Bildungszentrum des Einzelhandels Niedersachsen: Berufliche Fort- und Weiterbildung

Das Bildungszentrum des Einzelhandels – kurz BZE – blickt auf eine rund 65-jährige Geschichte zurück, in deren Verlauf es gelungen ist, sich als das führende Bildungszentrum für den deutschen Einzelhandel zu etablieren. Diese Entwicklung ist das Ergebnis kontinuierlicher Weiterentwicklung, konsequenter Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Branche sowie einer praxisnahen, qualitätsorientierten Bildungsarbeit.

Einsatzfelder für ANTRAGO am BZE 

Bereits seit dem Jahr 2018 zählt das BZE zum Kundenkreis von ANTRAGO. In diesem Zeitraum wurde die Softwarelösung nicht nur zur Verwaltung der Bildungsangebote erfolgreich eingesetzt, sondern auch für weitere Aufgabenbereiche adaptiert. Vor Einführung von ANTRAGO wurden Prozesse mit Office-Anwendungen bspw. Excel-basiert umgesetzt.

Inzwischen wird ANTRAGO beim BZE für folgende Prozesse eingesetzt:

• Self-Services per Webportal für Teilnehmende und Dozierende
• Verwaltung eigener Übernachtungsmöglichkeiten inkl. Verpflegungsleistungen
• Planung und Verwaltung von Seminaren und Lehrgängen
• Teilnehmerverwaltung gemäß Datenschutzbestimmungen des Bildungszentrums
• Controlling nach Durchführung von Bildungsangeboten
• Abrechnung aller Bildungsangebote und Datenübergabe an DATEV

Abbildung von Verwaltungsprozessen

Aktuell werden am BZE jährlich rund 500 verschiedene Veranstaltungen organisiert und durchgeführt. Diese Veranstaltungen finden sowohl in Präsenzform als auch in Form digitaler Angebote statt, was eine flexible Teilnahme ermöglicht und unterschiedlichen Bedürfnissen der Teilnehmenden entgegenkommt. Die Organisation und Verwaltung dieser umfangreichen Bildungsmaßnahmen erfolgt weitgehend über die Softwarelösung ANTRAGO. Die Durchführung der Seminare und Fortbildungslehrgänge liegt in den Händen von etwa 100 freiberuflichen Dozentinnen und Dozenten, die über entsprechende fachliche und didaktische Qualifikationen verfügen. Auch Qualifikationen und Honorarregelungen werden über die Dozierenden-Verwaltung in ANTRAGO abgebildet.

Die Teilnehmenden an den Bildungsangeboten des BZE stammen aus unterschiedlichen Bereichen des Einzelhandels. Hierzu zählen unter anderem der Lebensmitteleinzelhandel, große Modeketten sowie Unternehmen aus dem Möbel- und Baumarkthandel. Diese Vielfalt an Branchenzugehörigkeiten spiegelt die breite Relevanz und Anerkennung des Bildungsangebots des BZE innerhalb des gesamten Einzelhandels wider. 

Sowohl Teilnehmende als auch Dozierende profitieren von den Webportalen. Während Dozierende über das Portal personalisierten Zugriff auf Informationen zu Fächern, Einsatzplänen und Sperrzeiten finden, können Teilnehmende über die Webportale Seminarinformationen, Lehrpläne und Notenlisten einsehen.

Einen deutlichen Vorteil durch den Einsatz von ANTRAGO bietet sich dem BZE in der vollständigen Abbildung für alle Aspekte des Student-Lifecycle. So bietet ANTRAGO eine gemeinsame Datenbank für Raum und Zimmerverwaltung (über das Modul ANTRAGO hotel), Dozierenden- und Teilnehmendenmanagement sowie Veranstaltungsverwaltung. Hierbei ist insbesondere hervorzuheben, dass je nach Veranstaltungsart (Seminar oder Lehrgang) verschiedene Planungsansichten zur Verfügung stehen.

Controlling mit variablen Listen

Weiterhin befindet sich ein besonders geschätztes Werkzeug in der täglichen Arbeit mit ANTRAGO im Einsatz –die variablen Listen. Diese Funktionalität kommt am BZE insbesondere im Bereich Controlling regelmäßig zum Einsatz. Die variablen Listen erlauben eine flexible, datenbankbasierte Darstellung individueller Arbeitsanforderungen. Sie ermöglichen es, Einschränkungen der Benutzeroberfläche zu umgehen und stattdessen direkt auf die hinterlegten Daten zuzugreifen. Auf diese Weise können spezifische Datenübersichten erstellt werden, die gezielt auf die jeweiligen Auswertungs- oder Steuerungsbedarfe zugeschnitten sind.

Neben ihrer Funktion als Arbeitsgrundlage für das tägliche Controlling bieten die variablen Listen zugleich eine verlässliche und strukturierte Basis für das Reporting. Mit ihrer Hilfe lassen sich Berichte auf Grundlage frei definierbarer Datenzusammenstellungen erstellen, was eine deutlich erweiterte Informationsbasis im Vergleich zu standardisierten Auswertungen ermöglicht.
Durch den Einsatz variabler Listen ist es dem Controlling am BZE möglich, Daten aus verschiedenen Bereichen zielgerichtet und bedarfsgerecht darzustellen. Dies trägt zu einer fundierten Entscheidungsgrundlage bei und unterstützt die Steuerung interner Prozesse in hohem Maße.

Was sind variable Listen?

Variable Listen stellen in ANTRAGO ein wesentliches Instrument dar, um individuelle Arbeitsabläufe passgenau und flexibel gemäß den jeweiligen Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer abzubilden. Sie ermöglichen eine direkte Arbeit auf Datenbankebene, wodurch es möglich ist, die durch die grafische Benutzeroberfläche gesetzten Einschränkungen bei der Datenbereitstellung gezielt zu umgehen. Dies eröffnet erweiterte Handlungsspielräume in der Gestaltung von Datenauswertungen und -übersichten.
Über die variablen Listen kann auf sämtliche in ANTRAGO erfassten und gepflegten Daten zugegriffen werden. Anwenderinnen und Anwender haben dadurch die Möglichkeit, sich aus dieser umfassenden Datenbasis eigene, individuell zugeschnittene Übersichten zusammenzustellen. Die dabei entstehenden Listen können hinsichtlich Struktur, Inhalt und Darstellungsweise an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Darüber hinaus lassen sich die erstellten variablen Listen nicht nur zur unmittelbaren Datenanzeige verwenden, sondern sie können auch als Ausgangsbasis für weiterführende Berichtsformate im Rahmen des ANTRAGO-internen Reportings genutzt werden. Auf diese Weise wird ein deutlicher Mehrwert geschaffen – insbesondere im Vergleich zu konventionellen Berichtsfunktionen, die sich auf einen vorab definierten und damit begrenzten Datenbestand beschränken.
Mit Einführung der Version 22.01 wurden dem Funktionsumfang von ANTRAGO mehrere standardisierte variable Listen hinzugefügt, die direkt im System verfügbar sind. Diese vorgefertigten Listen können als Ausgangspunkt für eigene Anpassungen dienen oder unmittelbar genutzt werden.

Der Zugriff auf die variablen Listen erfolgt über den gleichnamigen Menüpunkt, der sowohl im Startmenü als auch in der Schnellstartleiste eingebunden werden kann. Sollte dieser Punkt nicht direkt sichtbar sein, besteht die Möglichkeit, ihn über die Funktion „Startbildschirm anpassen“ manuell zum Startbildschirm von ANTRAGO hinzuzufügen.