Bevorzugte E-Mail Adresse eines Empfängers

Technische Beschreibung:
Für den Versand der E-Mails an die gewünschte Adresse nutzen wir die News 1701004. Bitte nehmen Sie die Einrichtung wie dort beschrieben vor. Statt die Erstellung des Reports über den Drucker zu starten, nutzen Sie bitte die Funktion des E-Mail Versandes im Reportfenster.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Kunden, der generell eine Art von E-Mails an eine bestimmte E-Mail Adresse versendet bekommen möchte, z.B. für den Versand von Login-Daten eines Webinars, für Zertifikate, etc. In ANTRAGO haben Sie nun die Möglichkeit, diesen Wunsch abzubilden, ohne dass Sie beim Druck eines Reports diesen Umstand berücksichtigen müssen.

Um diese Funktionalität abzubilden, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen: Bei der Firma [1] oder Person [2] hinterlegen und kennzeichnen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse über den neuen Eintrag ´Dokumente´ in der Spalte ´Bezeichnung´. Im Reportfenster [3] aktivieren Sie die Funktionalität auf der Registerkarte ´Empfänger´ über das neue Kontrollkästchen ´Mail- oder Postversand für Empfänger prüfen (nur bei Ausgabe auf Drucker)´ und das zugehörige Kombinationsfeld ´Bezeichnung für Email.

Wird ein Report [4] mit dem neuen Kennzeichen gedruckt (Schaltfläche Drucken im Druckfenster), wird je Empfänger geprüft, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird der Report per E-Mail versandt, anderenfalls erfolgt die Ausgabe auf dem Drucker. Tritt beim E-Mail-Versand ein Fehler auf, kann der Benutzer entscheiden, ob die Dokumente der nicht versandten E-Mails ebenfalls gedruckt werden sollen.

Beim E-Mail-Versand wird der im Report angegebene Betreff und Text sowie die Signatur des eingeloggten Bearbeiters verwendet. Zur Nachverfolgung des Versandprozesses kann mit Hilfe eines neuen Antrago.INI-Eintrages REPORT_AUTO_VERSANDART_PROTOKOLL [5] ein Protokoll aktiviert werden. In diesem ist ersichtlich, über welche Versandart der Druck je Empfänger erfolgte (Drucker, E-Mail). Sollte beim E-Mail-Versand ein Fehler auftreten, wird dies ebenfalls im Protokoll vermerkt. Das Protokoll wird an die Absendermailadresse des eingelogten Bearbeiters verschickt.

Zusätzlich wurde im Reportfenster [3] auf der Registerkarte ´E-Mail´ das Kontrollkästchen ´Druckdokument nicht als Anlage hinzufügen´ in ´Druckdokument nicht als Anlage im E-Mail-Fenster hinzufügen´ umbenannt.

Wenn Sie einen Report wie bisher über die Schaltfläche ´E-Mail´ versenden, wird für den Report geprüft, ob das neue Kombinationsfeld ´Bezeichnung für Email´ gefüllt ist und ob für den Empfänger eine entsprechende E-Mail-Adresse mit dieser Bezeichnung hinterlegt ist und versendet den Report an diese E-Mail-Adresse. Kann ANTRAGO keine solche E-Mail-Adresse mit der angegebenen Bezeichnung finden, prüft es weiterhin, ob eine Haupt-E-Mail-Adresse vorhanden ist und verwendet diese. Andernfalls wird die zuletzt erfasste E-Mail-Adresse ermittelt und verwendet.

Zusätzlich wurde der neue Platzhalter REP_VERSANDART geschaffen, wodurch in der Reportvorlage gesteuert werden kann, ob z.B. das Logo angezeigt werden soll oder nicht. Mögliche Werte sind DRUCKER (bei Vorschau und Druck) und EMAIL (bei Email).

[1] – Menüpunkt: Bearbeiten -> Firmen

[2] – Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen

[3] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Schaltfläche ´Drucken´ -> Schaltfläche ´Bearbeiten´

[4] – z.B. Menüpunkt: Bearbeiten -> Personen -> Schaltfläche ´Drucken´

[5] – Antrago.INI-Eintrag REPORT_AUTO_VERSANDART_PROTOKOLL, Sektion [PROTOKOLL]

[PROTOKOLL]
;gibt an, ob beim Druck mit Prüfung der Versandart (Email oder Drucker) ein Protokoll erstellt werden soll
;mögliche Einträge: N (Standard), J , M – Protokoll an Absender schicken
REPORT_AUTO_VERSANDART_PROTOKOLL=N