Wissenschaftliche Weiterbildung effizient verwalten mit ANTRAGO

© Stefan Berger | OVGU

„Das Schöne ist, dass ANTRAGO so mächtig ist und für gefühlt jeden Anwendungsfall eine Lösung bereithält.“

Das Zentrum für wissenschaftliche Weiterbildung (ZWW) der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU)
ermöglicht Lernenden nebenberufliche Kompetenz- und Wissenserweiterung. Die Leistungen des ZWW richten sich dabei nicht nur an interessierte Einzelpersonen, sondern auch an Einrichtungen und Unternehmen, welche Weiterbildungsangebote für ihre Beschäftigten ermöglichen möchten. Neben diesen Kernaufgaben unterstützt das ZWW Hochschullehrende der
Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg bei der Entwicklung von Studiengängen und -programmen.

Ausgangslage

Vor der Einführung von ANTRAGO gab es am ZWW der OVGU kein zentrales System für die Verwaltung von Weiterbildungsangeboten. Prozesse des Interessierten- oder Teilnehmendenmanagement wurden von Fax, Telefon, E-Mail und Excel-Listen gestützt. Diese Vorgehensweisen bargen Risiken hinsichtlich des Wissensverlusts bei Ausfällen von Mitarbeitenden (Krankheit, Urlaub oder Austritt), Datenverlust oder Verzögerung in der Datenverfügbarkeit bei technischen Problemen oder auch Redundanzen innerhalb der Datenhaltung. So fanden sich zum Beispiel Informationen über einen Teilnehmenden in verschiedenen Dateien wieder.

Produktauswahl

Aufgrund der genannten Problemstellungen und Risikofaktoren wurde im Rahmen eines öffentlichen Ausschreibungs-verfahrens ein Bildungsmanagementsystem mit leistungsstarken CRM-Funktionalitäten für das Tätigkeitsfeld des ZWW gesucht. Im künftigen System sollte die Verwaltung aller wissenschaftlichen Weiterbildungen, Seminare, Vortragsreihen, Workshops und die Abbildung nebenberuflicher Studiengänge durchgeführt werden. Im Laufe des Verfahrens konnte sich
die Software ANTRAGO durch ihre erprobten und vielfältigen Funktionalitäten im Veranstaltungs- und Teilnehmendenmanagement gegenüber verschiedenen Mitbewerbern durchsetzen. Überzeugen konnten auch die vielfältigen CRM-Funktionen des Kundeninformationssystems (KIS), in welchem sich Kontaktpunkte mit Interessierten und  Teilnehmenden lückenlos und datenschutzrechtlich unbedenklich erfassen lassen. Besonders erfreulich zeigte sich hierbei, dass mit ANTRAGO kompetenz eine Lösung bereitstand, welche speziell für Einrichtungen der wissenschaftlichen Weiterbildung konzipiert wurde.

Nutzung von ANTRAGO und Zusammenarbeit

Aktuell bildet ANTRAGO alle Prozesse des Veranstaltungs- und Teilnehmendenmanagements der vom ZWW verwalteten Programme ab. Hervorzuheben sind hierbei die CRM-Funktionen: „Das KIS ist wirklich Gold wert“, sagt Josie Reuter,
Key-Userin und Projektleiterin für die Einführung von ANTRAGO an der Otto-von-Guericke-Universität. „Alle relevanten Daten und Kontaktpunkte mit einer Person oder Firma sind in einem Reiter abruf- und einsehbar.“ ANTRAGO unterstützt demnach dabei, Mehrfacheingaben und Datenredundanzen zu vermeiden. Zugriffe auf die in ANTRAGO hinterlegten personenbezogenen Daten werden dabei durch ein Rollen- und Rechtekonzept rechtssicher umgesetzt. Inzwischen nutzt auch die Abteilung Medien, Kommunikation und Marketing (MKM) der OVGU ANTRAGO, um die Kontaktverwaltung zu professionalisieren. ANTRAGO wird auch für das Reporting und die Erstellung von Teilnehmerdokumenten genutzt. „Im Vergleich zu vorher, ganz großes Kino. Es macht Spaß, darüber die Dokumente zu erstellen!“ stellt Frau Reuter fest. Aus ANTRAGO heraus werden Teilnehmerzertifikate gemäß der Corporate-Design-Richtlinien der OVGU erstellt und entweder direkt elektronisch versandt oder versandfertig gedruckt. Hierbei kann ANTRAGO automatisch prüfen, ob die Teilnehmenden den elektronischen oder postalischen Empfang präferieren.

Sukzessive sollen weitere Abteilungen und Mitarbeitende ANTRAGO für ihre Prozesse nutzen. Die künftige Unterstützung bei Veranstaltungen des Studierendenmarketings ist hierbei ebenso angedacht wie die Planung und Durchführung von internen Weiterbildungen/Schulungen im Bereich der Personalentwicklung. Zur Umsetzung des Projekts und seiner Anforderungen wurde dem ZWW ein erfahrener Projektleiter der RR Software GmbH zur Seite gestellt, welcher über die Gesamtdauer des Projekts als zentraler Ansprechpartner für alle wichtigen Themen fungierte. „Die Kommunikation während des Projekts verläuft wertschätzend und reibungslos“, berichtet Josie Reuter. „An unseren Projektleiter bei der RR Software GmbH kann ich mich mit jedem Anliegen wenden und erhalte kompetente Rückmeldungen. Wir merken, dass wir keinen anonymen, riesigen Software-Konzern engagiert haben!“ Ergänzend zur fachlichen Begleitung durch den Projektleiter nutzen die Anwendenden an der Otto-von-Guericke-Universität die durch die RR Software GmbH bereitgestellten kostenfreien Webinare und Webinar-Aufzeichnungen um sich Wissen in ANTRAGO anzueignen und die Funktionalitäten auszuschöpfen sowie den Know-how-Transfer zu gewährleisten.

Fazit

Mit der Einführung von ANTRAGO konnten die angestrebten Zielsetzungen erreicht werden. Prozesse im Bildungsmanagement des ZWW konnten digitalisiert und teilautomatisiert werden. Durch ein entsprechendes Rollen- und Rechtekonzept konnten Anforderungen des Datenschutzes Rechnung getragen werden. „Ich kann ANTRAGO anderen wissenschaftlichen Weiterbildungseinrichtungen definitiv weiterempfehlen, empfehle aber auch, die eigenen Prozesse im Vorfeld auf den Prüfstand zu stellen“, schließt Projektleiterin und Key-Userin Reuter.

ZWW an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Zentrum für wissenschaftliche Weiterbildung an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Josie Reuter – Key-Userin

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