Seit 2010 begeistert durch ANTRAGO Abbildung und Steuerung
verschiedener Aus- und Weiterbildungen bei der Berufsfeuerwehr Köln

Erfahrungen mit ANTRAGO
Bildungsveranstaltungen für elf Wachen der Berufsfeuerwehr sowie angeschlossenen Rettungsdiensten und für freiwillige Feuerwehrleute werden durch die Berufsfeuerwehr Köln verwaltet. Dabei durchlaufen jährlich rund 2.000 Teilnehmende verschiedene Aus- und Weiterbildungen sowie Lehrgänge und Seminare mit Planspielen, theoretischer Unterweisung und praktischen Übungen.

Wie war die Ausgangslage vor der Einführung und Nutzung von ANTRAGO?
Vor der Nutzung von ANTRAGO wurden Microsoft Excel und Access zur Unterstützung von hauptsächlich papierbasierten Abläufen genutzt. Ein Beispiel hierfür ist der Bereich der Grundausbildungslehrgänge in dem Stammdaten-, Noten- und Leistungserfassung sowie Zeugnisse und Prüfungsniederschriften papiergestützt gepflegt und elektronisch weiterverarbeitet wurden. Für weitere Angebote aus der Aus- und Fortbildung wurde ein Katalog mit verfügbaren Teilnahmeplätzen erstellt. Auch hier erfolgte die Anmeldung oft papierbasiert und ergab so eine „schöne Gemengelage“. Diese Insellösungen zeigten sich oft fehleranfällig und redundante Daten ließen sich kaum vermeiden. So entstand im Prozessverlauf ein erheblicher Mehraufwand.

In welchem Umfang nutzen Sie ANTRAGO, welche Prozesse bilden Sie ab?
Gegenüber vielen anderen Bildungsanbietern haben wir einen großen Anteil an praktischen Inhalten und Unterweisungen mit Gerätschaften. Dabei geht es zum Beispiel um die Nutzung eines Übungshauses zum Nachstellen eines Einsatzszenarios, Planspiele oder Atemschutzübungen. Hier nutzen wir ANTRAGO zur Verwaltung von Terminen, von Teilnehmenden und auch von Ressourcen wie unserem Planspiel-Raum. Anhand von Bedarfslisten einzelner Wachen, versuchen wir bereits jetzt dem Verlust von Fachwissen durch Pensionierung und planbare Austritte entgegenzuwirken. Wachen melden den künftigen Bedarf von speziell ausgebildeten Feuerwehrleuten, wie z.B. Drehleitermaschinisten. Drehleitermaschinisten benötigen einen gewissen Kenntnisstand und eine bestimmte Anzahl praktischer Unterweisungsstunden, durch unsere Datenpflege in ANTRAGO kann der Bildungsfortschritt aller Feuerwehrleute entsprechend nachvollzogen werden und die Kolleginnen und Kollegen können entsprechend geschult werden.

Dies lässt sich auch am Beispiel der Grundausbildung festmachen: Die Grundausbildung dauert in der Regel 18 Monate. Je nach Voraussetzung kann verkürzt werden, bei Nichtbestehen von Prüfungen kann die Ausbildung verlängert werden. Die hierfür nötige Ausbildungsstruktur und die Kenntnisse der einzelnen Teilnehmenden bilden wir in ANTRAGO ab. ANTRAGO warnt vor falscher Zuordnung von Teilnehmenden oder hilft bei der Umbuchung innerhalb des Lehrgangs. Dank intelligenter Vorlagenverwaltung für Lehrgänge mit all ihren Besonderheiten sind Lehrgangsprogramme für das ganze Jahr in wenigen Schritten erstellt – dies hat uns vorher Tage an Arbeitszeit gekostet. Des Weiteren nutzen wir ANTRAGO auch zur Prüfung und Zuweisung von verfügbaren Praktikumsplätzen auf unseren Wachen. Hier wird unsere Arbeit vor allem durch eine grafische Übersicht erleichtert, bei der man intuitiv per Drag & Drop Zuweisungen vornehmen kann. Erwähnenswert ist außerdem, dass wir durch die Client-Lösung und ein passendes Rollen- und Rechtekonzept alle Anforderungen des Datenschutzes erfüllen können. Ob wir das mit einer Cloud-Lösung ebenfalls so schnell umsetzen könnten, ist zweifelhaft. ANTRAGO erfüllt bereits in seiner Standardausprägung Anforderungen an die Dokumentationspflicht vollständig und automatisch.

Gab es im Zuge der Pandemie und dem damit verbundenen Digitalisierungsdruck, Bereiche in denen mit ANTRAGO Prozesse verbessert werden konnten?
Im Brandschutzbedarfsplan werden gewisse feuerwehrtechnische Fortbildungen festgelegt, so auch eine regelmäßige und gesetzlich geforderte Atemschutzübung. Pandemiebedingt konnte die Fortbildung, in der die Übung enthalten sein sollte, nicht wie geplant stattfinden. Da die Atemschutzübung allerdings durchgeführt werden musste und entsprechende Pflichtnachweise erstellt werden sollten, erwies sich ANTRAGO als besonders nützlich, um flexibel auf diese Änderungen zu reagieren. Zum Beispiel war die Prüfung bestehender und noch gültiger Fortbildungsnachweise von Teilnehmenden erleichtert, die Zuordnung von Teilnehmenden zu einem angepassten Termin geschah mit wenigen Klicks. Auch für Stornierungen und die schnelle Verteilung von Informationen an Teilnehmende konnte ANTRAGO genutzt werden

Wie verläuft die Zusammenarbeit?
Der Kundenservice reagiert sehr zuvorkommend auf unsere Anliegen. Man findet immer jemanden der ein offenes Ohr hat und aufzeigt wie viel man tatsächlich selbst in ANTRAGO einstellen kann, ohne größeren Aufwand oder Zusatzprogrammierungen. Mit Webinaren werden zudem noch weitere hilfreiche Inhalte kostenfrei bereitgestellt. Highlight waren natürlich auch regelmäßig Veranstaltungen wie Anwendertreffen oder die digitalen Konferenzen bei denen man sich mit anderen ANTRAGO Kunden austauschen und auch langfristig vernetzen konnte. Die Zusammenarbeit funktioniert seit über zehn Jahren wirklich sehr gut und dieses Interview ist mein kleines Dankeschön dafür!

Würden Sie ANTRAGO anderen Feuerwehrschulen und Bildungseinrichtungen weiterempfehlen?
Ja, ich kann ANTRAGO uneingeschränkt weiterempfehlen! Die individuellen Einstellungsmöglichkeiten und der modulare Aufbau der Software machen ANTRAGO in vielen Bereichen zu einer wirklichen Arbeitserleichterung. Sei es die Dozierendenverwaltung, Kurs- oder Ressourcenplanung, ich bin froh eine derart effiziente und leistungsstarke Softwarelösung einsetzen zu können.