauf inklusive der besuchten Zusatzqualifikationen.

Im Web haben Studierende die Möglichkeit, eigenständig Ihre Stammdaten zu aktualisieren und auf persönliche Dokumente zuzugreifen. Das entlastet Ihre Verwaltung.


CRM und Kommunikation


Über individuelle Merkmale und Kriterien selektieren Sie Ihre Zielgruppen punktgenau. Mit wenigen Klicks generieren Sie personalisierte Serienbriefe mit MS Word oder verschicken E-Mails direkt aus dem Campusmanagement System.

Steuern Sie die termingerechte Erledigung aller Aufgaben durch Wiedervorlagen. Sie entscheiden, welche Vorgänge Sie in der Kontakthistorie dokumentieren möchten.

Alle Daten Ihrer eingehenden Gespräche haben Sie dank Anbindung der Telefonanlage sofort im Blick. Dies gewährleistet ein lückenloses Informationsmanagement und effiziente Kommunikationsprozesse.


Veranstaltungs­verwaltung


Basierend auf dem Curriculum und den damit verknüpften Dozierenden, Räumen und Ressourcen erfolgt die Planung der Lehrveranstaltungen in einem grafischen Planungstool.

Die parallele Darstellung mehrerer Studiengruppen, Dozierenden und Räume liefert einen umfassenden Überblick zum Planungsstatus und den vorhandenen Kapazitäten. Automatische Plausibilitätskontrollen sorgen dafür, dass Fehleinsätze und Doppelzuordnungen kein Thema sind. Hierbei prüft die Software, ob die Dozierenden fachlich befähigt sind und zur Verfügung stehen.

Zusätzlich unterstützt die Anzeige der Deputatsauslastung die Planer.


Dozierenden­verwaltung


Die Berechnung der Lehrdeputate für Ihre Dozierenden und der Honorare für Lehrbeauftragte sind sensible und wichtige Themen.

Die integrierte Deputatsverwaltung basiert auf der Stundenplanung und ermöglicht den Überblick über die Entwicklung der individuellen Deputate und Honorare. Durch Konfiguration lassen sich in ANTRAGO die unterschiedlichen Anrechnungen und Staffelungen abbilden. Auf dieser Grundlage werden für Dozierende die Lehrdeputate berechnet und für Lehrbeauftragte die Honorar-Abrechnung durchgeführt.

Erhöhen Sie die Transparenz: Ihre Dozierenden haben im Onlineportal Zugriff auf ihren individuellen Stundenplan und die Entwicklung ihrer Lehrdeputate.


Weiterbildung


Die Entwicklung von Weiterbildungsangeboten als Ergänzung des Studienangebotes und zur berufsbegleitenden Fortbildung hat in den letzten Jahren eine wachsende Bedeutung an Hochschulen erhalten.

Parallel zu den Studiengängen können in ANTRAGO campus auch alle Arten der Fort- und Weiterbildung abgebildet werden. Hierfür nutzen Sie die bereits im System hinterlegten Daten zu Studierenden, Dozierenden, Räumen und Ressourcen. Nach erfolgter Planung veröffentlichen Sie Ihr Weiterbildungsangebot mit Anmeldemöglichkeit auf Ihrer Website.

Von der Teilnehmerverwaltung über die Abrechnung bis hin zur Zertifikatserstellung erledigen Sie alle Aufgaben in einer Software. Das Ergebnis: Sie vermeiden zeit- und kostenintensive Insellösungen bei der Verwaltung von Studium und Weiterbildung.

+ Weitere Informationen für Weiterbildungseinrichtungen an Hochschulen

Self-Services


Durch den Einsatz unserer Onlineportale im Responsive Webdesign bieten Sie Ihren Studierenden, Dozierenden, Bewerbern und Praxispartnern jederzeit und von jedem Ort ein Plus an Service.

Ihre Studierenden erhalten Zugriff auf die persönliche Stundenplanung, Noten, Prüfungstermine und Dokumente. Neben dem Überblick über ihre Lehrveranstaltungen erhalten Dozierende zudem die Möglichkeit, Noten online zu erfassen. Das Abtippen von Notenlisten durch die Hochschulverwaltung gehört der Vergangenheit an.

Im Dualen Studium haben ihre Praxispartner direkten Zugriff auf die Anmeldung von neuen Studierenden und erlangen Einblick in die erreichten Fortschritte. Umfassende Self-Service Angebote minimieren so die Anfragen an Ihre Hochschule und schaffen Freiräume.


Studien- und Prüfungs­leistungen


Von der Neuanlage eines Studiengangs bis hin zu Änderungen von Prüfungsordnungen führen Mitarbeiter im Prüfungsamt diese Arbeiten eigenständig durch.

Dies ist in ANTRAGO campus rein durch Konfiguration möglich, ohne aufwändige Anpassungen im Quellcode. Die Gestaltung von Zeugnissen, Notenlisten oder Transcript of Records erfolgt durch das integrierte Reportingtool.

Wie in allen Funktionen von ANTRAGO campus gilt auch bei der Prüfungsordnung das Prinzip größtmöglicher Unabhängigkeit Ihrer Hochschule.


Evaluation


Führen Sie die Evaluation Ihrer Lehrveranstaltungen und Ihres Weiterbildungsangebotes im Campusmanagementsystem durch.

Bei einer Befragung im Web können die Fragebögen termingesteuert per E-Mail verschickt oder im Onlineportal bereitgestellt werden. Die Ergebnisse gehen automatisch in ANTRAGO ein und stehen für die Bewertung Ihres Lehrangebotes zur Verfügung.

Evaluieren Sie mittels Papierfragebögen? Die ausgefüllten Fragebögen werden durch einen Scanner eingelesen und direkt an das Hochschulinformationssystem ANTRAGO campus übergeben.


Gebuehren und Beitraege Gebühren und Beiträge


Studiengebühren, Semesterbeiträge, Prüfungsgebühren oder die Kosten für Weiterbildungsangebote – mit ANTRAGO campus wird die Abrechnung von Gebühren und Beiträgen einfach und sicher.

Die Abbildung von Ratenzahlungen und die Aufteilung der Studiengebühren zwischen Studierenden und Praxispartnern gehört ebenso zum Funktionsumfang wie die Abwicklung von SEPA-Lastschrifteinzügen. Im Onlineportal informieren sich Studierende über ausstehende Semesterbeiträge und Zahlungseingänge.

Alle erzeugten Rechnungen können über eine Schnittstelle an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben werden.


Reports- und Statistiken


Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sind fester Bestandteil der Campus Management Software ANTRAGO campus.

Dank vordefinierter Reports erstellen Sie mit wenigen Klicks die aktuelle Hochschulstatistik oder erhalten einen Überblick über die Entwicklung der Immatrikulationszahlen. Und auch die selbstständige Erstellung von neuen Auswertungen und Statistiken unterstützt Sie in Ihrer Unabhängigkeit. Dabei verwenden Sie die im System gehaltenen Daten.

So sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren die Fehleranfälligkeit bei der Datenaufbereitung.


Wohnheim­verwaltung


Die Verwaltung Ihres Wohnheimes ist in ANTRAGO campus vollständig integriert.

Über die grafische Planungsübersicht haben Sie alle freien Kapazitäten im Blick. Weisen Sie Ihren Studierenden, Fortbildungsteilnehmenden, Lehrenden oder Gästen ein Zimmer per Drag & Drop zu. Und auch die Verpflegung kann individuell hinterlegt werden.

Die Abrechnung von Übernachtungen und Mahlzeiten ist ebenso möglich, wie die Erstellung von Auslastungsstatistiken oder Reinigungsplänen. Besonderes Plus: Studierende können direkt online einen Wohnheimplatz beantragen.


Schnittstellen


Zahlreiche Prozesse werden direkt in ANTRAGO campus abgebildet. Somit steht Ihnen eine Software für alle Kernprozesse Ihrer Hochschule zur Verfügung.

Ergänzende Softwarelösungen werden über Schnittstellen angebunden: Beispielsweise Finanzbuchhaltungen, eLearning-Plattformen, HR-Software, Weiterbildungsdatenbanken, Schließsysteme oder Gebäudeleitsysteme. Damit gehört die doppelte Erfassung von Daten der Vergangenheit an.

Der Datenaustausch erfolgt direkt, über eine Transferdatei oder via Webservices.


Sie möchten mehr erfahren?

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campus innovation 2018


Lernen Sie die Funktionen unserer Campus Management Software auf der Campus Innovation 2018 vom 22.-23.11. in Hamburg kennen! Tipp: Gleich hier Ihren persönlichen Termin vereinbaren.


Referenzen

  • Hochschule Weserbergland

    "Dank ANTRAGO haben wir, wie von uns gewünscht, ein zentrales Hochschulverwaltungssystem, in dem uns alle Daten "auf einen Blick" zur Verfügung stehen und das alle Prozesse des Student Lifecycle abdeckt. Die flexible Anpassung von ANTRAGO auf unsere Hochschule ist sicherlich der größte Pluspunkt des Systems. Die Software unterstützt uns in vielen Bereichen und spart dadurch zeit- und arbeitsintensive Arbeitsschritte."...
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  • Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen

    "Mit der Einführung von ANTRAGO kommt an der FHF nunmehr eine zeitgemäße Software zum Einsatz. Für die FHF war richtungsweisend, dass sie nicht nur ihre Veranstaltungen, Studierenden und Prüfungen innerhalb eines Systems verwalten kann, sondern auch die eigenen Bettenhäuser, in denen die Studierenden während ihrer fachtheoretischen Ausbildungszeiten untergebracht sind. Insofern lag ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Produkten am Markt vor."...
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  • Hochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege (FH), Fortbildungszentrum des Freistaates Sachsen

    "Überzeugt hat uns vor allem die Flexibilität von ANTRAGO campus. Die Vielzahl an Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen macht es möglich, die Software optimal an unsere Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus besticht das System dadurch, dass viele Anpassungen und Konfigurationen vom Nutzer selbst vorgenommen werden können. Besonders im Bereich Reporting ist dies von Vorteil. Die Kombination mit den MS Office-Produkten, das integrierte Dokumentenmanagementsystem sowie die hohe Benutzerfreundlichkeit der Software war ausschlaggebend für unsere Entscheidung für ANTRAGO campus." ...
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  • VWA Hochschule für berufsbegleitendes Studium

    "Die Bereitstellung von Informationen beschränkt sich bei der Arbeit mit ANTRAGO nicht nur auf unsere interne Verwaltung. Über entsprechende Online-Services ist die Einbindung von Bewerbern, Teilnehmern und Dozenten problemlos möglich. Durch zahlreiche Web-Services und Selbstbedienungsfunktionen schaffen wir eine zentrale Informationsschnittstelle zwischen Hochschule und Studierende. Vorteile, die das Studienangebot für die Studierenden der VWA HS noch attraktiver machen." ...
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"Überzeugt hat uns vor allem die Flexibilität von ANTRAGO campus. Die Vielzahl an Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen macht es möglich, die Software optimal an unsere Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus besticht das System dadurch, dass viele Anpassungen und Konfigurationen vom Nutzer selbst vorgenommen werden können."
Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung

Services

Die Einführung eines individuellen Hochschulinformationssystems ist ein Prozess, der alle Bereiche und Mitarbeiter der Hochschule berührt. Deshalb verstehen wir uns nicht nur als Software-Hersteller: Zusätzlich bieten wir Ihnen Beratung, Support, Schulungen und weitere Dienstleistungen an.


PROZESSBERATUNG
Abbildung, Analyse und Optimierung Ihrer Abläufe in ANTRAGO

INSTALLATION
Für einen reibungslosen und professionell betreuten Installations-Prozess

DATENÜBERNAHME
Analyse und Übernahme der vorhandenen Daten nach ANTRAGO

PROGRAMMIERUNG
Individuelle Anpassung und Erweiterung des Funktionsumfangs

CUSTOMIZING
Kundenspezifische Einrichtung und Konfiguration des Campusmagementsystems

PROJEKTBETREUUNG
Persönlicher Projektmanager während der Einführungsphase

HOTLINE
Telefonische Unterstützung in allen Fragen rund um ANTRAGO (Mo-Fr 8-18 Uhr)

SCHULUNGEN
Inhouse, Online oder im ANTRAGO Schulungszentrum

UPDATES
Ständige Weiterentwicklung durch regelmäßige Updates

HOSTING
Möglichkeit zum Hosting im ANTRAGO-Rechenzentrum

ANWENDERTREFFEN
Regelmäßiger Austausch mit anderen ANTRAGO-Anwendern

ANTRAGO-KUNDENPORTAL
Bereitstellung relevanter Daten und Informationen rund um das Projekt
Unsere langjährigen Erfahrungen im Hochschulbereich haben gezeigt, dass bei der Einführung eines Campus Management Systems oftmals zusätzliche Aufwände entstehen. Daher stellen wir unseren Kunden ein kostenloses Dienstleistungsbudget zur Verfügung. Das sorgt dafür, dass Ihre ursprüngliche Zeit- und Kostenplanung trotz nachträglicher Anforderungen eingehalten werden kann.

Erfahren Sie mehr über unseren innovativen Projektansatz zur Einführung der Campus Management Software ANTRAGO campus:

Einführung ANTRAGO campus.pdf (1,03 MB)

Technologie

Das Campusmanagementsystem ANTRAGO campus ist eine windowsbasierte Client-Server-Lösung. Moderne Self-Services in Form von umfangreichen Webportalen für sämtliche Nutzergruppen erweitern das Campus Management System um die Vorteile einer webbasierten Lösung. Alternativ zu einer eigenen Systemumgebung können Sie ANTRAGO campus auch hosten, so dass Sie von beliebigen Betriebssystemen auf die Software zugreifen können.

Die Systemempfehlungen für die Campus Management Software finden Sie in unserem FAQ-Bereich.

Zudem entwickeln wir derzeit eine komplett webbasierte Version des Campusmanagement Systems ANTRAGO. Der Release ist für 2019 geplant.

Vorteile

 Vollintegriert: Komplettlösung für alle Prozesse des Student-Lifecycle
  Individuell: schnittstellenoffen und hochkonfigurierbar
  Interaktiv: Self-Services für Studierende, Dozierende, Bewerber und Firmen
  Erweiterbar: Seminarverwaltung für Ihre Weiterbildungseinrichtungen
  Zugeschnitten: Fokussierung auf kleine bis mittelgroße Hochschulen
  Erfahren: seit 1996 an über 150 Bildungseinrichtungen im Einsatz
  Planungssicher: einmalige Anschaffungskosten statt laufender Gebühr
Vorteile von ANTRAGO campus
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Datenübernahme

Migration wertvoller Altdaten

Die Auswahl der richtigen Strategie hängt von vielen spezifischen Faktoren ab. Gerne beraten wir Sie bei der Entscheidung der für Ihre Hochschule optimalen Strategie. Grundsätzlich gilt, dass alle Daten aus einem Altsystem nach ANTRAGO academy übernommen werden können. Zu klären ist der Grad der Automation dieser Übernahme.

Stammdaten von Studierenden, Dozierenden oder Bewerbern lassen sich vollständig automatisiert übernehmen. Gleiches gilt für Immatrikulationen oder Teilnahmen an Weiterbildungen u.v.m. Anders sieht es z.B. bei den Berechnungsvorschriften für Prüfungsordnungen aus. Jedes Campus Management System hat ein anderes Vorgehen bei der Abbildung von Berechnungsebenen. Dies trifft auch auf Lösungen zu, die in Microsoft Excel oder Microsoft Access umgesetzt wurden. Daher müssen diese Berechnungsvorschriften einmalig im System erfasst - und anschließend durch Kopieren weiterverwendet und angepasst werden. Die Datenübernahme kann u.a. mittels einer Transferdatei erfolgen. Diese sollte dem ANSI-Code entsprechen.

Liegen die zu übernehmenden Daten unstrukturiert in einem oder mehreren Altsystemen vor, so ist ein zusätzlicher Aufwand zur Datenbereinigung und Aufbereitung vorzusehen. Dies sollte auf Grund der umfangreichen Kenntnisse der Daten durch Mitarbeiter Ihrer Hochschule erfolgen. In Abhängigkeit Ihres Altsystems kann die Datenübernahme auch auf Datenbankebene erfolgen. Hierbei werden die zu übernehmenden Daten direkt in die Datenbanktabellen von ANTRAGO academy migriert. Welche Variante zum Einsatz kommt, kann nach einer Analyse Ihrer Datenstruktur entschieden werden. Das Vorgehen und alle Aspekte der Datenmigration werden im Migrationskonzept dokumentiert.

"Im ersten Teil des Projektes wurden die Arbeitsabläufe der Technischen Akademie Ahaus (zwei Datenbank-Systeme und diverse Datenfiles) auf ANTRAGO umgestellt und an das bestehende Content Management System angebunden. Bereits zu diesem Zeitpunkt optimierten wir durch ANTRAGO unsere Abläufe und die Zusammenarbeit der beiden Standorte."

Technische Akademie Ahaus

Go live

Produktiver Start des neuen Systems

Bei der Umsetzung begleiten wir unsere Kunden gerne vor Ort. Diese kann durch Präsenz während der ersten Tage des Livegangs erfolgen. Alternativ oder ergänzend kann eine nachgelagerte Projektphase, die einige Wochen nach dem Start des Echtbetriebs stattfindet, durchgeführt werden. In dieser Phase können offene Fragen und aufgetretene Probleme bei der praktischen Umsetzung der Prozesse besprochen und gelöst werden.

Zum Abschluss des Projektes werden die Soll-Projektziele aus der Analyse mit den erreichten Ist–Projektzielen des Projektes abgeglichen und ein Projektabschlussbericht erstellt.

"Die Betreuung während des Einführungsprojektes war jederzeit vorbildlich und von einer freundschaftlichen und konstruktiven Zusammenarbeit geprägt. Während der Einführungsphase, und auch darüber hinaus, stand uns von der RR Software GmbH ein kompetentes Support-Team zu Seite, welches uns jederzeit behilflich war und uns immer schnell und freundlich unterstützt hat. Mit der RR Software GmbH haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden und bedanken uns beim gesamten Team für die gute Zusammenarbeit in jeder Phase des Projektes."

Norddeutsche Kälte-Fachschule

Kundenleitfaden

Beschreibung Ihrer Prozesse in Ihrem Stil

Welche zusätzlichen Informationen werden bei der Erfassung eines Studierenden benötigt? Wie erfolgt die Abrechnung von Studiengebühren? Diese und viele weitere Prozesse werden im Projektverlauf festgelegt und in ANTRAGO academy gemeinsam konfiguriert. Das definierte Vorgehen wird in den Protokollen festgehalten. Genauso wichtig ist es, dieses Vorgehen auch in Ihre Prozessbeschreibungen aufzunehmen, um eine vollständige Integration Ihrer Campus Management Software in Ihre Prozesslandschaft zu dokumentieren.

Hierzu empfehlen wir die Erstellung von Kundenleitfäden. Diese stellen keinen Ersatz der ANTRAGO Handbücher dar, sondern sind eine auf Ihre Hochschule zugeschnittene Dokumentation Ihrer Arbeitsweise.

Bei der Erstellung gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Viele unserer Kunden legen Wert darauf, diese Beschreibung eigenständig zu erstellen, um eine einheitliche Dokumentation Ihrer Prozesse zu erreichen. Bei einigen Kunden wird diese Aufgabe auch an die RR Software GmbH ausgelagert und unsere Mitarbeiter erstellen diese Dokumentation. Die Entscheidung, welche Intensität der Unterstützung Sie erhalten möchten, liegt bei Ihnen.

Dokumentation

Mehr als nur Handbücher

Zur Erreichung dieses Ziels haben wir eine einheitliche Strategie zur Dokumentation in unseren Projekten entwickelt. Projekttreffen, Schulungen, Sitzungen des Lenkungsausschusses oder andere relevante Besprechungen werden durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH protokolliert und das Protokoll wird anschließend allen Beteiligten zur Freigabe übermittelt. Anpassungsprogrammierungen werden gemeinsam mit dem Kunden in Lastenheften fixiert.

Um jederzeit auf diese Dokumente zugreifen zu können, hat jeder Kunde Zugang auf ein geschütztes Kundenportal im Internet. Dieses basiert auf Microsoft SharePoint und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projekt. Von der Bereitstellung der Dokumentation, über den Austausch und die Versionierung von Projektunterlagen, bis hin zur Steuerung aller Aufgaben im Projekt - das ANTRAGO Kundenportal bietet eine optimale Basis für die Projektarbeit.

Anpassungsprogrammierungen

Erweiterung des Funktionsumfanges

Bei jeder Anpassung ist es wichtig, dass beide Seiten (Auftraggeber und Auftragnehmer) immer den genauen Umfang der Anpassung verstehen und die gleichen Erwartungen an eine Anpassung haben. Zur Sicherstellung dieser Grundanforderung wird im Rahmen der Projekttage die geplante Programmierung genau besprochen und die verschiedenen Anwendungsfälle werden diskutiert. Auf dieser Grundlage wird ein Lastenheft erstellt, in dem die Zielsetzung, die Anwendungsfälle und die Parameter, unter denen eine Anpassung funktionieren soll, beschrieben sind. Dieses Lastenheft wird durch das Projektteam Ihrer Hochschule geprüft und im Projekttag thematisiert. Notwendige Änderungen werden in das Lastenheft aufgenommen.

Dem Lastenheft kommt eine mehrfache Bedeutung zu. Es stellt die Grundlage für die Aufwandskalkulation, die Beauftragung, die Erstellung des Pflichtenheftes, die Tests und die Dokumentation der Anpassung dar. Nach der Umsetzung der Programmierung durch unsere Softwareentwicklung erfolgen umfangreiche Funktionstest durch die Qualitätssicherung der RR Software GmbH. Hierbei wird geprüft, ob sich die Anpassungen im Rahmen der Vorgaben des Lastenhefts befinden und ob es ungewollte Seiteneffekte auf bestehende Programmierungen gibt. Sollte es Abweichungen von den definierten Eigenschaften geben, wird korrigiert. Anschließend wird die geschaffene Funktion in die Standarddokumentation der Software ANTRAGO academy aufgenommen.

"Durch die lösungsorientierte Projektarbeit mit der RR Software GmbH konnte das Programm optimal entsprechend unserer Bedürfnisse konfiguriert werden. Dabei haben wir so gut wie nie die Auskunft bekommen, dass unsere Wünsche und Anforderungen nicht mit ANTRAGO abgedeckt werden können."

Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen

Projekttage

Gemeinsam konfigurieren wir Ihre Campus Management Software

Hierbei gehen wir gemeinsam deutlich stärker in die Details und jeder einzelne Prozessschritt wird besprochen. Unsere Mitarbeiter unterweisen alle Mitglieder des Projektteams in den notwendigen Konfigurationsarbeiten zur Abbildung der einzelnen Prozesse. Durch dieses Vorgehen wird an Ihrer Hochschule das Wissen aufgebaut, ANTRAGO academy eigenständig, ohne Unterstützung der RR Software GmbH, zu administrieren und auf laufende Veränderungen hin anzupassen. Auf diese Weise wird jeder einzelne Meilenstein gemeinsam abgearbeitet und ANTRAGO academy auf Ihre Anforderungen bezogen konfiguriert.

Die im Kickoff vorgeschlagenen Soll-Prozesse werden durch dieses Vorgehen verfeinert und finalisiert. Die Anzahl der notwendigen Projekttage richtet sich nach dem umzusetzenden Projektumfang und der Komplexität Ihrer Prozesse sowie der Größe und Struktur der Hochschule.

"Einen wichtigen Beitrag zu diesem Projekterfolg leisteten unter anderem auch die regelmäßigen von der RR Software GmbH durchgeführten Projektbesprechungen, in denen der Projektfortschritt (z.B. im Hinblick auf Programmerweiterungen) kontinuierlich analysiert und die nächsten Projektschritte konkret abgestimmt wurden."

Fachhochschule für Finanzen Nordrhein-Westfalen

Schulungen

Grundlage für Entscheidungen im Projekt und für die weitere Konfiguration

Aus diesem Grund startet die Projektphase immer mit einer zweitägigen Grundlagenschulung für das Projektteam. In dieser Schulung wird das Basiswissen zu ANTRAGO academy vermittelt und der Grundstein für die weitere Einführung gelegt. Die Vermittlung der Handhabung unserer Software ANTRAGO academy erfolgt im gesamten Projektverlauf.

Im Rahmen der einzelnen Projekttage wird gemeinsam an der Konfiguration gearbeitet und durch die eigenständige Umsetzung prägt sich die ANTRAGO-Handhabung sehr intensiv ein. Für bestimmte Themengebiete ist jedoch die Vermittlung im Rahmen von Schulungen sinnvoller. In regelmäßigen Abständen werden, ergänzend zu den Projekttagen, Schulungen zu den verschiedenen Themenschwerpunkten angeboten (z.B. zur Erstellung von Dokumenten mittels unseres Reportingtools oder zur Administration von ANTRAGO academy).

Die Schulung der Endanwender kann in zwei Varianten umgesetzt werden. Die Mitglieder des Projektteams übernehmen als Key-User die Schulung ihrer Kollegen. Alternativ werden Ihre Nutzer durch die Mitarbeiter der RR Software GmbH geschult. Die Schulungsinhalte, das Vorgehen und der Schulungsumfang werden im Projektteam abgestimmt.

"ANTRAGO-Schulungen: kurzweilig - informativ - lehrreich - hilfreich. Auch komplexe Sachverhalte in ANTRAGO konnten dank der hohen fachlichen Qualifikation des Dozenten leicht vermittelt werden. Die neuen Erkenntnisse helfen uns bei der täglichen Arbeit mit ANTRAGO."

BKK Akademie

Projekt Kickoff

Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt legen

Die Prozesse werden hierbei an konkreten Anwendungsfällen aus dem Alltag Ihrer Hochschule vorgestellt. Damit finden sich Ihre Mitarbeiter schnell in den vorgestellten Abläufen zurecht und können das Gezeigte sofort erfassen und beurteilen. Die Ergebnisse der anschließenden Feedbackrunde fließen direkt in die zukünftige Projektarbeit ein und dienen der Feinjustierung der weiteren Projektarbeit.

In der zweiten Hälfte des Tages dreht sich alles um das eigentliche Projekt. Wie erfolgt die Zusammenarbeit? Was erwarten alle Projektbeteiligten voneinander? Welche Risiken gibt es und wie können diese minimiert werden? Zum Abschluss wird die Terminplanung noch einmal besprochen, der Zuschnitt der Meilensteine final festgelegt und es werden gemeinsam die nächsten Termine vereinbart.

"Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für ANTRAGO war die gute Betreuung der RR Software GmbH vom ersten Kontakt an. Die Mitarbeiter setzten sich mit uns zusammen, um gemeinsam ein passendes Konzept auszuarbeiten. Dadurch wurden unsere speziellen Anforderungen und Wünsche von Anfang an individuell berücksichtigt."

PIW Training & Beratung GmbH

Startkonfiguration

Der erste Aufschlag für Ihre neue Campus Management Software

Diese Konfiguration stellt die erste Abbildung Ihrer neuen Prozesse dar. Bei der Einrichtung fließen die besprochenen Inhalte der Analyse in die Software ein und zentrale Bereiche Ihrer neuen Campus Management Lösung werden konfiguriert.

  • Anlegen von Studiengängen
  • Einrichtung der zugehörigen Prüfungsordnungen
  • Erfassung des Curriculum für die Planung der Lehrveranstaltung
  • Konfiguration der Abrechnung von Studien- oder Prüfungsgebühren
  • Aus den getroffenen Vereinbarungen zur Priorisierung und Terminierung wird der Projektplan erstellt.

    "Zu Beginn des Projektes fand eine Prozessanalyse statt, in der wir unsere Anforderungen spezifiziert und festgehalten haben. Im Ergebnis dieser Analyse entstand ein detaillierter Zeit- und Projektplan für die Einführung und Anpassung der Software."

    Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung

    Analyse

    Zusammenhänge verstehen und Abhängigkeiten identifizieren

    Zusammen mit Ihrem Projektteam und zentralen Anwendern der jeweiligen Bereiche nehmen wir Ihre Ist-Prozesse auf und dokumentieren diese. In dieser Projektphase geht es darum, Zusammenhänge zu erarbeiten, Abhängigkeiten aufzuzeigen und ggf. notwendige Anpassungen an der Software zu identifizieren.

    Gemeinsam mit Ihrem Projektteam priorisieren wir die notwendigen Schritte zur Einführung von ANTRAGO academy und erstellen auf der Grundlage der aufgenommenen Prozesse einen Vorschlag für Ihre neuen Prozesse.

    "Der Analysetag zu Beginn der gemeinsamen Arbeit hat sehr viel Klarheit und Übersichtlichkeit in das ganze Projekt gebracht. Es war auch für uns von Vorteil, viele der alltäglichen Routinearbeiten zu durchleuchten und sogar Arbeitsabläufe komplett zu verändern."

    Mettenmeier GmbH, FGE Trainings Center